Tekoäly kirjanpidossa: Mahdollisuuksia ja käytännön esimerkkejä

Tekoäly on ollut kuuma puheenaihe jo vuosia, mutta vuosi 2023 muistetaan ikuisesti sen valtavirtaistumisena. Se, mikä oli aikoinaan futuristinen ajatus, on tänään arkipäivää ja jopa 55% organisaatioista käyttävät jo tekoälyä vähintään yhdessä liiketoimintatehtävässä.

Vaikka tekoäly tulee vaikuttamaan useimpiin aloihin, jotkin alat – kuten kirjanpito ja taloushallinto – ovat erityisen kypsiä muutokselle.

Tässä artikkelissa keskustelemme tekoälyn kasvavasta vaikutuksesta kirjanpidossa ja taloushallinnossa sekä tarkastelemme joitakin käytännön esimerkkejä siitä, miten tekoälyyn perustuvat työkalut muuttavat kirjanpitäjien toimintatapoja. 

Määritellään kuitenkin ensin, mistä puhumme.

Mitä tekoäly on kirjanpidossa?

Tekoäly on koneen kyky simuloida ihmisen älykkyyttä. Ennen tekoälyä teknologia voitiin ohjelmoida suorittamaan tiettyjä tehtäviä yksinkertaisten syötteiden ja tuotosten perusteella. Tekoälyn myötä koneet pystyvät nyt kuitenkin syntetisoimaan tietoa, parantamaan itseään ja ratkaisemaan monimutkaisia ongelmia – aivan kuten ihmisetkin.

Kirjanpidossa tekoälyä voidaan käyttää prosessien automatisointiin, tehostamiseen ja virtaviivaistamiseen – aina yksinkertaisista toistuvista tehtävistä monimutkaisiin työnkulkuihin. 

Tekoäly itsessään on laaja termi, joka sisältää erilaisia alalajeja. Tarkastellaan joitakin keskeisiä esimerkkejä ja niiden mahdollista käyttöä kirjanpidon yhteydessä. 

• Machine Learning (ML): Prosessi, jossa tekoäly oppii analysoimalla suuria tietokokonaisuuksia ja havaitsemalla kuvioita. Kirjanpidossa ML:ää voitaisiin soveltaa petosten havaitsemiseen, jossa se voitaisiin kouluttaa havaitsemaan epätavallisia tai epäilyttäviä toimintoja.
• Natural Language Processing (NLP): Prosessi, jonka avulla tekoäly pystyy ymmärtämään ja tuottamaan ihmisen kieltä joko puhutussa tai tekstimuodossa. NLP:llä varustettuja chatbotteja voidaan käyttää kirjanpidon johtotehtävien hoitamiseen, asiakkaiden kysymyksiin vastaamiseen tai tärkeiden veroasiakirjojen keräämiseen. 
• Ennakoiva analytiikka: Prosessi, jossa tekoäly käyttää historiallisia ja nykyisiä tietoja havaitakseen trendejä, ennustaakseen tulevia tuloksia ja tunnistaakseen mahdollisia riskejä. Kirjanpidossa ennakoivaa analytiikkaa voidaan käyttää kassavirtaennusteissa, budjetoinnissa ja rahoitussuunnittelussa.

Tekoälyn vaikutus taloushallintoon

Tekoälypohjaiset työkalut auttavat kirjanpitäjiä tekemään enemmän vähemmällä, ja niiden avulla he voivat saavuttaa tehokkuuden ja tarkkuuden tasoja, joita ennen ei voitu kuvitellakaan. 

