04 05 2022 / Gestão de clientes

Uma Lista de Verificação Abrangente para Embarcar Novos Clientes da Fiscalidade e Contabilidade

Uma Lista de Verificação Abrangente para Embarcar Novos Clientes da Fiscalidade e Contabilidade

Sabe qual é a duração média do seu processo de embarque? 

E quanto à indústria em geral? 

E se lhe disséssemos que, de acordo com os dados recolhidos por Karbon, a média do processo de embarque de um novo cliente era de 60 dias? Talvez concorde que é demasiado demorado para a era da Internet, onde quase todos os processos são automatizados.

Por que razão o processo de embarque de um cliente é um processo imprescindível

Nos negócios, tem apenas uma oportunidade de causar uma boa primeira impressão – sendo que lento é raramente o sentimento que quer transmitir.  

Esta linguagem não só descreve os encontros ocasionais e as primeiras reuniões, mas também pode ser aplicada ao processo de embarque do cliente. Nesta fase, a sua empresa estabelece as suas credenciais e estabelece expectativas sobre a forma como trabalha e o que pode fazer para ajudar os seus clientes a atingir os seus objetivos comerciais.  

Um processo de embarque otimizado e eficiente para os novos clientes não só ajuda a trabalhar em conjunto de forma mais eficaz para atingir objetivos comuns, como também determina os contornos da relação. 

“E os clientes existentes?” pode estar a interrogar-se. 

Um processo de embarque padronizado não só ajuda os novos clientes como a sua empresa a iniciar com o pé direito, digamos assim, de uma perspetiva empresarial, mas também pode ajudar a atualizar os seus clientes mais antigos com o novo processo. É provável que necessite de um processo de embarque sempre que a sua empresa introduzir um novo serviço, uma ferramenta, ou um processo no mercado.

Um exemplo de um projeto de embarque de cliente criado em TaxDome.

Como beneficia de ter um cliente otimizado no processo de embarque

Para além de facilitar as coisas no início de qualquer processo, uma lista de verificação otimizada no processo de embarque do cliente também proporciona à sua empresa benefícios tangíveis em termos de retornos. Como assim? As listas de verificação eficientes de embarque de novos clientes têm demonstrado correlações com o aumento das taxas de retenção do cliente, bem como a rentabilidade global da relação com o cliente. 

Qual é a importância da retenção de clientes para o sucesso da sua empresa? 

Estudos realizados revelaram que um aumento de 5% na taxa de retenção dos clientes poderia resultar num aumento de 25% no lucro da sua empresa. Como se pode facilmente ver pelos números, uma lista de verificação de clientes embarcados ajuda-o a simplificar os processos e a colher ganhos financeiros tangíveis como resultado. 

Firm of the Future relata, “Ao olhar para os melhores embarques das empresas de contabilidade, um dos principais fatores comuns é o facto de terem um recurso dedicado apenas para embarcar novos clientes (ou um tempo dedicado todas as semanas). Este sucesso deve-se ao facto de eliminar o tempo de espera dos pedidos dos clientes. Assim que um pedido ou tarefa esteja concluída, a tarefa seguinte está aguardar na caixa de entrada do cliente. Aumenta o nível emocional do cliente ao completar uma tarefa anterior, ao mesmo tempo que capitaliza a situação de que o seu trabalho está em primeiro plano.”

A lista de verificação de embarque de novos clientes tornará o resultado da interação com o cliente mais certo e previsível do que nunca, permitindo-lhe assim tomar decisões estratégicas sobre o prazo imediato e da relação comercial a longo prazo.

Novos modelos de lista de verificação de embarque de clientes

Em TaxDome, compreendemos que cada empresa é diferente e tem necessidades diferentes. Portanto, as soluções de tamanho único ou modelos não são o melhor conselho quando se trata de serviços de escrituração ou contabilidade. 

Reunimos modelos de listas de verificação de embarque de clientes que ajudam os nossos clientes a expandir a sua prática. Estes novos modelos de listas de verificação de clientes descrevem cada passo do processo em detalhe. Sinta-se à vontade para os utilizar de modo a iniciar a personalização do seu processo de acordo com as necessidades da sua empresa. 

