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Este mes está lleno de grandes cambios. Hemos introducido la lógica condicional para secciones enteras y celebraremos un seminario web sobre organizadores y formularios de admisión de clientes a finales de este mes. Se han introducido los @Mentions: ahora puede comunicarse fácilmente con su equipo dentro de TaxDome.
También se ha mejorado el sistema de gestión de documentos: ahora puede renombrar y agregar nuevas carpetas de nivel superior. Además, se ha agregado un editor de PDF nativo para sus clientes.
Actualmente, estamos trabajando en una aplicación móvil para las empresas que les permita chatear con los clientes, verificar las tareas en Inbox+ y mucho más.
Lea más sobre lo que cambió en TaxDome el mes pasado.
📒 Organizadores
Saltos Condicionales para Secciones Enteras
Los organizadores de TaxDome mejoran aún más con la introducción de la lógica condicional para secciones enteras. ¿Por qué?
- La cantidad total de preguntas que usted hace a los clientes puede reducirse 10 veces o más.
- Ahora puede tener un organizador que lo abarque todo, en lugar de hacer un conjunto de diferentes organizadores para diferentes casos de uso.
Puede tener un solo organizador o formulario de admisión para todos, porque los clientes sólo ven las preguntas que necesitan. Esto le ayuda a asegurarse de que hace todas las preguntas de sondeo que necesita para conocer la situación de sus clientes.
Ejemplo: Usted pregunta «¿Está usted casado?» – si la respuesta es «Sí», los clientes ven las preguntas adicionales relacionadas con el cónyuge. Si no, no se verán abrumados con preguntas innecesarias. Lo mismo ocurre con las preguntas sobre los hijos, los préstamos PPP, los ingresos en el extranjero y muchas más.
Bloques de Texto en los Organizadores
La posibilidad de agregar un bloque de texto antes de todas las preguntas o antes de una sección concreta le ayuda a dejar una nota a los clientes o a guiarlos mejor a través de sus preguntas.
Nota: también puede utilizar saltos condicionales para los bloques de texto.
🤓 Gestión de Equipo
Equipo @Mentions
@Mentions (o etiquetar) a los colegas permite a los equipos trabajar aún mejor dentro de TaxDome. Ha sido una función muy solicitada por nuestra comunidad y estamos orgullosos de traerla. ¡Se acabaron las cadenas de Slack o los largos correos electrónicos!
Los @Mentions le ayudan a garantizar que el trabajo se realice y a alertar rápidamente a su equipo de cualquier problema potencial si lo detecta. Puede mencionar a sus colegas en las notas de la cuenta, en las descripciones de las tareas y en los mensajes. Los colegas mencionados recibirán una notificación en el correo electrónico y en Inbox+.
La aplicación móvil para la empresa llegará pronto. Esté atento.
📚 Flujo de Trabajo de Documentos
Carpetas de Nivel Superior ahora Editables
Ahora tiene aún más control sobre toda la estructura de sus documentos. Puede crear nuevas carpetas o editar la estructura de carpetas existente (renombrar, eliminar), lo que le permite crear tantas carpetas de nivel superior como necesite y nombrarlas como desee.
Por ejemplo, puede cambiar el nombre de la carpeta de documentos de clientes, por el de documentos de Gerald Smith para que varios contactos sepan exactamente dónde buscar sus documentos. Sin embargo, no puede eliminar una carpeta para los documentos cargados por los clientes.
También puede crear varias carpetas raíz con la misma privacidad. Por ejemplo, puede querer crear una carpeta privada para cada empleado: Carpeta de Matt Jones, carpeta de May Williams, etc. Pronto podrá crear una plantilla de carpetas que refleje esta nueva estructura.
Bloqueo de Documentos a Facturas Durante la Carga
Puede vincular el documento a una factura existente durante la carga dentro de una pestaña, en la barra lateral derecha. O, si aún no ha creado ninguna, puede hacerlo dentro de la misma ventana. Todo el proceso es mucho más rápido que antes. Cuando haya terminado, seguirá en la misma página sin perder el contexto.
Y aún más actualizaciones en la gestión de documentos:
- Editor de PDF nativo agregado para sus clientes. Sus clientes pueden ahora completar formularios PDF rellenables dentro de TaxDome. Los clientes pueden acceder al editor de PDF para aquellos documentos que puedan editar. Más>>
- Los contratos son ahora editables. Puede realizar cambios en sus contratos incluso si ya fueron enviados a los clientes. Puede editar su contrato tantas veces como necesite hasta que sea firmado por al menos un contacto. Más>>
📞 CRM
Shortcodes de Contacto y Fecha
¡Los shortcodes de contacto hacen que sus correos electrónicos masivos parezcan mensajes personalizados! Ahora, si envía un correo masivo o un mensaje al marido Bob y a la mujer Mary, ambos recibirán saludos personalizados.
Los shortcodes de fecha le ayudan a especificar el mes o el año de los documentos que está solicitando. Por ejemplo, si solicita documentos de forma programada, como extractos bancarios, agrega códigos abreviados de fecha para que los mensajes de su proyecto recurrente señalen siempre el mes real.
Pronto: programación del correo electrónico: envíe correos electrónicos personalizados en el día y la hora exactos en que desea que los clientes los reciban.