Maailmassa, jossa 82% yrityksistä epäonnistuvat huonon kassavirtojen hallinnan vuoksi, on helppo ymmärtää, miksi tekoälyn ennustetaan kirjanpidossa olevan 30 prosentin vuotuinen kasvuvauhti tulevien seuraavien vuosien aikana.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä siitä, miten tekoäly tuo arvoa kirjanpitäjille: 

• Toistuvien tehtävien automatisointi: Kun tekoäly hoitaa arkipäiväiset hallinnolliset tehtävät, kuten tietojen syöttämisen, laskujen käsittelyn ja tilien täsmäytyksen, kirjanpitäjät voivat keskittyä tuottamaan todellista lisäarvoa asiakkailleen.
• Tietojen tarkkuuden parantaminen: Kuten kaikki tiedämme, pienet virheet kirjanpidossa voivat tulla erittäin kalliiksi.
• Tietoon perustuvat oivallukset: Kirjanpitäjät voivat nyt käyttää reaaliaikaista dataa, joka auttaa heitä tekemään älykkäämpiä strategisia päätöksiä, ja ennakoivaa analytiikkaa, joka auttaa heitä näkemään kulmien taakse.
• Parempi asiakaskokemus: Tekoälyn avulla kirjanpitäjät voivat ymmärtää asiakkaidensa tarpeita paremmin kuin koskaan ennen, jolloin he voivat tarjota entistä yksilöllisemmän asiakaskokemuksen kaikissa kosketuspisteissä.

Yhdessä nämä edut johtavat yhteen asiaan: menestyksekkäämpään ja kannattavampaan tilitoimistoliiketoimintaan.

Tutustutaan suosittuihin tekoälytyökaluihin kirjanpito-ohjelmistoissa

Tekoäly on vielä suhteellisen nuori teknologia, mutta sillä on jo valtava vaikutus kirjanpitomaailmaan. Tässä jaksossa tarkastelemme joitakin parhaista tekoälyllä toimivista kirjanpito-ohjelmistoista. 

1. Fennoa

Fennoa Äly™, tekoälyllä tehostettu tiliöintiautomatiikka, joka keventää tilitoimiston työkuormaa merkittävästi. 

✅ Fennoa Äly -tiliöintiautomatiikka on julkaistu helpottamaan erityisesti uusien yritysten sekä uusien toimittajien ostojen tiliöintiä.

Kun uusi yritys aloittaa toimintansa tai yritys tekee ostoksia uuden toimittajan kautta, tiliöinti voi olla monimutkaista ja aikaa vievää. Fennoa Äly -tiliöintiautomatiikka tekee tästä prosessista helpompaa ja nopeampaa.

Se voi toimia esimerkiksi näin: Kun uusi yritys tekee ostoksen, Fennoa Äly voi tunnistaa ostotapahtuman ja automaattisesti ehdottaa oikeaa tiliä, jolle se tulisi kirjata kirjanpidossa. Tämä säästää aikaa ja vähentää virheiden riskiä, koska automaatio hoitaa osan tiliöinnistä puolestasi.

Yhteenvetona, Fennoa Äly -tiliöintiautomatiikka tekee tiliöinnistä entistä helpompaa erityisesti silloin, kun uusia yrityksiä perustetaan tai uusia toimittajia otetaan käyttöön, ja se voi säästää aikaa ja vähentää manuaalisten virheiden mahdollisuutta kirjanpidossa.

2. Netvisor

Tiliöinti tekoälyn avulla

Palvelun avulla voidaan nopeuttaa ja helpottaa ostolaskujen tiliöintiä. Automatiikka ehdottaa kirjanpidon tiliöintirivejä, laskentakohteita ja myös alv-tunnuksia. Palvelu hyödyntää saapuvien verkkolaskujen tiliöinnissä tekoälyä, jolloin tiliöintiehdotukset muodostuvat automaattisesti jo olemassa olevan kirjanpitoaineiston pohjalta.

Tiliöintiautomatiikka toimii seuraavasti:

1. Palvelun aloituksessa kerätään asiakaskohtainen opetusaineisto ostolaskujen tiliöintitiedoista yrityksen laskujen määrästä riippuen pisimmillään viimeisen vuoden ajalta.
2. Tekoäly oppii kerätyn tiedon perusteella.
3. Netvisoriin saapuneen ostolaskun (verkkolasku) tiliöintitiedot annetaan tekoälyn käsiteltäväksi.
4. Tekoälyn algoritmit luovat opetusaineiston perusteella ehdotukset ostolaskun tiliöintikohteille.
5. Yrityksen mahdolliset automaatiosäännöt suoritetaan ostolaskulle.
6. Tämän jälkeen ostolasku näytetään käyttäjälle täydennettynä automaatiosääntöjen muokkauksilla ja tekoälyn ehdotuksilla.
7. Käyttäjä korjaa tarvittaessa ostolaskun tiliöinnille tehdyt ehdotukset tai hyväksyy ne, jolloin ehdotetut tiliöinnit tallennetaan Netvisoriin.
8. Käyttäjän tekemien valintojen perusteella tekoäly opetetaan tekemään tarkempia ehdotuksia tulevaisuudessa.

