Waarom Excel Slecht is

Microsoft Excel is een van de meest gebruikte zakelijke tools. De belangrijkste aantrekkingskracht is de mogelijkheid om snel iets samen te voegen – met veel bedrijven die het gebruiken om klanten, interne workflows en werkschema’s te beheren. Helaas is het verre van perfect. Mogelijke spreadsheetfouten en afhankelijkheid van handmatige invoer maken het op Excel vertrouwen om uw bedrijf te runnen een slecht idee. 

Enkele van de grootste bedrijven ter wereld hebben grote verliezen geleden als gevolg van Excel spreadsheetfouten. Hier zijn enkele voorbeelden die ons bekend zijn (en er zijn waarschijnlijk 100x meer gevallen waarover bedrijven te beschaamd waren om met de pers te praten): 

• Een Excel kopieer– en-plakfout leidde in 2013 voor TransAlta tot een verlies van $ 24 miljoen.
• Een Excel typefout resulteerde in 2005 voor Kodak in een ontslagvergoeding van $ 11 miljoen.
• Een Excel sjabloonfout zorgde ervoor dat AstraZeneca in 2011 per ongeluk vertrouwelijke informatie vrijgaf.
• Een Excel kopieer- en plakfout resulteerde in 2012 voor JP Morgan in een handelsverlies van $ 6 miljard.
• En meest recentelijk leidde een Excel fout in de bestandsindeling tot het verlies van gegevens van bijna 16.000 bevestigde COVID-19-gevallen in het track & trace-programma van het VK.

Hoe komt dit? Hoewel Excel eenvoudig te gebruiken en in hoge mate aanpasbaar (en praktisch gratis) is, is erop vertrouwen om uw onderneming te managen riskant. Hier zijn zes redenen waarom het gebruik van Excel voor praktijkbeheer een slecht idee is.

1. Excel moet handmatig worden bijgewerkt

Excel is op zichzelf slechts een leeg vel digitaal papier. Tenzij u het met informatie vult, weet het niets. En zodra u iets handmatig invoert, is het zodra de wereld buiten je spreadsheet verandert al achterhaald. U komt vast te zitten in een eindeloze cyclus van het bijwerken van informatie die onmiddellijk achterhaald is.

Denk er eens over na: niemand wil elke dag uren bezig zijn met het bijwerken van klantgegevens in spreadsheets of het controleren van de voortgang van de workflow om toegewezen en voltooide taken te zien. Het is vervelend en slecht voor het zakendoen. U kunt die tijd gebruiken om:

• Aan bedrijfsontwikkeling te werken
• Relaties met uw klanten op te bouwen
• Uw marketinginspanningen te verbeteren
• Uw bedrijfsvoering en systemen te verbeteren

De tijd die verspild wordt aan het handmatig bijwerken van spreadsheets, vertaalt zich in financiële verliezen als gevolg van de hoge hoeveelheid administratieve uren die u aan spreadsheets werken besteedt. U kunt dit probleem eenvoudig oplossen met een geautomatiseerde app voor praktijkbeheer zoals TaxDome, zodat u niet meer hoeft te vertrouwen op handmatige spreadsheets om informatie bij te werken en uw workflow te beheren. 

Met TaxDome kunt u nu elk proces automatiseren dat u tijdens de levenscyclus van een belasting- of boekhoudkundige opdracht of onboardingproces van een klant waarvoor u wordt betaald zou doen. Werk alle informatie gemakkelijk automatisch bij wanneer u nieuwe klantaccounts aanmaakt, wanneer klanten documenten uploaden, en nog veel meer. 

2. Het is zeer gevoelig voor menselijke fouten

Zoals we hierboven hebben besproken, wordt alle informatie in Excel handmatig bijgewerkt – en mensen zijn er nu eenmaal gewoon niet zo goed in. Menselijke fouten zijn een van de grootste uitdagingen bij het gebruik van Excel spreadsheets. Zelfs de kleinste fout die wordt gemaakt bij het verzamelen, invoeren en analyseren van cruciale gegevens of het beheren van de workflow voor uw accountantskantoor, kan een nadelige invloed hebben op uw bedrijfsactiviteiten. 

Een verkeerde klik, het overschrijven van gegevens of zelfs het per ongeluk toevoegen of verwijderen van een cel kan tot grote problemen leiden. Wanneer u met veel gegevens werkt, kan het opmerken van deze fouten een uitdaging zijn, en de meeste gebruikers realiseren zich fouten pas als het te laat is. U kunt menselijke fouten verminderen door de workflow van uw praktijkbeheer te automatiseren.

