Setzen Sie Ihren Workflow auf Autopilot mit Scheduled Jobs & Automove

Das sind die beiden lang erwarteten Funktionen, um die Sie gebeten haben – die Möglichkeit, wiederkehrende Aufträge zu erstellen und Aufgabenabhängigkeit zu erzeugen. Beides können Sie jetzt mit Job Schedules & Automove erreichen. 

TaxDome ermöglicht es Ihnen jetzt, vollautomatische und anpassbare Workflows zu erstellen, die für jede angebotene Dienstleistung geeignet sind: Steuern, Buchhaltung, Rechnungsprüfung etc.

Was bedeutet das? Kurz gesagt, Sie können es jetzt  „einstellen und vergessen“.

Zum Beispiel werden jedes Jahr am 5. Januar (das ist der Teil mit dem Zeitplan) neue 1040-Aufträge für Hunderte (oder Tausende) von Kunden erstellt. Dadurch werden E-Mails, Organizer, Nachrichten, Verträge und andere anpassbare Automatisierungen ausgelöst. 

Dann – wenn der Organizer fertig ist und der Vertrag unterschrieben wurde (dies ist nun der automatische Teil), kann Ihrem Mitarbeiter eine Aufgabe zugewiesen werden, um die Informationen zu überprüfen, und sobald dies geschehen ist, kann Ihr Sachbearbeiter benachrichtigt werden, um einen Entwurf der Steuererklärung zu erstellen. Dieser Prozess kann dutzende, hunderte, tausende Male passieren – Ihr Prozess wird narrensicher gemacht und Sie können sich auf den Ausbau Ihres Kundenstamms und weniger auf administrative Aufgaben konzentrieren.

Buchhaltung? Kein Problem. So können Sie z. B. am 5. jeden Monats einen neuen Auftrag für die monatliche Buchhaltung für Ihre Geschäftskunden erstellen lassen, der eine Aufforderung zum Versand der Kontoauszüge auslöst. Sobald dies abgeschlossen ist, bekommen Sie oder Ihre Mitarbeiter eine Aufgabe zugewiesen.

Nun wollen wir uns den Details widmen.

Automove: Eine Kurzanleitung

Automove ermöglicht es Ihren Aufträgen, sich automatisch von Stufe zu Stufe zu bewegen, wenn die Parameter erfüllt sind, sodass Sie die gewünschte Abhängigkeit erreichen. Es entfällt die Notwendigkeit, manuell zu prüfen, ob der Kunde Ihnen Dokumente geschickt hat, eine Vorauszahlung geleistet hat oder seinen Vertrag unterschrieben hat usw.

Sobald die geforderten Punkte erledigt sind, geht der Auftrag in die nächste Phase und bewegt sich weiter auf dem wunderbaren Fließband der Steuern, Buchhaltung, Beschluss etc.

Natürlich ist Automove nicht immer passend, weshalb Sie es in jeder Phase der Auftragsabwicklung ein- und ausschalten können. In einigen Fällen möchten Sie vielleicht, dass der Auftrag automatisch weiterspringt und in anderen nicht.

Sobald sich ein Kunde anmeldet, möchten Sie ihm beispielsweise eine Willkommens-E-Mail mit einem Neukunden-Organizer schicken. (Wir haben diesen Vorgang in einem anderen Beitrag ausführlich erklärt.) Die E-Mail erfordert keine Aktion von Ihnen oder Ihrem Kunden, sodass dies keinen Einfluss auf Automove hat. Der Organizer jedoch verlangt dass der Kunde ihn einreicht. Wenn Automove aktiviert ist, springt der Auftrag automatisch auf die nächste Stufe, sobald der Kunde den Organizer abschickt. In der nächsten Stufe haben Sie vielleicht „Dokumente prüfen“ als neue Teamaufgabe. Sobald sie diese Aufgabe als erledigt markieren, verschiebt Automove den Auftrag an den Sachbearbeiter mit der Aufgabe „Steuererklärung vorbereiten“.

Lassen Sie uns wissen, wie Sie es nutzen, um Ihr Unternehmen sogar noch weiter zu automatisieren!

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Job Schedules: Stellen Sie hier Aufträge ein, die in gewünschten Intervallen wiederkehren

Die meisten Steuer- und Buchhaltungsarbeiten folgen einem bestimmten Zeitplan und wiederholen sich in regelmäßigen Abständen.

In TaxDome können Sie jetzt Job Schedules verwenden, um Auftragswiederholungen auf täglicher, wöchentlicher, zweiwöchentlicher, monatlicher, vierteljährlicher oder jährlicher Basis zu erstellen. Für jedes Konto, das sich im Schedule befindet, werden neue Aufträge erstellt. Aufträge, die geplant, aber noch nicht erstellt sind, werden nicht in der Auftragsliste angezeigt, um die Benutzeroberfläche nicht zu überladen.

Also, wie können Sie Schedules in Ihrem Unternehmen nutzen? 

Buchhaltung

Wenn Sie monatliche Buchhaltungskunden haben – können Sie diese Aufträge jetzt auf einen monatlichen Zeitplan setzen, sodass sie an dem Tag Ihrer Wahl erstellt werden.

Wenn der Auftrag erstellt ist, werden die voreingestellten Automatisierungen ausgelöst, wie z. B. eine Nachricht und eine Aufgabenliste, für die Aktualisierung der Kontoauszüge oder für die monatliche Rechnungsstellung.

Persönliche Steuererklärung

Wenn Sie jährliche Kunden haben, können Sie diese Aufträge so einstellen, dass sie jährlich wiederkehren und Anfang Januar ein neuer Organizer versendet wird. Sie können zwischen Neukunden und wiederkehrenden Kunden unterscheiden – wobei wiederkehrende Kunden einen kurzen Organizer erhalten und die Kommunikation anders vonstatten läuft.

Geschäftskunden

Mit Geschäftskunden kann man viel Geschäft machen, erfordern aber auch viel Kommunikation. Und es ist wichtig, dass Sie Ihre Kunden auf die bevorstehenden Fristen aufmerksam machen, da die Strafen hoch sein können.

Beispiel:
Am Ersten jeden Monats können Sie eine Secure Message mit einer kurzen Aufgabenliste senden, die sie daran erinnert, die monatlichen Kontoauszüge und Lohnabrechnungsstunden bereitzustellen.

Oder – Sie können vierteljährliche Mahnungen an Ihre Geschäftskunden einrichten, um sie an die Zahlungen zu erinnern.

Alle diese Funktionen arbeiten zusammen und helfen Ihnen, sich wiederholende Prozesse mit vordefinierten Meilensteinen einzurichten. Unterschiedliche Kunden erfordern unterschiedliche Automatisierungen, so könnten Sie z.B. Ihre Buchhaltungskunden separieren (verwenden Sie dafür Tags) und für alle einen zeitgesteuerten Auftrag auf einmal erstellen. Und schon haben Sie 100 (oder 1000) Kunden ein großartiges Benutzererlebnis verschafft und keine einzige Deadline verpasst.

Neu: Auftragsvorlagen

Um Ihre Routine noch einfacher zu gestalten, sind wir einen Schritt weiter gegangen und haben Auftragsvorlagen erstellt. Auftragsvorlagen helfen Ihnen bei der Definition von Beschreibungen, Prioritäten und Fälligkeitsterminen oder beim Hinterlassen der Kommentare (@Mentions kommen, bleiben Sie gespannt!).

Wenn Sie jetzt eine monatliche Gehaltsabrechnung oder einen Buchhaltungsauftrag für Hunderte von Kunden erstellen, müssen Sie nicht jedem von ihnen Definitionen hinzufügen. Sie können ein vordefiniertes Fälligkeitsdatum für alle 1120S setzen (z. B. 15. März).

Oder alle Buchhaltungsaufträge können einen vorbestimmten Fälligkeitszeitraum von 14 Tagen nach dem Anlegen des Auftrags erhalten, verbunden mit spezifischen Hinweisen und Richtlinien, wie der Job zu erledigen ist.

Workflow-Automatisierung: Wie man anfängt

Niemand mag stundenlange Verwaltungsarbeit, anstatt das zu tun, wofür Kunden Sie eigentlich bezahlen. Automatisierungen machen Ihr Leben einfacher und mit TaxDome können Sie Ihre Arbeitsabläufe in der Rechnungsprüfung, Buchhaltung oder Steuervorbereitung automatisieren. 

Allerdings kann sich der Einstieg überwältigend anfühlen. Wir verstehen Sie. Wir haben mit zwei neuen Anwendern von TaxDome gesprochen: Brian Newman von Brian Newman CPA und Jessica Smith von Tax Savvy Jessica. Jessica hatte mehr Erfahrung mit Workflow-Systemen, während Brian wusste, dass er Automatisierung und Prozessoptimierung in seinem wachsenden Unternehmen implementieren musste, dies aber noch nicht getan hatte. Zugegeben, Brian war überwältigt. Aber nach dem Gespräch mit Jessica begann alles einen Sinn zu ergeben und Brian konnte die enormen Vorteile erkennen, die TaxDome für sein Unternehmen bringt. Sie teilten ihre Workflow-Beispiele und alles, was ihnen dabei half, sich zum Start einzurichten.