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Far espandere la propria attività come commercialista o contabile è difficile. Copri tante funzioni: sei un amministratore, un marketer, un assistente del cliente, un office manager, quindi spesso gli adempimenti effettivi (preparazione delle tasse o libri contabili) si infilano a malapena in questo carico di lavoro.
Ma alcuni fortunati riescono ad espandere con successo il loro business senza lavorare 24/7. Abbiamo incontrato uno di questi pochi fortunati per scoprire come un professionista unico può fare di più senza essere sovraccaricato.
Incontra Dane Janas, un agente iscritto all’albo e il fondatore dello studio Boundless Tax. Dane ha fondato lo studio Boundless Tax nel 2017 e nel corso del 2020 lo ha convertito in uno studio virtuale al 100%. Ha automatizzato molti processi manuali, ha aumentato il numero dei clienti e ora sta cercando di aggiungere nuove assunzioni poiché il numero dei suoi clienti sta crescendo costantemente.
Il tuo sito web dovrebbe creare un’esperienza perfetta per i tuoi clienti
Non abbiamo potuto fare a meno di notare quanto sia fantastico il sito web di Boundless Tax. Abbiamo chiesto a Dane come e dove l’ha creato:
“Il template era di WordPress, quindi ho dovuto progettare tutto da solo. Ma se avessi usato TaxDome quando ho fondato questa azienda, probabilmente sarei stato il primo ad usare un costruttore di siti web invece di farlo per conto mio”.
Attraverso il suo sito web, Dane fornisce un’esperienza perfetta ai suoi clienti. La pagina di iscrizione porta ad un modulo che gli fornisce informazioni di base sui nuovi clienti e sui servizi di cui hanno bisogno. Il suo link di iscrizione innesca anche un processo automatizzato che rende il flusso di lavoro di Dane così efficace, ma ne parleremo più tardi.
Il tuo studio non è virtuale al 100% senza un adeguato portale clienti
Spesso sentiamo dire che gli esperti contabili non possono far usare ai loro clienti i portali per i clienti, e questo è l’ostacolo principale per diventare virtuali. Ci siamo chiesti come Dane ci è riuscito.
“Prima di iniziare questa attività, avevo un mix di clienti in persona e a distanza. Avevo un portale precedente che mi permetteva di fare quel 50% – ma l’altro 50% era un miscuglio di altri software.
Volevo un procedimento ottimo: si va sul mio sito web, ci si iscrive e si viene inoltrati in un portale. Tutto questo avviene automaticamente. Questo non sarebbe stato possibile senza TaxDome. Non sarei mai stato in grado di portarli su un portale e di comunicare con me online in un modo così efficiente”.
Ecco le tre cose principali che hanno aiutato Boundless Tax nell’adozione del portale da parte dei loro clienti:
- Messaggistica sicura. La comunicazione istantanea con i clienti è essenziale, e il loro precedente portale non aveva questa capacità.
- Avere tutto in un unico posto. Convincere i clienti ad usare un portale è difficile. Ma avere la metà che invia i documenti via e-mail, altri tramite dropbox e altri strumenti – usando molte soluzioni per colmare le lacune era difficile. L’approccio tutto-in-uno di TaxDome permette a Boundless Tax di mantenere tutte le funzioni aziendali importanti in un unico luogo.
- App mobile. I clienti di Dane amano il portale mobile perché è facile da usare. Non accedono mai a TaxDome sul computer – fanno tutto sul cellulare.
Funzionare con il pilota automatico
Boundless Tax aveva Taxaroo come portale. Questo risolveva alcuni dei loro bisogni – organizzatori, i clienti potevano iscriversi e pagare – ma era difettoso e mancavano pezzi critici. Dane doveva inviare le informazioni ai clienti via email – il che non è sicuro.
