Cómo Automatizar la Incorporación de Clientes con TaxDome

Incluso antes de la pandemia, las empresas modernas que utilizan herramientas digitales ya habían adoptado el trabajo a distancia como parte de sus operaciones. Pero la pandemia de COVID-19 nos ha demostrado que la capacidad de trabajar a distancia es una necesidad fundamental para garantizar la supervivencia de las empresas. La necesidad de modernizar las operaciones crece más que nunca. Una solución eficaz es adoptar la automatización del flujo de trabajo contable para mejorar la captación de clientes potenciales y la incorporación de los mismos. 

A continuación, analizamos las mejores prácticas de incorporación de nuevos clientes utilizando TaxDome, un sistema de gestión de la empresa todo en uno para profesionales fiscales, contables y empresas de contabilidad, para agilizar este proceso.

Hoy compartimos una sencilla lista de comprobación para la incorporación de un nuevo cliente.

Para obtener más ideas, no dude en consultar otras plantillas de listas de comprobación de incorporación de nuevos clientes y vea nuestro seminario web sobre cómo agilizar el proceso de declaración de la renta IRPF.

Agilizar la Captación de Clientes Potenciales

El primer paso en el proceso es cuando un nuevo cliente quiere inscribirse en su empresa. Puede utilizar el formulario de registro de TaxDome para agilizar la captación de clientes potenciales. El formulario de registro le permite configurar preguntas personalizadas para los clientes, de modo que pueda conocer los servicios que necesitan, almacenar la información de contacto y desencadenar otras acciones en función de sus comentarios de forma automática.

Por ejemplo, si el nuevo cliente responde que está interesado en una declaración de la renta de la empresa, puede automatizar el envío de un formulario de impuestos de la empresa automáticamente en cuanto se registre en su empresa. Por ejemplo, si están interesados en una declaración T1 canadiense, pueden recibir el formulario y el contrato canadiense, y si sólo quieren información sobre su empresa, puede hacer que se envíen correos electrónicos automáticos explicando los distintos servicios que ofrece y las listas de precios. En todos los escenarios, puede retirarse de la etapa inicial de «información» y aprovechar la automatización para que sea su asistente infalible. 

Ejemplo de formulario de inscripción. Cree preguntas personalizadas para determinar las necesidades de sus clientes.

Además de los correos electrónicos, los contratos, los formularios, etc., también puede utilizar este paso para automatizar los registros de su CRM. También puede aplicar automáticamente etiquetas a los clientes en función de sus respuestas: por ejemplo, «nuevo cliente», «impuesto de sociedades», «IRPF», etc. Las etiquetas son importantes, ya que le ayudan a autoorganizar rápidamente a los clientes en su CRM y a encontrar a los clientes adecuados, a segmentar su flujo de trabajo y a facilitar la comunicación dirigida mediante acciones automatizadas desencadenadas por las respuestas de los clientes. 

Lo anterior puede utilizarse como un enlace independiente que usted proporciona a los clientes o como un enlace de «Registro» o «Empezar» en su página web. Si no tiene una página web, TaxDome tiene un constructor de páginas web (con alojamiento) incluido en el plan TaxDome– el alojamiento de su página web con TaxDome no es necesario para utilizar ninguna de las herramientas descritas en este artículo.

Vea cómo Total Tax Services automatizó su proceso de incorporación de nuevos clientes.

Revisar Documentos

Suponiendo que el cliente haya elegido un servicio específico en el que está interesado, una de las mejores prácticas es conocerse mejor. El envío de correos electrónicos y mensajes de bienvenida es una de las mejores prácticas para establecer expectativas y transmitir una comunicación sólida en nombre de su empresa. Puede agilizar el proceso enviando correos electrónicos de bienvenida automáticamente en cuanto el nuevo cliente se inscriba. 

Además de proporcionar al cliente una comunicación sobre su empresa, también necesita obtener información de él. Con TaxDome, puede hacerlo en un formato fácil de usar y apto para móviles: enviando formularios automáticamente. Los formularios (a veces conocidos como cuestionarios) son personalizables y pueden ser tan profundos o generales como usted desee. 

Utilizando las condiciones, los formularios pueden sustituir a las entrevistas en persona o por teléfono y hacer preguntas de seguimiento basadas en las respuestas de los clientes. Si alguien dice que tiene un negocio, puede pedirle que cargue sus documentos de constitución, si alguien tiene hijos, puede pedirle que proporcione sus fechas de nacimiento y números de la seguridad social, etc. Igual que en el escritorio de su oficina, pero todo automatizado. A los clientes les encantan estos formularios, ya que pueden rellenarlos en sus teléfonos y nunca tienen que preocuparse de guardar, ya que todas las respuestas se guardan automáticamente.

Watch our webinar on how to give your clients a great user experience with TaxDome organizers.

Contract Sent

Contracts define the legal firm-client relationship and protect your firm if there’s a disagreement. However, preparing and sending contracts for every service you offer and every client you deal with can be time-consuming. 

TaxDome helps you automate the whole process – clients get automatic push notifications of contracts that need their signature and when done, you get notified. If you need a married couple to sign — TaxDome will send contracts to both of them and highlight where they need to sign.

TaxDome is fully mobile friendly and includes intuitive mobile apps for iOS & Android that let you provide your clients the service quality they come to expect in 2022.

Los clientes recibirán una ventana emergente informando sobre su contrato y lo firmarán de inmediato.

En Prep

A estas alturas, ya tiene todas las respuestas y documentos que los clientes le han enviado ordenados automáticamente en sus perfiles de cliente y los contratos están firmados TaxDome ofrece una bandeja de entrada de notificaciones inteligentes que proporciona una visión de 360º sobre todos los procesos de su empresa. 

Puede elegir entre preparar una declaración usted mismo o asignar una tarea a los empleados y seguir su progreso. Si utiliza autoavanzar, todo esto puede ocurrir automáticamente.

Factura Enviada

Utilizando las automatizaciones de TaxDome, puede enviar facturas automáticamente, incluyendo la posibilidad de detallar las facturas.

Y aquí está la mejor parte: puede bloquear su declaración preparada a la factura para que los clientes no puedan acceder a ella hasta que le paguen. Se acabaron los problemas de factura no pagadar: con TaxDome siempre cobrará.

Firma Electrónica 

Una vez que haya preparado su declaración, es el momento de obtener su firma. En TaxDome, usted tiene un número ilimitado de firmas electrónicas, y también está disponible la KBA. Prepare el formularioModelo 128 declaración de impuestos en su software de impuestos, imprímalo en TaxDome y solicite la firma. Puede solicitar las firmas de individuos, parejas casadas, o de muchos funcionarios de una empresa. Una vez que su cliente firme, ¡es hora de presentar la declaración electrónica! 

Documento Electrónico 

En esta fase, es el momento de presentar la declaración electrónicamente. También recomendamos enviar correos electrónicos automatizados para informarles de que su declaración se está presentando electrónicamente.

Agilice la forma en que usted y su equipo gestionan la incorporación de los clientes. TaxDome le ahorrará tiempo y mejorará su eficiencia general. Comience con nuestro demo diario.