6 Tácticas para evitar situaciones de “Clientes que no pagan” una vez  realizado su trabajo

Como profesional fiscal o contable, seguramente se vaya a encontrar o ya se ha encontrado con clientes que no pagan a tiempo o hasta incumplen en pagar una vez se ha completado el trabajo. ¿Qué hacer cuando un cliente no paga? Esto puede ser frustrante y afectar su flujo de efectivo, especialmente si no acostumbra solicitar a sus clientes pagos por adelantado.

Sea usted contador público autorizado, contable, o asesor fiscal, crear y mantener un flujo de efectivo consistente es un esfuerzo que necesita soluciones inteligentes para asegurar que siempre le paguen a tiempo por cada trabajo completado. Aquí, le ofrecemos algunas ideas para evitar situaciones de “clientes que no pagan” y cómo puede automatizar su proceso de pago. 

Porqué puede que los clientes no paguen por los servicios entregados

Si ha pasado por situaciones en las que los clientes no le pagan por servicios entregados, tal vez deba hacerse así mismo algunas preguntas. ¿Por qué ha sucedido esto? ¿Qué puedo hacer si un cliente no paga? 

Saber las respuestas a estas preguntas puede ayudarle a mejorar sus procesos internos y evitar problemas en el futuro. Aquí hay algunas razones por las que puede estar teniendo problemas con los pagos de clientes.

• Falta de una política de pagos clara
• Problemas de flujo de efectivo de clientes 
• Falta de comunicación clara   
• Falta de urgencia por ambas partes 
• Errores en el proceso de facturación y alcance
• Conflictos sobre el pago
• Clientes que no son honestos
• Falta de opciones de métodos de pago

Cómo evitar situaciones de “clientes que no pagan” 

Recuerde que siempre tiene derecho de ser compensado por el tiempo y esfuerzo que le dedique al proyecto o trabajo de un cliente. Aun así, puede que esto no sea suficiente para asegurar que los clientes le paguen por el trabajo realizado. Veámos algunas soluciones para evitar este tipo de problemas.

Cuente con una política de pagos clara 

Una de las primeras cosas que debe hacer antes de ofrecer servicios a clientes es asegurarse que cuenta con una política de pagos y contratos de trabajo claramente definidos. Una estructura de pago lo ayudará a evitar consecuencias poco agradables y prevenir que sus clientes retengan pagos por cualquier motivo. Un contrato define las expectativas y especificaciones de todas las partes involucradas. Además, le ofrece medidas de acción legal en caso de incumplimiento del contrato, como cuando un cliente no paga. 

Facilite el proceso de pago para clientes

Simplifique el proceso de pago para clientes y mejorará la posibilidad de que le paguen a tiempo. Considere ofrecer una opción de pago centralizada en su portal de clientes. Tener todas sus facturas y opciones de pago en un solo lugar facilita a sus clientes pagar las facturas que les correspondan. Una solución como TaxDome, un software todo en uno para contables, contadores y asesores fiscales, agiliza este proceso, asegurando que usted reciba los pagos facturados por cada trabajo. 

Facture a cada cliente una vez finalizado el trabajo

Cuando envía facturas días o semanas después de haber completado el trabajo, la percepción de valor del cliente disminuye con cada día que pasa. Si además hay algún problema con la facturación, errores o demoras durante el proceso de pago, habrá análisis detallado adicional sobre la factura. 

Facturar a clientes al finalizar el trabajo es la mejor opción para asegurarse que le paguen a tiempo. Para proyectos más grandes, cobrar cuotas en momentos determinados (dependiendo de la duración del proyecto) es una excelente opción que muchos clientes aprecian. 

Con TaxDome puede automatizar los procesos de pago y cargar prepagos automáticamente. Además, puede bloquear sus documentos a facturas para que los clientes puedan ver que hay un nuevo documento pero no acceder al mismo hasta que realicen el pago. Al pagar la factura, los documentos se desbloquean inmediatamente. 

Vea cómo el bloqueo de documentos a facturas ha ayudado a sus compañeros a cobrar más rápido:

¡Aprenda cómo mejorar el flujo de efectivo de su empresa!

Ofrezca opciones de pago a sus clientes 

Es crítico ofrecer a sus clientes las opciones de pago que desean. Considere incluir pagos con tarjetas de crédito, cheques estándares, transferencias electrónicas, y procesadores de pagos virtuales. TaxDome puede integrarse fácilmente con Stripe, CPACharge, y QuickBooks Online, para así poderle ofrecer opciones de pago por tarjetas de crédito y pagos electrónicos a sus clientes.  

Es importante disponer de una opción de pago por cuotas para proyectos más grandes, para poder obtener pagos por adelantado. Su relación con sus clientes se mantendrá positiva, aún cuando ellos tengan problemas de flujo de efectivo. Además, podría generar más trabajo utilizando esta opción y eliminar las situaciones en las que un cliente no le paga por su trabajo.

Recuerde a sus clientes que deben pagarle 

Asegúrese de hacer seguimiento con su cliente en cada etapa del proyecto y de actualizarlos del progreso. Avíseles sobre cuándo se completará el trabajo y de los detalles de facturación. 

El primer paso es un recordatorio amistoso cuando se debe pagar una factura. En la mayoría de los casos, pagarán después de un recordatorio por correo electrónico. Con los recordatorios automáticos de TaxDome, puede facilitar el seguimiento a cientos de clientes sin mover un dedo. O simplemente utilice un Mensaje Seguro para escribirle a esos clientes olvidadizos.

Si aún así no lo hacen, puede llamarlos a preguntar sobre el nivel de satisfacción con su trabajo, cuestiones financieras o por cualquier otro motivo por el que no le han pagado. Si un cliente no paga e ignora sus correos electrónicos o llamadas telefónicas, exijale con más firmeza y establezca un ultimátum. Si es necesario, escriba una carta formal exigiendo el pago para demostrar que es un asunto serio. Si después de varios intentos aún no responde, es hora de recurrir a una agencia de cobros. 

Cargos por pagos retrasados

Ningún cliente quiere terminar pagando cargos adicionales por pagos retrasados, pero cobrar estos cargos disuadirá a los clientes de pagar sus facturas tarde. Esto debe estar respaldado por una política de pagos y condiciones de servicio para garantizar el pago de facturas al completar cada tarea.

Puede automatizar su proceso de pago para evitar inconvenientes

TaxDome es una solución completamente integrada para todas sus necesidades de gestión de clientes, incluyendo la gestión de pagos y facturas. Es la herramienta perfecta para volverse más inteligente con sus necesidades de facturación.El portal de cliente de TaxDome es simple, intuitivo y adaptado a dispositivos móviles, y facilita sus cobros dejándolo olvidar de los pagos por cobrar y de la conciliación de cuentas manual. 

Así es como TaxDome le ayuda a evitar que los clientes no paguen por el trabajo completado: 

• Puede automatizar los procesos de pago y cargar prepagos automáticamente.
• Puede bloquear documentos a facturas para que los clientes puedan ver que hay un nuevo documento pero no acceder al mismo hasta que realicen el pago. Al pagar la factura, los documentos se desbloquean inmediatamente. 
• Puede fácilmente  integrar a TaxDome con Stripe, CPACharge, o utilizar pagos SEPA (éste último solo funciona en Estados Unidos)
• Puede enviar notificaciones push automáticamente para notificar a sus clientes cuando sus facturas están listas para ser pagadas. 

Observe como Joseph & Hetrick, LLC, evitan perseguir a sus clientes:

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