Come promuovere una migliore esperienza del cliente con la trasformazione digitale

Rinunciare ai supporti cartacei offre innumerevoli vantaggi agli studi fiscali piccoli e grandi, ma c’è un problema che molti affrontano: clienti poco inclini i alla tecnologia.

I tuoi clienti fiscali sono abituati a consegnare i loro documenti direttamente a te e a riceverli indietro per posta. Non sono interessati alla tecnologia. Potrebbero pensare che non sia sicuro inviare documenti così delicati tramite e-mail o software online.  

O forse sentono solo che è troppo complesso provare ad imparare ad utilizzare un nuovo sistema complicato. 

Sviluppare una pipeline priva di supporti cartacei ha numerosi vantaggi per il tuo business. Ma non puoi approfittare di questi vantaggi se i tuoi clienti sono resistenti al cambiamento. Come puoi convincerli a passare al digitale e a sentirsi sicuri nel condividere i documenti online? 

Dovrai iniziare comunicando in modo efficace i benefici che si ottengono lavorando senza carta. Offrire incentivi può aiutare ad ispirarli all’azione. 

I vantaggi di una pipeline priva di supporti cartacei

La compilazione delle tasse di solito comporta un sacco di carta. Ci sono montagne di ricevute e fatture da esaminare e una tonnellata di documenti da elaborare e presentare all’Agenzia delle Entrate. Una procedura senza carta può eliminare completamente tutto questo digitalizzando tutto, dalle ricevute alla presentazione dei documenti fiscali preparati. 

Aiutate i vostri clienti a fidarsi del processo di una pipeline senza carta condividendo con loro tutti i vantaggi che comporta. 

1.Riduzione degli errori

Capita spesso che una ricevuta vada persa e non entri nei calcoli della dichiarazione dei redditi, facendo sballarele cifre e finendo per avere dolorose sorprese. Rinunciare alla carta riduce drasticamente questo problema raccogliendo tutte le informazioni sull’acquisto in modo digitale.  

2. Riduzione del volume cartaceo

Passare al digitale ha un effetto positivo sull’ambiente e sui vostri profitti, riducendo la quantità di carta usata da voi e dai vostri clienti. Ora, i vostri clienti non dovranno trascinare dietro una scatola di scartoffie avanti e indietro da un ufficio all’altro, dato che tutto è archiviato in modo digitale. 

3. Risparmio del denaro

Memorizzando tutti i documenti fiscali online, si elimina la necessità di stampare qualsiasi cosa, il che riduce gli acquisti di inchiostro, toner e carta. Il cliente risparmia denaro non dovendo stampare nulla e lo studio fiscale risparmia ancora di più con questa riduzione dei costi. Si ridurranno anche i costi di spedizione come le spese postali e di spedizione ed i costi di imballaggio dei documenti sensibili. Questi risparmi trasferiti ai clienti potrebbero incentivarli a cambiare. 

4. Risparmio del tempo

Rinunciando ai supporti cartacei non solo fa risparmiare denaro, ma sicuramente fa risparmiare anche tempo. Trascorri molto tempo ad archiviare i tuoi documenti, a recuperarli per l’elaborazione, a prepararli per l’invio, a recarti all’ufficio postale o a consegnarli direttamente. Mostra ai tuoi clienti quanto tempo risparmieranno semplicemente scannerizzando i documenti in modo sicuro nel vostro ufficio. 

5. Elaborazione dei dati facilitata

Quando i file sono memorizzati online, diventa più facile gestire i dati per individuare le tendenze e qualsiasi problema che possa sorgere. Come studio fiscale, è possibile identificare facilmente gli errori o i suggerimenti che i tuoi clienti possono attuare per ridurre i loro costi fiscali. 

Il fatto è che anche i vostri strumenti online preferiti possono essere pieni di errori e problemi di sicurezza. Introdurre un software sicuro e supportato nel  tuo business può salvarti da errori imbarazzanti e costosi.   

Come convincere i clienti a passare al digitale

Cominciate a incoraggiare i vostri clienti a scannerizzare e salvare tutto online. Possono usare il loro smartphone per scattare foto delle ricevute non appena le ricevono. Questo semplice cambiamento potrebbe incoraggiarli a implementare altri consigli e iniziare ad abituarsi alla tecnologia. 

Da lì, puoi incoraggiarli a condividere i documenti online. Mostrate loro quanto sia sicuro e quanto possa essere veloce e conveniente farlo. Presenta loro un software facile da usare e che vanti una sicurezza ferrea per aiutarli ad alleviare qualsiasi timore che potrebbero avere. 

TaxDome permette ai clienti di condividere documenti online senza dover effettuare il login. Scannerizzando un documento con il loro telefono, esso apparirà in un modo ottimo e sicuro nei loro file senza ulteriori sforzi con password e passaggi extra. 