3. Procountor

Procountor Junior ehdottaa ja auttaa

Procountor Junior tuo tekoälyn Procountoriin. Se pystyy käsittelemään suuriakin tietomääriä tehokkaasti, jolloin kirjanpito on yhä reaaliaikaisempaa. Juniorin avulla kohdennat ajankäyttösi paremmin.

Kuinka Junior toimii?

• Ostolasku saapuu Procountoriin: Junior käy läpi laskun tietosisällön lasku- ja rivitasolla. Junior voi käsitellä sekä Procountoriin saapuneet että käsin luodut ostolaskut.
• Junior tiliöi laskun: Juniorin koneoppivat mallit tekevät laskulle tiliöintiehdotukset: tili, alv-status ja alv-vähennys-%. Tiliöintiehdotukset tallennetaan suoraan laskun kirjanpitoriveille.
• Asiantuntija tarkistaa tiliöinnit: Mahdolliset epävarmat tiliöinnit näytetään korostetulla värillä. Asiantuntija viimeistelee laskun tarkastamalla tiliöintiehdotukset ja tallentamalla tiliöinnit. Asiantuntija voi korjata tarvittaessa myös Juniorin korostamattomia kirjauksia, jolloin Junior oppii korjauksista.

4. Heeros

AI-tiliöinti täydentää Heeros Ostolaskut -ratkaisua

Heeros Ostolaskut -ratkaisuun on nyt saatavilla uusi ominaisuus: AI-tiliöintiehdotukset. Tämä ominaisuus mahdollistaa toimittajan oletustiliöinnin rinnalle myös tekoälyn muodostaman tiliöintiehdotuksen, ja voit käsitellä ostolaskut vieläkin nopeammin.

Oletustiliöinnin ja tekoälyn tiliöintiehdotusten ero käytännössä

Kun lasku saapuu järjestelmään, sille kohdistetaan toimittaja. Mikäli toimittajalla on käytössä oletustiliöinti, lisätään se laskulle, ja lasku siirtyy käsittelijälle. Heeros Ostolaskuissa oletustiliönti määritetään kierrätysjärjestelmän toimittajarekisterin lisätietojen avulla asetuksissa, ja koko lasku tiliöidään helposti yhdelle riville. Mikäli toimittajalla ei ole käytössä oletustiliöintiä, laskulle voidaan muodostaa lisäpalveluna tiliöintiehdotus, joka perustuu yhteistyökumppanimme Snowfox.AI:n tekoälyn ennusteeseen. 

Kun AI-tiliöintiehdotukset otetaan käyttöön, tekoälylle syötetään muutaman kuukauden ajalta opetusdataa käsitellyistä ostolaskuista. Jos historiadataa laskuista ei vielä ole, tekoäly alkaa oppia, kun laskuja on käsitelty noin 10 kappaletta.

5. Visma Fivaldi

Hyödynnä tekoälyä ja koneoppimista

Teknologia kehittyy ja Fivaldin avulla taloushallinnon ammattilainen nappaa kehityksestä ilon irti. Fivaldissa ostolaskujen kierrätys hoituu tehokkaasti koneoppivan tiliöintityökalun avulla, joka oppii ehdottamaan tiliöintejä aiempien toimiesi perusteella. Voit tehostaa ostolaskujen käsittelyä entisestään Visma Fivaldiin integroidun FabricAI-tekoälyn avulla tai Onni-robotin integraatiolla.

