Ervaring Van Tax Therapy: Digitaal Gaan Vooruitlopend Op Pensionering En Praktijkverkoop

Maak kennis met Amber Gray-Fenner, eigenaresse van Tax Therapy, LLC. Ze is niet alleen een EA (enrolled agent), maar ook een auteur over belastingen en een vaste columniste voor forbes.com en thinkoutsidethetaxbox.com.

Amber erfde eind 2010 het bedrijf van haar moeder in Nevada en nu, 11 jaar later, gaat ze binnenkort zelf met pensioen. We vroegen Amber naar haar doelen en bespraken hoe een belastingadviseur een praktijk kan verkopen tegen een hogere multiple en tegelijkertijd het klantenbehoud achteraf kan vergroten door processen te standaardiseren en de juiste software voor praktijkbeheer te gebruiken.

Consistentie Toevoegen Aan Uw Praktijk Is De Sleutel

Elk bedrijf heeft andere doelen. Sommige eigenaren willen hun klantenbestand uitbreiden, anderen willen de omzet per klant laten groeien en weer anderen hebben hun zinnen gezet op het uitbreiden van hun team en het toevoegen van nieuwe bedrijfsonderdelen. Amber geeft toe dat Tax Therapy niet op zoek is naar meer klantenvolume. Ze zijn meer op zoek naar consistentie in de praktijk. Consistentie is de sleutel bij het opzetten van een bedrijf met een voorspelbaar resultaat. Daar kwam TaxDome in eerste instantie bij om de hoek kijken.

“Ik was op zoek naar consistentie, iets om de workflow van de klant elke keer op precies dezelfde manier af te handelen. Als eenmanszaak zat veel van mijn operationele stroom in mijn hoofd. We hebben allemaal kleine eigenaardigheden, maar ik realiseerde me dat ik standaardisatie moest toevoegen, om dingen voor elke klant op dezelfde manier te doen, en ik had één georganiseerd systeem nodig om mijn praktijk te runnen”.

Kijk hoe Amber Gray-Fenner het belang van consistentie in zaken beschrijft: 

Met de workflow automatiseringen van TaxDome was Tax Therapy niet alleen in staat om de gewenste consistentie te bereiken. Ook konden ze al hun processen visualiseren en beschikken over een gecentraliseerd dashboard met statussen van al hun taken en projecten.

“We doen zowel papieren als elektronische dossiers. Vroeger had ik visuele herinneringen – er lagen er veel van in mijn la, maar die heb ik niet meer nodig. Het staat daar allemaal gewoon voor me op het dashboard, dat is gewoon fantastisch.”

Oudere Klanten Helpen Om Te Gaan Met Een Nieuw Systeem

Een andere uitdaging waar veel belastingkantoren mee worstelen, is het automatiseren van klantcommunicatie; klanten kunnen informeren over wat er op de achtergrond gebeurt om te voorkomen dat ze gaan bellen en vragen: “Hallo, kan ik een update krijgen?” Tax Therapy is hierop geen uitzondering, behalve dat hun klanten in de zestig en zeventig zijn.

“Ik was op zoek naar een manier om mijn workflow te automatiseren vanaf de kant van de klant – alle ‘waar zijn mijn spullen’-situaties. Ik heb een klantenbestand dat uit wat oudere klanten bestaat. Enkele van hen begrepen eerst niet dat de berichten geautomatiseerd waren. Maar toen ze het eenmaal snapten, waardeerden ze het erg.”

Zo ziet de automatisering van Tax Therapy voor klantcommunicatie eruit:

1. Stuur automatisch bericht: ‘Gelieve uw interview in te vullen’ (Amber geeft de voorkeur aan interviews boven organizers en formulieren).
2. Zodra het interview compleet is, stuur een automatisch bericht: ‘Upload alstublieft uw documenten, klik hier als u klaar bent’.
3. Zodra de klant zijn documenten heeft verstrekt, verzend een automatisch bericht: ‘Uw aangifte staat in gegevensinvoer’.
4. Stuur een automatisch bericht als de aangifte compleet is: ‘Aangifte is klaar voor beoordeling”.

Bekijk hoe Amber praat over de reactie van Tax Therapy’s klanten op de veranderingen in het proces: 

We hebben Amber ook gevraagd wat ze in het volgende belastingseizoen graag zouden willen veranderen:

“Onze klanten vonden het geweldig om feedback te krijgen terwijl hun opdracht door de pijplijn ging. Een van de verfijningen die ik voor volgend jaar ga doen, zijn meer geschreven lijsten van de documenten die ze moeten uploaden. Alleen al de mogelijkheid om de klant een taak toe te wijzen met een aantal subtaken waarbij ze gewoon de vakjes aanvinken en documenten bijvoegen, is geweldig.