Modelo de Embarque de Cliente 1: nova lista de verificação de cliente fiscal

1º Passo: Bem-vindo(a)  
  1. Envie uma carta de compromisso
  2. Envie um questionário fiscal
  3. Envie um email de boas-vindas
2º Passo: Verifique os documentosTarefa: Rever documentos do cliente
3º Passo: Prepare a devolução
  1. Envie um email: A sua devolução está a ser tratada
  2. Tarefa: Entrada dos dados da declaração fiscal
4º Passo: Revisão do gerenteTarefa: Controlo de qualidade
5º Passo: Obter pagamentoTarefa: Criar fatura
6º Passo: Assinatura eletrónica
  1. Tarefa: Enviar documentos para assinar eletronicamente
  2. Enviar email: Últimos passos
7º Passo: Ficheiro eletrónico
  1. Enviar email: Proceder ao ficheiro eletrónico
  2. Tarefa: Ficheiro eletrónico
8º Passo: Obrigado
  1. Enviar email: A sua devolução foi arquivada eletronicamente, obrigado(a)
  2. Tarefa: Encerrar a devolução

Eis o melhor para iniciar e o que funciona melhor para os empresários individuais. 

O processo inicial começa com um contrato, um questionário e um email de boas-vindas. Sugerimos a utilização de um questionário fiscal para solicitar os dados do cliente: a declaração fiscal do ano anterior, etc. 

Caso não queira que façam upload de dados através do questionário, envie esta lista de verificação por email ou crie uma lista de afazeres para os clientes em TaxDome.

Na 4º etapa, pode solicitar a aprovação do cliente para o seu documento (pode automatizar isto em TaxDome) ou agendar uma chamada online com os mesmos. Neste caso, pode substituir a segunda tarefa por uma ‘Enviar mensagem com convite de agendamento’.

Na 6º etapa, pode trancar documentos a uma fatura em TaxDome. Assim que o cliente pagar, a devolução é automaticamente destrancada.

Na 8º etapa, pode recorrer a um email de agradecimento para pedir aos clientes uma avaliação. As avaliações dos clientes são uma das formas mais eficazes de

 aumentar a sua base de clientes sem qualquer custo.

Embarque de Cliente 2: nova lista de verificação de clientes fiscais atualizada

1º Passo: Bem-vindo(as)
  1. Envie uma carta de compromisso
  2. Envie um email de boas-vindas
  3. Tarefa: crie um pré-pagamento
  4. Envie um questionário fiscal individual
  5. Tarefa: Aplique uma etiqueta
2º Passo: Consulte os documentosTarefa: Análise os documentos do cliente
3º Passo: Prepare a devolução
  1. Envie um email: A sua devolução está a ser tratada
  2. Tarefa: Entrada dos dados da declaração fiscal
4º Passo: Revisão da devolução
  1. Tarefa: Revisão da devolução
  2. Tarefa: Obter a aprovação do cliente
    1. Fazer upload do documento, solicitar aprovação.
    2. Associe o documento ao trabalho. Quando receber a aprovação, o trabalho irá mover automaticamente
5º Passo: Obter pagamentoTarefa: criar fatura
6º Passo: Assinatura eletrónica
  1. Envie documentos para assinar eletronicamente
  2. Envie um email: A aguardar pagamento e assinatura eletrónica
7º Passo: Ficheiro eletrónico
  1. Envie um email: A sua assinatura eletrónica foi recebida
  2. Tarefa: Ficheiro eletrónico
9º Passo: Obrigado(a)
  1. Envie um email: A sua devolução foi arquivada eletronicamente, obrigado(a)
  2. Criar tarefa: Encerrar a devolução

Esta lista de verificação é uma variante da anterior. Aconselhamos que tenha um pré-pagamento na 1ª Etapa de modo a garantir que não terá de perseguir os clientes após a realização do seu trabalho. 