Miten käyttää tekoälyä kirjanpidossa: käytännön esimerkkejä

Olemme keskustelleet siitä, miten tekoälyä voidaan käyttää kirjanpidossa teoriassa. Tarkastellaan nyt joitakin todellisia käyttötapauksia maailman suurimmista tilitoimistoista ja niiden vaikutusta kirjanpitoprosesseihin. 

1. Deloitte: asiakirjojen tarkistusprosessin automatisointi

Kirjanpitäjät käyttävät yleensä paljon aikaa asiakkaiden asiakirjojen tarkasteluun. Tämä prosessi voi viedä paljon resursseja. Neljän suuren tilintarkastusyhtiön Deloitten rakentama Tekoälypohjainen asiakirjojen tarkistusalusta jonka tarkoituksena on vapauttaa kirjanpitäjät tästä työläästä ja aikaa vievästä työstä. 

Alustassa yhdistyvät kognitiiviset teknologiat, ML ja NLP, kielen tulkitsemiseksi, kuvioiden tunnistamiseksi ja avaintietojen tunnistamiseksi. Käytännössä se on mahdollistanut sen, että Deloitten tiimi on voinut käsitellä asiakirjoja nopeammin ja tarkemmin, minkä ansiosta se on voinut lisätä sopimusten tarkastuskapasiteettiaan “moninkertaisesti”.

2. PwC: tilintarkastuksen tarkkuuden parantaminen tekoälyyn perustuvalla petosten havaitsemisella

Historiankirjat ovat täynnä esimerkkejä korkean profiilin kirjanpitoskandaaleista Enronista Lehman Brothersiin. Yritysten kirjanpidon monimutkaisuuden ja laajuuden vuoksi on perinteisesti ollut hankalaa havaita, milloin yritys väärentää kirjanpitoa. Tekoälyn myötä tämä on kuitenkin muuttunut. 

PwC ja heidän innovatiivinen robotti GL.ai. Koneoppimisen avulla GL.ai pystyy analysoimaan miljardeja datapisteitä silmänräpäyksessä. Sen algoritmi havaitsee sitten tietojen väliset ristiriidat, jotka ihmissilmä todennäköisesti jäisivät huomaamatta. Tuloksena on nopeampi ja tarkempi tarkastusprosessi. 

3. KPMG: älykäs ennusteiden laatiminen tekoälyn avulla

Jokainen yritys haluaa tietää, mitä tulevaisuus tuo tullessaan, eivätkä tilitoimistot poikkea tästä. Kyky ennustaa tarkasti tulevia suuntauksia on käytännössä huijauskoodi, kun on kyse älykkäämpien strategisten päätösten tekemisestä. 

Viime aikoihin asti tulevaisuuden ennustaminen oli ihmisten kokemukseen ja intuitioon perustuvaa arvailua. Tekoälyn ansiosta voimme nyt kuitenkin hyödyntää tietoon perustuvaa näkemystä tulevista suuntauksista ja riskeistä. 

KPMG:n Älykäs Ennusteiden Laatiminen on yksi tällainen esimerkki. Se yhdistää ennakoivan mallintamisen ja kehittyneen analytiikan ja auttaa kirjanpitäjiä omaksumaan ennakoivamman lähestymistavan suunnitteluun, budjetointiin ja ennustamiseen. 

Tällä hetkellä usea suomalainen kirjanpito-ohjelmisto käyttää tekoälyä ostolaskutusprosessissa. 

Kirjanpitäjien täydennyskoulutuksen keskeinen rooli

Kun tekoälyn rooli kirjanpidossa kasvaa päivä päivältä, saatat miettiä, mikä on ihmisen rooli kirjanpitäjänä. Hyvä uutinen on, että koneet eivät ole täällä korvaamassa sinua. Ne ovat täällä täydentämässä sinua. 

Työskennelläkseen tehokkaasti tekoälyn rinnalla kirjanpitäjien on kuitenkin sopeuduttava ja opittava uusia taitoja – ja nopeasti.

