Una Lista de Comprobación Completa para la Incorporación de Nuevos Clientes Fiscales y Contables

¿Sabe cuánto tiempo dura de media su proceso de incorporación? 

¿Y en la industria en general? 

¿Y si le dijéramos que, según los datos recopilados por Karbon, el proceso medio de incorporación de un nuevo cliente es de 60 días? Quizá esté de acuerdo en que es demasiado lento para la era de Internet, en la que casi todos los procesos están automatizados.

Por qué el proceso de incorporación de clientes es imprescindible

En los negocios, sólo se tiene una oportunidad para causar una gran primera impresión, y la lentitud no suele ser el sentimiento que se quiere transmitir.  

Esta expresión no sólo describe los encuentros fortuitos y las primeras reuniones, sino que también podría aplicarse al proceso de incorporación del cliente. En esta fase, su empresa establece sus credenciales y fija las expectativas sobre cómo trabaja y qué puede hacer para ayudar a sus clientes a alcanzar sus objetivos empresariales. 

Un procedimiento de incorporación optimizado y eficiente para los nuevos clientes no sólo le ayuda a trabajar juntos de forma más eficaz para lograr los objetivos compartidos, sino que también determina los contornos de la relación. 

«¿Pero qué pasa con los clientes antiguos?», se preguntará. 

Un proceso de incorporación estandarizado no sólo ayuda a los nuevos clientes y a su empresa a empezar con buen pie, por así decirlo, desde una perspectiva comercial, sino que también puede ayudar a que sus clientes más antiguos se pongan al día con su nuevo proceso. De hecho, es probable que necesite un proceso de incorporación cada vez que su empresa introduzca un nuevo servicio, herramienta o proceso en el mercado.

Cómo se beneficia su empresa de tener un proceso de incorporación de clientes optimizado

Además de facilitar las cosas al inicio de cualquier proceso, una lista de comprobación optimizada del proceso de incorporación de clientes también proporciona a su empresa beneficios tangibles en términos de rentabilidad. ¿Cómo? Las listas de comprobación de incorporación de nuevos clientes eficientes han demostrado su correlación con el aumento de las tasas de retención de clientes, así como con la rentabilidad general de la relación con los mismos. 

¿Qué importancia tiene la retención de clientes para el éxito de su empresa? 

Las investigaciones han demostrado que un aumento del 5% en su tasa de retención de clientes podría suponer un aumento del 25% en los beneficios de su empresa. Como puede ver fácilmente en las cifras, una lista de comprobación de la incorporación de clientes le ayuda a agilizar los procesos y a cosechar ganancias financieras tangibles como resultado. 

Firm of the Future informa: «Al observar la incorporación de las mejores empresas de contabilidad, un factor común importante es que tienen un recurso dedicado sólo a la incorporación de nuevos clientes (o tiempo dedicado cada semana). La razón subyacente de este éxito es que elimina el tiempo de espera entre las solicitudes de los clientes. En cuanto se completa una solicitud o tarea, la siguiente está esperando en la bandeja de entrada del cliente. Aprovecha el subidón emocional del cliente al completar una tarea anterior, a la vez que capitaliza la situación de que el trabajo de su proyecto es prioritario».

La lista de comprobación para la incorporación de nuevos clientes hará que el resultado de la interacción con el cliente sea más seguro y predecible que nunca, lo que le permitirá tomar decisiones estratégicas sobre la relación comercial inmediata y a largo plazo.

Plantillas de listas de verificación para la incorporación de nuevos clientes

En TaxDome, entendemos que todas y cada una de las empresas son diferentes y tienen distintas necesidades. Por lo tanto, las soluciones o plantillas de talla única no son el mejor consejo cuando se trata de servicios de contabilidad o contabilidad de libros. 

Hemos reunido plantillas de listas de verificación de incorporación de clientes que ayudan a nuestros clientes a hacer crecer su empresa. Estas plantillas de listas de verificación para nuevos clientes exponen cada paso del proceso de forma clara y detallada. No dude en utilizarlas para empezar a personalizar su proceso para adaptarlo a las necesidades de su empresa. 

Plantilla de Incorporación de Clientes 1: lista de verificación de nuevos clientes fiscales

Este es el mejor para empezar y el que mejor funciona para los solopreneurs. 

El proceso inicial comienza con un contrato, un formulario y un correo electrónico de bienvenida. Sugerimos utilizar formularios fiscales (cuestionarios) para solicitar los datos del cliente: declaración de la renta del año anterior, W2, SSN, 1099 R, etc. Si no quiere que carguen los datos a través del formulario, envíe esta lista de verificación por correo electrónico o cree una lista de tareas para los clientes en TaxDome.

En la etapa 4, puede solicitar la aprobación del cliente sobre su documento (puede automatizar esto en TaxDome) o establecer una llamada en línea con ellos. En este último caso, puede sustituir la segunda tarea por la de «Enviar mensaje con invitación al calendario».

En la etapa 6, puede bloquear los documentos a una factura en TaxDome, de modo que los clientes verán que usted cargó su declaración pero no podrán acceder a ellos hasta que paguen su factura. Una vez que paguen, la declaración se desbloqueará automáticamente.

En la etapa 8, puede utilizar un correo electrónico de agradecimiento para pedir a los clientes una revisión. Las reseñas de los clientes son una de las formas más eficaces de hacer crecer su base de clientes sin costo alguno.

Incorporación de Clientes 2: lista de verificación actualizada de nuevos clientes fiscales

Esta lista de verificación es una variación más retórica de la anterior. Le sugerimos que tenga un pago por adelantado en la etapa 1 para asegurarse de que no estará persiguiendo a los clientes después de que su trabajo esté hecho. 

En la etapa 1 incluimos la aplicación de etiquetas. Las etiquetas facilitan la clasificación rápida de los clientes y la realización de acciones masivas.

Incorporación de Clientes 3: incorporación de clientes que regresan

Use a kick off email to let returning clients know about your working hours, hourly rates and Utilice un correo electrónico de inicio para informar a los clientes que regresan sobre su horario de trabajo, las tarifas por hora y otros cambios. Por ejemplo, que se ha convertido en una empresa 100% virtual y que no acepta documentos fuera de línea, o que este año cobra un depósito. Asegúreles que sus declaraciones de renta están totalmente controladas.

Si quiere presentar a sus clientes a TaxDome, puede seguir la guía con plantillas de correo electrónico ya preparadas e incluirlas en su correo de inicio.

También hemos esbozado la Etapa 5, en la que nos dirigimos a los clientes si necesitamos más documentos de ellos. Si no necesita un recordatorio extra para notificar a un cliente, elimine este paso.

En Etapa 7, puede concertar una cita con los clientes antes de preparar sus declaraciones para discutir sus opciones o después para revisar juntos los resultados, usted decide. ¡Y no se olvide de incluir el enlace a su planificador!

Una Solución Completa

Su plantilla de lista de verificación para la incorporación de nuevos clientes ayuda a establecer el tenor de la relación comercial que va a seguir. Utilícela como una oportunidad para comunicar las expectativas, las ofertas de servicios y recabar la información necesaria y requerida de su nuevo cliente.

TaxDome le permite automatizar por completo el proceso de incorporación de nuevos clientes, incluyendo el envío de cartas compromiso, facturas, formularios y recordatorios automáticos a los clientes para que los terminen. Este robusto sistema permite a su firma adquirir más estratégicamente nuevos negocios, desplegar el capital y aumentar los ingresos.