Utilizzando TaxDome, i processi manuali sono stati eliminati e Boundless Tax è in grado di fornire ai propri clienti un metodo di comunicazione facile da usare e sicuro. Abbiamo chiesto a Dane di descrivere la sua tipica giornata di lavoro:
“Descriverò un giorno tipico della stagione delle tasse. Mi collego a TaxDome. Esamino la Inbox+ per vedere le email + i messaggi. Poi, vado nel flusso di lavoro per vedere a che punto sono i miei impegni in quel momento. Dipende davvero dal giorno. Alcuni giorni faccio un sacco di preparazione, altri giorni aiuto il mio amministratore a inviare un carico di dichiarazioni per le firme elettroniche. Per tutte le ore del giorno in cui mi occupo delle buste paga, della contabilità o delle tasse, ho TaxDome aperto. È qualcosa che uso veramente tutto il giorno”.
L’amministratore di Dane lo trova fantastico da usare.
“Il mio amministratore lo trova fantastico da usare. I sistemi precedenti erano ingombranti. Ottenere le dichiarazioni finite dentro TaxDome con il windows app e l’unità virtuale è super facile. Impostare le firme elettroniche — tutte queste cose sono molto semplici e facili da usare”.
Dane è molto consapevole del fatto che più velocemente può rispondere alle richieste e far entrare i potenziali clienti nella sua pipeline, più alto sarà il suo tasso di conversione.
“Più velocemente ci forniscono le informazioni, più velocemente possiamo far partire il processo e ottenere la dichiarazione dei redditi. Quando i clienti ci contattano – sono pronti in quel momento ed è importante per noi convertirli”.
Dane è molto entusiasta di utilizzare la funzione di auto-routing, che consentirà al suo team di semplificare ulteriormente il flusso di lavoro dei potenziali e dei nuovi clienti.
Espandi il tuo studio
La prossima stagione fiscale, Boundless Tax ha in programma di aggiungere altri 50-75 clienti. Questo numero non sembra spaventoso per Dane:
“Con la maggiore automazione che ho con TaxDome, posso passare più tempo con i clienti anche se la mia attività continua a crescere. Di recente ho iniziato a fare revisioni video [delle loro dichiarazioni dei redditi] con i clienti. Lo apprezzano molto e mi ha aiutato a distinguermi dalla concorrenza”.
Dane sta considerando l’assunzione di personale aggiuntivo per assistere alla preparazione della dichiarazione dei redditi – l’unico passo che avviene al di fuori di TaxDome.
“Tutto il lavoro ‘amministrativo’ e ‘pesante’ all’interno di TaxDome sarà automatizzato”.
Fare il cambio
Passare ad un nuovo software è sempre difficile e richiede tempo. Ovviamente, anche Dane era titubante.
“C’erano altre soluzioni che ho esaminato. Ma dal primo giorno TaxDome ha risolto praticamente tutto quello che stavo cercando e non l’ho trovato da nessun’altra parte”.
Dane si rese conto che non aveva bisogno di pagare per decine di strumenti. Come praticante solo, non poteva usare un portale che costa $5000 all’anno, e TaxDome offriva tutto il necessario per gestire la sua pratica per una tariffa ragionevole:
“Non voglio usare Docusign e pagare per Docusign quando TaxDome risolve questo per me con le firme elettroniche. TaxDome ha flussi di lavoro, Inbox+, firme elettroniche e molto altro, il tutto racchiuso in una sola soluzione. Non pagherei per qualcosa che ha solo una di queste cose”.
Gli ci sono volute un paio di settimane per essere completamente impostato e organizzato : “Ho fatto gli onboarding, ma mi piace anche capire da solo. Mi sono veramente divertito e ho scoperto nuove funzionalità. Non ho avuto paura di chiedere aiuto. Al massimo ho una risposta entro un paio d’ore, a meno che non lavori di notte. Nessun software che ho usato mi ha dato questo tipo di risposta”.
Anche tu puoi adottare l’esperienza di Boundless Tax per ampliare il tuo studio e ottimizzare il flusso di lavoro. Vuoi sapere come automatizzare il tuo studio?
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Maria è un Marketer di TaxDome. Avendo lavorato sia nel software personalizzato che nello sviluppo di prodotti, sa cosa interessa ai clienti e come aiutare le aziende ad avere successo. Ama tutti i tipi di scrittura. Quando non scrive, è alla ricerca di una nuova ipotesi da testare.
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