Numeralis: Lansering av et nytt firma posisjonert for vekst

Grunnlagt: 2022

Størrelse: lite firma

Beliggenhet: København, Danmark

Tjenester som tilbys: Årsrapporter, bokføring, finansregnskap og rådgivning, lønn, skatt for små firmaer, skattearbeid

Begynte å bruke TaxDome: 2022

____________________________

Med mer enn 20 års erfaring i bransjen vet Munim Hassouni hva som kreves for å drive et vellykket regnskapsfirma.

Etter å ha jobbet for en rekke ulike firmaer i løpet av sin karriere, bestemte han seg i fjor for å ta med seg lærdommen han hadde fått underveis og starte sitt eget firma – Numeralis.

Numeralis har base i København, Danmark, og er et fullstendig nettbasert regnskapsfirma. I dag betjener Numeralis mer enn 20 kunder, fordelt omtrent 50-50 mellom enkeltpersonforetak og firmaer. Numeralis tilbyr en rekke regnskapstjenester, blant annet:

• Årsrapporter
• Bokføring
• Regnskap og rådgivning
• Lønnskjøring
• Skatt for små firmaer
• Skattearbeid

Vi tok en prat med Munim for å finne ut hvordan TaxDome har hjulpet ham med å bygge opp et fremtidsrettet og effektivt regnskapsfirma.

Utfordringen: Å drive et høyeffektivt nettbasert regnskapsfirma

I løpet av sin karriere har Munim sett hva som kan skje når regnskapsteam sliter med å organisere og effektivisere.

I de tidligere firmaene jeg jobbet for, hadde vi for mange telefonsamtaler, for mange e-poster og for mange chatter. Vi var alltid sent ute.

Denne kaotiske tilnærmingen er symptomatisk for utdaterte og ineffektive prosesser. Når regnskapsførerne bruker så mye tid på å svare på e-post og telefoner, blir det mindre tid til å fokusere på selve regnskapsarbeidet.

Situasjonen ble ikke bedre av at Munims tidligere firmaer hadde problemer med å finne en teknologi som fungerte godt, noe som førte til mer forvirring og forstyrrelser.

I det forrige firmaet jeg jobbet for, likte eieren å bytte mellom CRM-løsninger. Så vi gikk gjennom stort sett alt som fantes å gå gjennom. Vi prøvde så mange systemer – CentreCRM, Podio og flere andre.

Da Munim startet sitt eget firma, ønsket han å unngå problemene han hadde opplevd i andre firmaer. I stedet for hele tiden å streve med å holde tritt med kundenes meldinger og forespørsler, ønsket han å ligge et skritt foran. Han visste at valg av riktig teknologi var nøkkelen til å drive et strømlinjeformet, nettbasert regnskapsfirma.

Les mer: Finn ut hvordan Bender CPA fikk opp et solofirma med minimale utgifter.

Løsningen: En komplett plattform for styring av regnskap-workflows

I stedet for å velge flere frittstående verktøy og bygge opp en kompleks regnskaps-tech-stack, bestemte Munim seg for å velge en komplett praksisadministrasjonsplattform der han kunne håndtere alt på ett sted – TaxDome.

Jeg holder meg til TaxDome fordi det absolutt føles komplett. Du har alt du trenger foran deg. De andre [programvarene] var alle gode på noe, men manglet noe annet, – ikke minst brukervennlighet. TaxDome er brukervennlig. Det har alle funksjonene du trenger, og er veldig enkelt å sette opp.

La oss se nærmere på de spesifikke TaxDome-verktøyene og -funksjonene som har hjulpet Munim med å bygge opp et regnskapsfirma som har full kontroll.

Automatiserte workflower

Etter å ha sett hva som skjer når regnskapsteam blir overbelastet på grunn av utallige kundeforespørsler, telefoner og meldinger, var Munim ivrig etter å ta i bruk TaxDomes automatiserte workflow.

Med denne funksjonen kan du bygge tilpassede pipelines. Når et kundeprosjekt går inn i pipelinen, utløses visse automatiseringer – for eksempel sending av en velkomst-e-post. Når visse handlinger er fullført, går prosjektet videre til neste trinn i pipelinen og utløser neste runde med automatiseringer.

Munim oppdaget snart at automatiserte workflower var en stor fordel for firmaet hans, og gjorde det mulig for ham å redusere tiden og det manuelle arbeidet knyttet til regnskapsprosesser som bokføring, årsrapporter og skattemeldinger.

Workflowene er flotte, – veldig fleksible og enkle å sette opp. Og du kan sette dem opp på alle mulige måter for å dekke dine egne behov.

Les mer: Finn ut hvordan Sydney H. Highl, Statsautorisert revisor, benyttet TaxDomes automatiserte workflow til å møte utfordringene i skatteperioden.

Effektivisert onboarding

Munim bruker ikke bare TaxDomes automatisering av workflowen til å betjene eksisterende kunder mer effektivt – han utnytter den også til å få nye kunder raskere inn i firmaet.

Onboarding av kunder er en viktig, men ofte oversett prosess. Dette er den første gangen kundene møter firmaet ditt, og førsteinntrykket er viktig. Uten riktig teknologi kan onboarding være unødvendig tidkrevende og komplisert. Med TaxDome kan du imidlertid automatisere nesten alle trinnene i onboardingen.

I TaxDome kan du tilpasse trinnene en kunde gjennomgår fra første kontakt til de blir en offisiell kunde som signerer en avtale med deg.