Segui questi consigli quando cerchi di convincere i tuoi clienti a rinunciare ai supporti cartacei: 

Facilità d’uso – Configura  e dimostra quanto sia facile da usare il tuo portale online. Condividi tutte le caratteristiche che ti aiuteranno a migliorare la collaborazione tra il tuo business e i tuoi clienti. Più il tuo portale online è facile da usare, più alto sarà il tasso di adozione. Crea dei video da condividere con i tuoi clienti mostrando la facilità di utilizzo e tutti i vantaggi che ci sono nel passare al digitale. 

Mostra e racconta – Tieni postazioni o computer pronti per dimostrazioni in ufficio per quei clienti che ancora preferiscono venire in sede. Istruiscili personalmente o chiedi ad un membro del team di guidarli attraverso il processo di archiviazione e condivisione dei documenti online. Mostra loro cosa aspettarsi e come funziona l’intero processo, dalla presentazione dei documenti al completamento delle attività. 

Evidenzia la sicurezza – Assicurati che i tuoi video e le altre comunicazioni sottolineano quanto sia sicuro il tuo software. Condividi con loro i livelli di sicurezza coinvolti senza diventare troppo tecnico. 

Condividi i risparmi – Riporta quanto costa loro spedire i documenti per posta o spostarsi  per consegnarli. Riassumi i costi per immagazzinare montagne di documenti nel tuo ufficio e quanto tempo richieda recuperare i documenti in deposito per l’elaborazione. Poi condividi i risparmi di cui possono godere passando a questo nuovo sistema.

Mostra loro nuove informazioni – Condividi quanto sia facile gestire i dati in modi che possono avvantaggiarli. Questo potrebbe includere previsioni di vendita più facili, l’esecuzione di costi fiscali o l’analisi costi-benefici. Con il software giusto, diventa anche più facile vedere come appaiono le cifre man mano che ci si avvicina al momento dell’archiviazione.  

Ricompensa i loro sforzi – Introduci un incentivo a tempo che si riceve quando rinunciano ai supporti cartacei entro una scadenza specificata.

Rinuncia dei supporti cartacei anche con i clienti meno inclini 

Mentre i tuoi clienti potrebbero essere lenti a passare alla tua procedura senza carta, la tua attività può ancora beneficiare dalla rinuncia alla carta utilizzando l’automazione. Con le funzioni Lavori Pianificati e Autospostamento di TaxDome, i tuoi processi interni diventano autogestiti, concedendoti più tempo per concentrarti sull’acquisizione  di più clienti o puntare su altre attività redditizie.

Alcune delle caratteristiche di TaxDome che possono aiutarvi a passare al digitale includono: 

• Software facile da usare – l’app mobile e il portale clienti desktop facilitano ai tuoi clienti la scansione e la sicurezza dei documenti nel loro account con la tua azienda. Se sono lenti ad adottare questa funzione, puoi comunque digitalizzare i loro file in arrivo per una conservazione sicura ed un accesso più facile.  
• Condividere documenti online in modo sicuro – con il nostro sistema completamente sicuro, i documenti possono essere facilmente condivisi con parti esterne come commercialisti o avvocati che possono avere bisogno di informazioni, invece di inviare e-mail non sicure.
• Archiviazione illimitata – l’archiviazione dei file diventa costosa con il passare del tempo e con l’aumento della tua base di clienti. Con TaxDome, l’archiviazione è illimitata, risparmiando denaro, tempo e spazio. 
• Automatizzare i processi aziendali – programmare promemoria per i vostri clienti quando è il momento per loro di presentare estratti conto o altri documenti, poi avere attività assegnate ai membri del team interno una volta che quei documenti sono ricevuti. Questo ed altri ottimi processi di automazione alleggeriscono il tuo business da attività amministrative fastidiose e dispendiose in termini di tempo.  
• Presentare documenti firmati legalmente, in modo digitale – con la funzione di firma elettronica di TaxDome, i documenti possono essere firmati online e presentati agli uffici governativi in modo virtuale e sicuro.

Joseph & Hetrick, LLC condivide la propria valutazione nel fornire un’esperienza “WOW” ai propri clienti – anche a quelli più esigenti – utilizzando TaxDome:

Passaggio al digitale più facile

Il fatto è che rifiutare il passaggio al digitale si paga a caro prezzo. L’ascesa di Netflix su Blockbuster non è un destino che un business vorrebbe subire.  

Scegliere TaxDome come tuo partner digitale sicuro rende la tua transizione verso un ufficio virtuale un gioco da ragazzi. Approfitta dei risparmi e dei vantaggi della rinuncia ai supporti cartacei assistendo più clienti e costruendo un team remoto più ampio. Abbiamo reso facile e conveniente la transizione verso uno spazio virtuale e la gestione di tutta la tua attività in un modo sicuro online. 

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