Na 1ª etapa, incluímos a aplicação de etiquetas. As etiquetas facilitam classificar rapidamente os clientes e realizar ações em massa.

Embarque de cliente 3: embarque de cliente retornando

1ª Passo: Sejam bem-vindos novamente
  1. Envie um email: Bem-vindo(a) ao período fiscal [ano]
  2. Envie um email: Instruções sobre como trabalhar com um novo portal
2ª Passo: Carta de Compromisso
  1. Envie uma carta de compromisso
  2. Tarefa: Fatura do pré-pagamento
  3. Tarefa: Aplique uma etiqueta
3ª Passo: Solicite os documentos
  1. Envie um questionário fiscal ao cliente retornado
  2. Envie um email: Por favor, forneça-nos estes documentos
4ª Passo: Documentos recebidos
  1. Envie um email: Recebemos os seus documentos
  2. Tarefa: Rever os documentos
5ª Passo: Solicitar informações em faltaEnvie uma mensagem segura: Estão em falta alguns documentos
    • Adicione à lista de tarefas: Documento 1, documento 2, documento 3
6ª Passo: Preparar a devolução
  1. Tarefa: Prepare a devolução
  2. Envie um email: A sua devolução está a ser tratada
7ª Passo: Revisão da devolução
  1. Envie um email: Agende uma reunião
  2. Tarefa: Revisão da devolução 
8ª Passo: Assinatura eletrónica e fatura
  1. Enviar documentos para assinar eletronicamente
  2. Tarefa: criar fatura
  3. Envie um email: A aguardar pagamento e assinatura eletrónica
9º Passo: Ficheiro eletrónico
  1. Envie um email: Assinatura eletrónica recebida, ficheiro eletrónico em breve
  2. Tarefa: Ficheiro eletrónico
10º Passo: Obrigado(a)
  1. Envie um email: A sua devolução foi arquivada eletronicamente, obrigado(a)
  2. Crie uma tarefa: Encerrar a devolução

Utilize um email inicial para informar os clientes que regressaram sobre as suas horas de trabalho, taxas horárias e outras alterações. Como por exemplo, que se tornou uma empresa 100% virtual e não aceita documentos offline, ou que cobra um caução por ano. Assegure-lhes que as suas declarações fiscais estão totalmente controladas.

Se quiser introduzir os seus clientes a TaxDome, pode seguir este guia com modelos de email prontos a usar e incluí-los no seu email de lançamento.

Também delineamos a 5ª Etapa, em que contactamos os nossos clientes se necessitarmos de mais documentos. Caso não necessite de um lembrete extra para marcar um cliente, remova esta etapa.

Na 7ª etapa, poderá ter uma marcação com os clientes antes de preparar as suas devoluções de modo a discutir as suas opções ou posteriormente analisar os resultados em conjunto – a decisão é sua. E não se esqueça de incluir o link para a sua agenda!

Assista a Kellie Parks, Fundadora de Calmwaters Cloud Accounting, explicando como se pode automatizar totalmente o processo de embarque de novos clientes com TaxDome:

Uma Solução Abrangente

O seu novo modelo de lista de verificação de embarque de clientes ajuda a definir o teor da relação comercial a seguir. Use-o para comunicar as expectativas, ofertas de serviços, e recolher as informações necessárias e requeridas do seu novo cliente.

TaxDome permite automatizar completamente o processo de embarque de um novo cliente, incluindo o envio de cartas de compromisso, faturas, questionário e lembrando automaticamente os clientes para finalizarem o processo. Este sistema robusto permite à sua empresa adquirir novos negócios de forma mais estratégica, implementar capital e aumentar as receitas. 

Junte-se à nossa Demonstração diária para ver como pode incorporar isso na sua prática.

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Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa é uma digital marketer em TaxDome. Com a sua experiência em B2B e em comércio eletrónico, Lisa é apaixonada por fazer investigação de marketing e fornecer conhecimentos à comunidade. No seu tempo livre, ela adora fazer diferentes tipos de desportos.

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