Automatisering av onboarding-prosessen handler ikke bare om å spare tid. Det handler også om å levere en førsteklasses kundeopplevelse. I dag forventer folk sømløse, problemfrie interaksjoner med firmaer – og dette gjelder også for regnskapsføring. Med TaxDome kan du innfri disse forventningene.

Vanligvis tar onboarding veldig lang tid, men med TaxDome kan kundene bli onboardet veldig raskt. Dette gir et godt inntrykk og viser kundene at de har blitt en del av et firma som vet hva de driver med.

Les mer: Sjekk hvordan Athene Group reduserte onboarding-tiden med TaxDome.

Sømløse digitale signaturer

Signering av dokumenter er tradisjonelt en flaskehals når det gjelder effektivitet. Uten et e-signeringsverktøy kan det ta flere dager å sende ut en avtale og få den signerte versjonen tilbake.

Frittstående e-signaturverktøy løser dette problemet, men de kan også gjøre workflowen mer komplisert fordi du må veksle mellom dokumenthåndteringsprogramvare, PDF-redigeringsprogram og e-signaturprogramvare.

TaxDome løser dette problemet ved å samle alle disse verktøyene. Du kan administrere dokumenter, koble dem til jobber, redigere PDF-filer og be om juridisk bindende e-signaturer på ett og samme sted. Dette forenkler ikke bare workflowen for dokumentene dine, men gjør det også enklere for kundene dine, som enkelt kan se og signere dokumenter i TaxDomes kundeportal eller ved hjelp av vår nye mobilapp.

Kundene kan logge inn og se en kontrakt. Og de kan signere den veldig enkelt. De trenger ikke å skrive den ut, signere den, skanne den og sende den tilbake. Alt skjer i løpet av noen få minutter.

Resultatene

Ved å benytte TaxDome og de funksjonene vi har beskrevet ovenfor, har Numeralis klart å:

• Effektivisere sin regnskaps-tech-stack
• Bruke mindre tid på administrative oppgaver og kommunikasjon
• Øke effektiviteten over hele linjen
• Utvikle svært skalerbare prosesser

La oss se nærmere på hvordan disse fordelene har blitt realisert, og hvilken innvirkning de har hatt på teamet.

En effektivisert regnskaps-tech-stack

Valget av TaxDome har gjort det mulig for Munim å holde sin regnskaps-tech-stack enkel, samtidig som han har tilgang til alle verktøyene og funksjonene han trenger for å drive et fremtidsrettet regnskapsfirma.

I stedet for å velge, implementere og betale for flere enkeltstående verktøy, bruker han bare to til å administrere alt: en firmastyringsplattform og et regnskapsprogram.

Vi har et regnskapssystem som heter Economic, og det er ikke meningen at det skal erstattes av TaxDome. Så har vi TaxDome. Det er stort sett alt jeg bruker. Det er egentlig ganske enkelt. Men jeg har jobbet for andre firmaer, og det var ikke så enkelt som det er nå med TaxDome.

Mindre tid brukt på administrasjon og kommunikasjon

TaxDomes automatiserte workflow har bidratt til å redusere tiden Munim og teamet hans bruker på repetitive manuelle oppgaver, som å utarbeide og sende kundeavtaler, e-poster og fakturaer.

Automatiserte workflower sørger for at alt går som smurt. Kundene holdes automatisk informert i alle faser, og Munims medarbeidere har full oversikt over hva som må gjøres og når. Resultatet er at teamet bruker mye mindre tid på å svare på spørsmål fra kunder eller kommunisere internt om oppgaver.

Vi bruker mye mindre tid på å snakke med hverandre og mye mindre tid på å snakke med kundene. Takket være workflowen er det veldig enkelt å vite hvor man står i forhold til alt. Du kan faktisk ta igjen ting. Det betyr at det er du som ringer kundene, og ikke de som ringer deg.

Increased efficiency

Automatisering av workflowen i regnskapet gir økt effektivitet. Når Numeralis-teamet sparer tid på repetitive manuelle oppgaver, kan de konsentrere seg om det faktiske regnskapsarbeidet.

Som et resultat av dette har Munim klart å bygge opp et firma som er helt annerledes enn de han har jobbet for tidligere – og han har knust noen myter i prosessen.

Et regnskapsfirma trenger ikke alltid å være sent ute med ting. Du trenger ikke alltid å løpe etter tidsfrister. Du trenger ikke å motta endeløse telefoner og e-poster. Det trenger ikke å være slik. Det er bare en myte.

Skalerbare prosesser

Siden Numeralis fortsatt er et nystartet firma, planlegger Munim å betjene sine eksisterende kunder så godt som mulig og finjustere workflowen i regnskapet ved hjelp av TaxDome. Når tiden er inne for å utvide kundebasen, vet han at de automatiserte workflowene han har på plass, vil gjøre det mulig for ham å skalere firmaet sømløst.

Med andre ord behøver ikke flere kunder å bety en enorm økning i arbeidsmengden. Når TaxDomes workflow er satt opp, kan du legge til så mange jobber du vil, og all kundekommunikasjon, dokumenthåndtering og oppgavehåndtering skjer automatisk.

Jeg har ikke annonsert så mye ennå. Jeg planlegger å jobbe med det jeg allerede har, og å jobbe med TaxDome for å gjøre det bedre før jeg fokuserer på å annonsere og øke antallet kunder jeg har. Men jeg vet med sikkerhet at det kommer til å bli mye, mye enklere å håndtere flere kunder med TaxDome. Det er garantert.

Videre lesning: Se hvordan Evolution Accounting & Consulting utvidet firmaet sitt til mer enn 1 000 kunder ved bruk av TaxDome.