Ensinnäkin kirjanpitäjien on osattava maksimoida tekoälyyn perustuvien työkalujen arvo. Kun tekoäly hoitaa yhä useammin toistuvia hallinnollisia tehtäviä, jotka ennen veivät niin paljon aikaa, kirjanpitäjien on keskityttävä kehittämään arvokkaita pehmeitä taitoja, kuten: 

• Tekoälyyn perustuvien oivallusten tulkinta
• Strategisten päätösten tekeminen
• Henkilökohtaisten neuvojen antaminen
• Taloushallintoalan vivahteiden ymmärtäminen ja niistä viestiminen

Tämän muutoksen hallitsemiseksi tilitoimistojen on investoitava aikaa ja rahaa tehokkaaseen koulutukseen, jotta kirjanpitäjiä voidaan kouluttaa ja joissakin tapauksissa uudelleenkouluttaa. 

Tulevaisuuden suuntaukset tekoälyn ja taloushallintoalalla

Vaikka vuonna 2023 tekoäly on saavuttanut valtavirran, olemme vielä hyvin pitkälti käyttöönottokäyrän alkupäässä. Alla olevaa kaaviota tarkasteltaessa olemme luultavasti vasta “lentoonlähtöpisteen” jälkeen, ja suuntaus kohti laajamittaista käyttöönottoa on vielä edessä. 

Tyypillinen uuden teknologian käyttöönottokäyrä. Tekoälyn kohdalla olemme luultavasti vasta “lentoonlähdön” jälkeen.

Seuraavassa on muutamia suuntauksia, joita kannattaa seurata tekoälytarinan kehittyessä:

• Kehittyneempi automaatio: Tekoälyn tehtäväkenttä siirtyy toistuvien hallintotehtävien lisäksi myös monimutkaisempiin kirjanpitotehtäviin.
• NLP:n käytön lisääntyminen: Kirjanpitäjät käyttävät NLP:tä vuorovaikutuksessa kirjanpito-ohjelmiston kanssa, kysyvät kysymyksiä ja antavat käskyjä. Ajattele kirjanpitäjien ChatGPT:tä, mutta steroideilla.
• Integrointi lohkoketjuteknologian kanssa: Tekoäly ja lohkoketju yhdistyvät luodakseen entistä turvallisemman, läpinäkyvämmän ja luotettavamman rahoitusarkkitehtuurin.
• Räätälöidyt taloudelliset näkemykset: Tekoälyn avulla kirjanpitäjät voivat tarjota erittäin yksilöllisiä näkemyksiä ja suosituksia, jotka perustuvat taloudelliseen historiaan ja mieltymyksiin.
• Eettinen tekoäly ja sääntöjen noudattaminen: Kun tekoäly kehittyy, on yhä tärkeämpää varmistaa, että tekoälyjärjestelmät ovat eettisten arvojen ja tietosuojasäännösten mukaisia.
• Lisääntyvä tarve “Pehmeille Taidoille”: Kun tekoälyn soveltamisala kasvaa kattamaan useimmat transaktioprosessit, kirjanpitäjien erinomaisten pehmeiden taitojen tarve kasvaa. Kirjanpitäjät kehittyvät hallinnollisista työtehtävistä talousstrategioitsijoiksi.

Johtopäätös

Kun tekoäly jatkaa kaikkien toimialojen mullistamista, taloushallintoalan on sopeuduttava uuteen normaaliin tilanteeseen. Sen sijaan, että taloushallintoala pitäisi tekoälyä potentiaalisena uhkana, tulisi sen ottaa sen tarjoamat mahdollisuudet vastaan. 

Hyödyntämällä tekoälyyn perustuvia ohjelmistoja tiltioimistot voivat saavuttaa uusia tehokkuuden, tarkkuuden ja asiakastyytyväisyyden tasoja. He pystyvät johtamaan tilitoimistoa tehokkaammin, palvelemaan enemmän asiakkaita ja suunnittelemaan tulevaisuutta entistä varmemmin. 

On parasta nähdä tekoäly luotettavana avustajanasi, joka auttaa hoitamaan toistuvia, aikaa vieviä tehtäviä, jotka ovat vieneet resurssejasi niin pitkään. 

Ainoa jäljellä oleva kysymys on: mitä teet kaikella sillä säästetyllä ajalla?