Creación de Mensajes en la Barra Lateral Derecha
Esto es útil para evitar que se pierda el contexto de lo que estaba trabajando al enviar un mensaje. El resultado son menos clicks y menos interrupciones en su trabajo.
Pronto, los mensajes seguros serán aún más parecidos a un chat, ya que todas las partes podrán ver cuándo la otra persona está escribiendo o ha cargado documentos en tiempo real. La posibilidad de enviar mensajes masivos a muchas cuentas a la vez también se producirá en la barra lateral derecha. Además, podrá enviar mensajes utilizando sólo el teclado con ctrl + enter.
✍️ Firmas Electrónicas
Actualización de la Solicitud de Firma Electrónica
El proceso de solicitud de firmas electrónicas pasó a ser similar al de DocuSign y otras herramientas: tiene un menú de arrastrar y soltar, en el que primero selecciona un contacto y luego elige los campos que debe rellenar:
- Firma de la empresa
- Firma del cliente
- Iniciales
- Fecha
- Campo personalizado (texto)
- Campo de «texto» personalizado en archivos PDF. Además de las firmas, las iniciales y las fechas, ahora puede agregar un campo de «texto» personalizado para solicitar el SSN, el nombre de soltera de la madre y otros datos.
- Las firmas de la empresa pueden ser editadas por los miembros del equipo. Todos los miembros del equipo que tengan acceso al documento pueden editar, agregar o eliminar los campos de firma electrónica de los representantes de la empresa. Más>>
🤖 Automatización del Flujo de Trabajo
Plantillas de Trabajos por Defecto
La plantilla de trabajo predeterminada le permite agregar un contexto predefinido a los trabajos que agregue manualmente y mediante automatizaciones. Usted especifica las fechas de entrega, los asignatarios, las prioridades, etc. y los trabajos creados tendrán automáticamente estos detalles.
Por ejemplo: puede querer crear una plantilla de trabajo para la Declaración 1040 con la fecha límite del 15 de abril, o asignar a su contable todos los trabajos de contabilidad en la plantilla correspondiente.
Nota: si utiliza una automatización del formulario de inscripción, las plantillas de trabajo también pueden utilizarse aquí, en función de las respuestas de los clientes. Por ejemplo, si un cliente responde que necesita servicios de Nómina, el trabajo se crea automáticamente en el proyecto de Nómina con la plantilla de trabajo de Nómina.
Aquí hay más actualizaciones sobre el flujo de trabajo:
- Vinculación de las notas de cuenta a las tareas. Por ejemplo, si tiene información sobre las cuentas bancarias de un cliente almacenada dentro de las notas de cuenta, puede vincular esta nota a la tarea de Conciliación de la Cuenta. Más>>
- Automatizar el pago de la factura. Si vincula los documentos bloqueados a la tarea y activa la opción Autoavanzar, una vez que se pague la factura correspondiente, la tarea pasará automáticamente a la siguiente etapa del proceso. Más>>
💰 Facturación y Cobro
Este mes se han mejorado los servicios detallados:
- Agregue servicios a sus contratos. Si envía sus contratos mediante automatizaciones, ¡ahora puede desglosarlos! Sólo tiene que agregar los servicios a sus plantillas de contratos. Más>>
- Archivar servicios irrelevantes. Ahora puede archivar sus servicios obsoletos en lugar de eliminarlos.
- Copiar servicios desde QBO. Ahora no tiene que agregar servicios a TaxDome manualmente – simplemente copie sus servicios existentes en QBO. Más>>
- Sincronización de servicios con QBO. cuando agregue nuevos servicios, se sincronizarán automáticamente con su cuenta de QBO. Además, los problemas de sincronización con QBO ahora incluyen los relacionados con los Servicios. Puede solucionar rápidamente los problemas editando su servicio o eliminándolo.
- Nuevos filtros para las facturas. Siempre puede obtener la lista de facturas de un servicio o servicios específicos.
🔥 Otro
- Webinar ‘6 estrategias para manejar a los clientes que no pagan’. Acompáñenos el jueves 9 de septiembre a las 2 PM CDT en un seminario web gratuito de CPE junto con nuestros socios de CPACharge. En este seminario web, Ilya Radzinsky, cofundador y director de operaciones de TaxDome, y Erika Segal, directora de marca asociada de CPACharge, hablarán de 6 estrategias para evitar situaciones de «clientes que no pagan». También analizarán cómo puede automatizar su proceso de pago, para con suerte, evitar que ocurra en el futuro. Reserve su cupo>>
- Correos electrónicos de servicio en idiomas específicos. Sus clientes pueden ahora recibir los correos electrónicos del sistema de su empresa en el idioma que elijan. Sólo tienen que especificar el idioma en su Configuración> Mi cuenta. Más>>
¡Todo lo anterior más 67 ajustes y correcciones más!
En caso de que se lo haya perdido, aquí tiene un resumen de las principales funciones, que abarcamos en el post anterior.
María es mercadóloga en TaxDome. Con experiencia tanto en la personalización de software como en el desarrollo de productos, entiende las necesidades de los clientes y sabe cómo ayudar a los negocios a llegar al éxito. Disfruta todo tipos de escritura, y cuando no está escribiendo es porque está en la búsqueda de una nueva hipótesis que probar.
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