3. Geen Automatisering

Werken aan spreadsheets betekent één ding: veel handmatige, repetitieve taken steeds opnieuw uitvoeren die gemakkelijk geautomatiseerd kunnen worden. In plaats van te vertrouwen op Excel voor uw praktijkbeheer, kunt u geautomatiseerde software gebruiken om meer gedaan te krijgen:

• Werk klantgegevens automatisch 24/7 bij
• Creëer op specifieke data automatisch workflows en taken
• Wijs automatisch bepaalde taken aan uw teamleden toe
• Stuur automatisch welkomstmails, e-mails met documentverzoeken en herinneringen
• Genereer automatisch in één profiel klantgegevens en details

Bedenk hoeveel tijd u besteedt aan het achter klanten aanzitten en het opvolgen ervan. Zou het niet geweldig zijn als u, wanneer u iets van een klant nodig heeft, daadwerkelijk krijgt waar u om vraagt zonder dat u er achter aan hoeft te gaan? TaxDome maakt dit mogelijk. Nog beter, u kunt zelfs automatische herinneringen instellen die het vervelende werk voor u doen. 

• I want Monthly bookkeeping – Ik wil een Maandelijkse boekhouding
• Your client Charles Burns – Uw klant Charles Burns
• Getting started  email to client – Begin met e-mail naar klant
• Apply CRM tags – Pas CRM labels toe
• Contract sent – Contract verzonden
• Apply folder template – Pas mapsjabloon toe
• Send Invoice – Stuur factuur
• Stage 1 Intro – Fase 1 Intro
• Stage 2 AR + AP – Fase 2 AR +AP
• Stage 3 Month complete – Fase 3 – Maand afgesloten
• Send message – Stuur bericht
• Task created AR – Aangemaakte taak AR
• Task created AP – Aangemaakte taak AP

Met TaxDome kan elke fase worden geautomatiseerd die uw dagelijkse gang van zaken vereenvoudigt

Ze nemen contact met klanten op als ze iets niet gedaan hebben dat u van hen nodig hebt, zodat u dat niet hoeft te doen. Door deze kritieke werkstroomprocessen te automatiseren, bespaart u kostbare tijd, moeite en middelen, waardoor u uw bedrijf gemakkelijker kunt managen. 

Doe mee aan de demo

4. Biedt geen zichtbaarheid over de levenscyclus van de klant

Als u Excel gebruikt, ziet u vrijwel alleen datgene wat u in een bepaalde spreadsheet opent.  U krijgt niet het hele plaatje te zien van wat er gaande is in uw workflow en bij uw klanten. In de meeste gevallen heeft u voor elk proces verschillende tabbladen. Dat betekent dat u geen zicht heeft op uw workflow. 

U hebt een betere manier nodig om klantgegevens te beheren en te bekijken, zodat u een naadloze dienstverlening kunt garanderen. Zichtbaarheid helpt u om te zien:

• Alle e-mails die u hebt verzonden en van klanten hebt ontvangen 
• Alle bestanden die u heeft verzonden en van klanten hebt ontvangen
• Alle contactgegevens van andere mensen die bij uw klanten betrokken zijn

Zonder al deze informatie op één plek, mist u de zichtbaarheid die u nodig heeft om uw werk af te maken en diensten efficiënter te leveren. TaxDome biedt een functie voor slimme notificaties Inbox +, die realtime notificaties over de acties van klanten en teams biedt, allemaal op één pagina. Dit alles-in-één berichtencentrum biedt de zichtbaarheid die u van begin tot eind voor uw projecten nodig heeft.  

Inbox + informeert u over alle wijzigingen in uw account en laat u weten welke status de notificaties hebben.

5. Beperkte samenwerking

Samenwerking is de sleutel tot het runnen van een succesvol bedrijf. Als u verder wilt gaan dan alleen werken of met één partner, moet u inzicht hebben in aan uw teamleden gedelegeerde opdrachten en de geboekte resultaten hiervan, e-mails die naar klanten zijn verzonden, vooruitgang van onboarding en de algehele workflow. Excel biedt geen samenwerking – teamleden moeten in silo’s werken in plaats van als één team. 

6. Ontbreken van Gebruikersinterface (UI)

Veel mensen praten hier niet over, maar de waarheid is dat Excel geen gebruikersinterface heeft voor de applicaties die je erin bouwt. Het is eenvoudig om een eenvoudige spreadsheet te maken, maar gebruikers willen meer interactieve tools met visuele elementen erin. Als het om praktijkbeheerapplicaties gaat, is de gebruikersinterface (UI) van vitaal belang. Uw team en u zullen het dagelijks gebruiken. Net zoals u niet met uw gezin in een kampeertent zou gaan wonen, raden we u aan om niet uw eigen bedrijfsbeheersysteem in Excel te bouwen. 

U zult problemen tegenkomen zoals verminderde bruikbaarheid van apps, lage productiviteit en zelfs fouten. Nalatigheid in de gebruikerservaring schaadt vaak de algehele bruikbaarheid van uw zakelijke tools. De slechte gebruikersinterface van Excel kan dat ‘onzichtbare’ probleem zijn waar uw teamleden elke dag mee worstelen.

Automatiseer uw Praktijkbeheer

Overstappen van Excel, dat u waarschijnlijk al jaren gebruikt, kan lastig lijken. Maar als u nadenkt over de redenen die we hebben besproken, zult u zien dat het tijd is voor een alles-in-één geïntegreerde oplossing om uw belasting- of boekhoudadviesbureau te beheren. TaxDome is een alles-in-één systeem dat speciaal hiervoor is gebouwd. 

Klaar om te beginnen? Doe mee met onze live demo .