Wie Sie mit der digitalen Transformation eine höhere Kundenzufriedenheit erreichen

Die Umstellung auf papierloses Arbeiten bietet unzählige Vorteile für kleine und große Steuerkanzleien, aber es gibt ein Problem, mit dem sich viele konfrontiert sehen: technikresistente Kunden. 

Ihre Kunden sind es gewohnt, ihre Dokumente direkt bei Ihnen abzugeben und mit der Post zurückzubekommen. Sie sind nicht an Technologie interessiert. Sie sind möglicherweise der Meinung, dass es nicht sicher ist, solche vertraulichen Dokumente per E-Mail oder mit einer Online-Software zu senden.

Oder vielleicht finden sie es einfach zu umständlich, ein kompliziertes neues System zu erlernen. 

Die Entwicklung einer papierlosen Auftragsabwicklung bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Von diesen Vorteilen können Sie jedoch nicht profitieren, wenn Ihre Kunden gegen die Änderung resistent sind. Wie können Sie sie dazu bringen, auf digital umzustellen und sich sicher zu fühlen, wenn sie Dokumente online teilen?

Sie sollten zunächst die Vorteile, die durch papierloses Arbeiten entstehen, ausführlich kommunizieren. Das Anbieten von Anreizen kann auch helfen, sie zum Handeln zu bewegen. 

Die Vorteile einer papierlosen Auftragsabwicklung

Das Einreichen von Steuern ist normalerweise mit einer Menge Papierkram verbunden. Es gibt Berge von Quittungen und Rechnungen durchzugehen und eine Tonne Unterlagen zu bearbeiten und beim Finanzamt einzureichen. Eine papierlose Auftragsabwicklung kann dies vollständig beseitigen, indem sie alles von den Belegen bis hin zur Einreichung der vorbereiteten Steuerdokumente digitalisieren.

Helfen Sie Ihren Kunden, dem Prozess einer papierlosen Auftragsabwicklung zu vertrauen, indem Sie sie über alle damit verbundenen Vorteile informieren. 

1. Reduzierung der Fehlerquote

Es kommt oft vor, dass ein Beleg verloren geht und nicht in die Berechnungen der Steuererklärung einfließt, was die Zahlen durcheinanderbringt und zu schmerzhaften Überraschungen führt. Durch die papierlose Erfassung aller Kaufinformationen in digitaler Form wird dies drastisch reduziert. 

2. Reduzierung der Papiermassen

Die Digitalisierung wirkt sich positiv auf die Umwelt und Ihre Bilanz aus, indem sie den Papierverbrauch bei Ihnen und Ihren Kunden reduziert. Jetzt müssen Ihre Kunden nicht mehr eine Kiste mit Unterlagen hin- und herschleppen, da alles digital gespeichert wird. 

3. Geldersparnis

Indem Sie alle steuerrelevanten Dokumente online speichern, müssen Sie nichts mehr ausdrucken, und spart somit den Kauf von Tinte, Toner und Papier. Der Kunde spart Geld, indem er nichts mehr ausdrucken muss und die Steuerkanzlei spart sich sogar noch mehr mit dieser Kostenreduzierung. Außerdem sparen Sie Versandkosten wie z. B. Porto- und Versandgebühren und die Verpackungskosten für den Postversand vertraulicher Dokumente. Diese Kostenersparnis für die Kunden könnte ein weiterer Beweggrund zum Wechseln sein.

4. Zeitersparnis

Papierlos zu arbeiten, spart nicht nur Geld, sondern auch Zeit. Sie verbringen viel Zeit damit, Ihre Dokumente abzulegen, sie zur Bearbeitung aufzurufen, sie für den Postversand vorzubereiten, zur Post zu fahren oder sie dort selbst abzugeben. Zeigen Sie Ihren Kunden, wie viel Zeit sie sparen, indem sie Dokumente einfach und sicher in Ihrem Büro einscannen. 

5. Einfachere Datenverarbeitung

Wenn Dateien online gespeichert werden, wird es einfacher, die Daten zu bearbeiten, um Tendenzen und eventuelle Probleme zu erkennen. Als Steuerbüro können Sie leicht Fehler oder Hinweise identifizieren, die Ihre Kunden umsetzen können, um ihre Steuerkosten zu senken. 

Tatsache ist, dass selbst Ihre liebsten Online-Tools mit Fehlern und Sicherheitsproblemen durchlöchert sein können. Die Einführung von sicherer und unterstützter Software in Ihrem Unternehmen kann Sie vor peinlichen und kostspieligen Fehlern bewahren.

Wie man die Kunden zur digitalen Transformation bringt

Fangen Sie damit an, Ihre Kunden zu ermutigen, alles online zu scannen und zu speichern. Sie können beim Erhalt von Belegen sofort mit ihrem Smartphone Fotos machen. Diese einfache Änderung könnte sie dazu ermutigen, andere Tipps umzusetzen und sich an die Technologie zu gewöhnen. 

Nach diesem Schritt können Sie sie ermutigen, Ihre Dokumente online zu stellen. Zeigen Sie ihnen, wie sicher, schnell und bequem es zu bewerkstelligen ist. Stellen Sie ihnen eine Software vor, die einfach zu bedienen ist und sich durch höchste Sicherheit auszeichnet, um ihnen eventuelle Ängste zu nehmen. 

TaxDome ermöglicht es Kunden, ihre Dokumente online zu stellen, ohne sich anzumelden. Wenn sie ein Dokument mit ihrem Telefon scannen, wird es nahtlos und sicher in ihren Dateien erscheinen, ohne dass sie sich mit Passwörtern und zusätzlichen Schritten herumschlagen müssen.

Befolgen Sie diese Ideen, wenn Sie Ihre Kunden davon überzeugen, auf papierlos umzustellen:

Bedienungsfreundlichkeit – Richten Sie Ihr Online-Portal ein und zeigen Sie, wie einfach es zu bedienen ist. Informieren Sie über alle Funktionen, die Ihnen helfen, die Partnerschaft zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden zu verbessern. Je einfacher Ihr Online-Portal zu bedienen ist, desto höher ist die Akzeptanzrate. Erstellen Sie Videos, die Sie mit Ihren Kunden teilen und die die Benutzerfreundlichkeit und alle Vorteile der Digitalisierung aufzeigen. 

Show and Tell – Halten Sie Arbeitsbereiche oder Computer für Vorführungen für die Kunden im Büro bereit, die es trotzdem noch vorziehen reinzukommen. Schulen Sie sie persönlich oder lassen Sie sie von einem Teammitglied durch den Prozess der Online-Speicherung und Weitergabe von Dokumenten führen. Zeigen Sie ihnen, was sie erwartet und wie der gesamte Prozess von der Einreichung der Unterlagen bis zur Erledigung der Aufgaben abläuft. 

Betonen Sie die Sicherheit – Stellen Sie sicher, dass Ihre Videos und andere Kommunikationsmittel deutlich machen, wie sicher Ihre Software ist. Informieren Sie sie über die verschiedenen Sicherheitsebenen, ohne dabei zu technisch zu werden. 

Informieren Sie sie über die Ersparnisse – Führen Sie ihnen die Kosten für den Postversand oder für den Weg zur Post vor Augen. Fassen Sie zusammen, was es kostet, Unmengen von Dokumenten in Ihrem Büro zu lagern, und wie zeitaufwendig es ist, Dokumente im Schrank zur Bearbeitung wiederzufinden. Dann führen Sie die Einsparungen auf, die durch den Wechsel zu diesem neuen System an sie weitergegeben wurden. 

Informieren Sie sie – Teilen Sie ihnen mit, wie einfach es ist, die Daten so zu bearbeiten, dass sie davon profitieren können. Dies kann einfachere Umsatzprognosen, laufende Steueraufwandskosten oder Kosten-Nutzen-Analysen beinhalten. Umso näher man dem Abgabezeitpunkt kommt, umso leichter wird es mit der richtigen Software zu sehen, wie die Zahlen aussehen. 

Belohnen Sie ihre Bemühungen – Führen Sie eine zeitabhängige Entlohnung ein, die sie erhalten, wenn sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt auf papierlos umgestellt haben.

Stellen Sie auf papierlos um und das sogar mit resistenten Kunden

Auch wenn Ihre Kunden vielleicht nur langsam auf die papierlose Lösung umsteigen, kann Ihr Unternehmen dennoch davon profitieren, wenn Sie mithilfe von Automatisierung darauf umstellen. Mit den Funktionen Geplante Aufträge und Automove von TaxDome laufen Ihre internen Prozesse selbstständig, sodass Sie sich mehr auf die Kundengewinnung oder auf andere profitable Aufgaben konzentrieren können.

Folgende Funktionen können Ihnen helfen mit der Digitalisierung zu starten:

• Einfach zu bedienende Software – die Mobile App und das Desktop-Kundenportal machen es Ihren Kunden leicht, Dokumente zu scannen und in ihrem Konto zu sichern. Wenn sie diese Funktion nur langsam einbauen, können Sie immer noch ihre eingehenden Dateien für eine sichere Speicherung und einen einfacheren Zugriff digitalisieren. 
• Sicherer Online-Austausch von Dokumenten – mit unserem absolut sicheren System können Dokumente ganz einfach mit externen Parteien wie Buchhaltern oder Anwälten, die die Informationen benötigen, geteilt werden, anstatt unsichere E-Mails zu versenden.
• Unbegrenzter Speicherplatz – das Speichern von Dateien wird mit der Zeit und mit wachsendem Kundenstamm schnell teuer. Mit TaxDome ist Ihr Speicherplatz unbegrenzt, wodurch Sie Geld, Zeit und Platz sparen. 
• Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse – planen Sie Erinnerungen an Ihre Kunden, wenn es Zeit ist, Kontoauszüge oder andere Dokumente einzureichen und lassen Sie dann Aufgaben an interne Teammitglieder zuweisen, sobald diese Dokumente eingegangen sind. Diese und andere nahtlose Automatisierungsprozesse entlasten Ihr Unternehmen von lästigen und zeitraubenden Verwaltungsaufgaben. 
• Rechtsgültig unterschriebene Dokumente digital einreichen – mit der E-Signatur-Funktion von TaxDome können Dokumente online unterschrieben und virtuell und sicher bei Behörden eingereicht werden.

Joseph & Hetrick, LLC teilen ihre Erfahrung, wie man seinen Kunden mit TaxDome ein „WOW“-Erlebnis bietet – und das selbst bei anspruchsvollsten Kunden:

Digital leicht gemacht

Tatsache ist, dass die Kosten für die Nicht-Digitalisierung hoch sind. Netflix‘ Aufstieg über Blockbuster ist kein Schicksal, das irgendein Unternehmen ertragen möchte. 

Die Entscheidung für TaxDome als Ihren sicheren digitalen Partner macht den Übergang zu einem virtuellen Büro zum Kinderspiel. Profitieren Sie von den Einsparungen und Vorteilen der papierlosen Arbeitsweise, indem Sie mehr Kunden betreuen und ein größeres Remote-Team aufbauen. Wir haben es einfach und erschwinglich gemacht, in einen virtuellen Raum zu wechseln und Ihr gesamtes Business sicher online zu betreiben. 

Lesen Sie, wie Brooklyn FI mit TaxDome 3x erfolgreicher ist. Lesen >>