Waarde Toevoegen Aan Uw Praktijk Voordat U Verkoopt Of Met Pensioen Gaat

Toen Amber zei dat ze met pensioen ging, gingen we dieper in op het onderwerp van het verkopen van een praktijk. Multiples voor boekhoudpraktijken zijn meestal vrij laag (de vuistregel is 1x de omzet in tegenstelling tot andere dienstverlenende bedrijven die 1,5-2x opleveren en nog veel hoger voor op technologie-gebaseerde bedrijven). Een van de belangrijkste redenen hiervoor is dat deze praktijken afhankelijk zijn van de persoonlijkheid en papieren van een individu, in tegenstelling tot van een herhaalbaar, schaalbaar proces.

Een groeiend aantal belastingadviseurs denkt er nooit aan om digitaal te gaan. Dit omdat ze van plan zijn in de komende vijf jaar met pensioen te gaan en hun processen niet willen veranderen. Ze krijgen vaak het advies van tussenpersonen dat hoe meer ze hun proces kunnen standaardiseren, hoe waardevoller de praktijk is en hoe meer de multiples omhoog gaan. Om klanten in een transitie te behouden, moeten klanten de waarde van het bedrijf voelen. Door uw klanten een geweldige gebruikerservaring te bieden en de overheadkosten te verminderen door administratieve taken te automatiseren, kunnen belastingprofessionals zich concentreren op het opbouwen van relaties en het geven van advies.

Amber suggereerde een andere reden voor het lage multiple:

“De retentie is slecht omdat alles gebaseerd is op de individuele persoonlijkheid. Ik krijg klanten van wie de oudere belastingadviseur met pensioen ging en ze de opvolger niet mochten. En dat is hun kans om een ander te gaan zoeken, omdat elke interactie van mens tot mens was. 

Mijn klanten wennen aan het gebruik van TaxDome. Als degene aan wie ik in de toekomst mijn klanten verkoop ook TaxDome gebruikt, zijn mijn klanten al gewend aan de interface. Dan is het gewoon een kwestie van wennen aan de nieuwe behandelaar. Dat proces wordt een stuk eenvoudiger omdat de nieuwe behandelaar al dit administratieve werk niet hoeft te doen. Ze kunnen echt de tijd nemen om de klant en de fiscale situatie van de klant te leren kennen.”

Het digitaliseren van een belastingkantoor maakt voor de belastingprofessional zoveel meer middelen vrij om zaken af te handelen die anders alleen door een mens kunnen worden afgehandeld.

Kijk hoe Amber Gray-Fenner en Ilya Radzinsky, mede-oprichter van TaxDome, bespreken hoe je een praktijk tegen een hogere prijs kunt verkopen:

Waar Te Beginnen Met Het Opbouwen Van Uw Processen

Amber is een voormalig technisch auteur en ze was erg positief over het technische schrijfteam van TaxDome en de beschikbare hulpbronnen. We hebben Amber gevraagd om haar tips te delen over hoe anderen de workflow van hun bedrijf kunnen automatiseren.

“Je moet absoluut je eigen werkproces begrijpen van wat je wilt bereiken. Neem de tijd om de video’s te bekijken die de relaties tussen pijplijnen, opdrachten, taken en hoe die dingen op elkaar inwerken uitleggen. Neem de tijd om te bepalen waar u gaat beginnen met automatiseren, begrijp het kader waarin u werkt – schets het ergens, of het nu op papier is of in Excel of iets anders. U moet over uw eigen kader beschikken en het TaxDome-kader begrijpen, en dan moet u uw kader goed genoeg begrijpen om er een probleem goed mee op te lossen. TaxDome maakt het wel gemakkelijk door een probleem gewoon door middel van code op te lossen.”

Bekijk hoe Amber Gray-Fenner bespreekt waar u kunt beginnen met het beschrijven van uw interne processen: 

Deze simpele stappen hielpen Amber om binnen een paar maanden alles binnen TaxDome op te zetten: Tax Therapy begon in oktober met TaxDome en had de automatisering aan het eind van het jaar ingericht. 

Help uw bedrijf bij het digitaliseren van interne processen met TaxDome.

Amber Gray-Fenner over haar TaxDome-ervaring: