Digitala signaturer och regleringar för revisorer i EU: en omfattande guide

Digitala signaturer har revolutionerat redovisningsbranschen och hjälpt revisorer att komma bort från pappersbaserade processer och istället anamma smidiga digitala arbetsflöden. Men även om digitala signaturer kan verka enkla vid första anblick, är de mycket mer komplicerade än man kan tro.

I den här artikeln går vi igenom de lagstadgade kraven på digitala signaturer i EU, olika typer av digitala signaturer och hur revisorer kan använda dem på ett ändamålsenligt sätt.

Hur fungerar digitala signaturer i EU?

Tack vare digitala signaturer är det inte längre nödvändigt att skriva ut dokument, signera dem med en penna och sedan posta eller skanna dem. I stället kan revisorer och deras kunder skriva under dokument och formalisera avtal på valfri enhet, på bara några sekunder.  

Att ersätta penna och papper med ett digitalt intyg kan väcka alla möjliga frågor om giltighet och äkthet. Om ett dokument kan signeras på vilken enhet som helst med ett par klick, hur kan vi då vara säkra på att det har signerats av rätt person?  

Regleringar har införts för att säkerställa att digitala signaturer uppfyller strikta verifierings- och säkerhetskrav. Detta gör det möjligt för revisorer och andra yrkesverksamma att begära digitala signaturer som är juridiskt bindande och pålitliga.

Digitala och elektroniska signaturer – vad är skillnaden?

Begreppen “digital signatur” och “elektronisk signatur” används ofta synonymt, men de har lite olika betydelser. Det är viktigt att förstå skillnaden mellan de två begreppen för att kunna välja rätt programvara för e-signaturer och säkerställa att relevant lagstiftning efterlevs. 

Elektronisk signatur

En elektronisk signatur, även kallad e-signatur, är en bred term som omfattar flera olika metoder som används för att fånga en undertecknares samtycke eller godkännande på ett digitalt dokument.  

Digital signatur

En digital signatur är en typ av elektronisk signatur som använder kryptografisk teknik för att ge en digital försäkran om undertecknarens identitet, vilket gör den säker mot manipulation och omöjlig att efterlikna. Därför används digitala signaturer inom yrkesområden och starkt reglerade branscher, inklusive redovisning.

Vad är eIDAS-förordningen?

I EU fastställs standarder för elektroniska transaktioner, inklusive signaturer, tidsstämplar, förseglingar och dokument, i Förordningen om elektronisk identifiering och betrodda tjänster (eIDAS-förordningen). eIDAS trädde i kraft för nästan tio år sedan och syftar till att säkerställa att digitala interaktioner mellan företag är pålitliga, snabba, säkra och effektiva.  

Trots att Storbritannien har lämnat EU har landet antagit en reviderad version av eIDAS, kallad UK eIDAS, som behåller många av de viktigaste aspekterna av den ursprungliga EU-versionen.

Olika typer av elektroniska signaturer i EU

I eIDAS delas elektroniska signaturer in i tre olika kategorier: ‘enkel’ elektronisk signatur (SES), avancerad elektronisk signatur (AdES) och kvalificerad elektronisk signatur (QES). Varje typ har olika lagliga befogenheter och erbjuder olika nivåer av garantier gällande giltigheten. Vi tittar närmare på dem.

Enkel elektronisk signatur (SES)

SES är den mest grundläggande formen av tillgängliga e-signaturer. Istället för att begära identitetsverifiering eller en hög nivå av autentisering av undertecknaren, kräver SES endast kännedom om undertecknarens e-postadress eller en bekräftelse på att undertecknaren har fått en unik åtkomstkod innan undertecknandet.

Avancerad elektronisk signatur (AdES)

AdES är ett steg upp från SES och kräver att man uppfyller striktare regler kring tillförlitlighet, giltighet och datasäkerhet. Enligt eIDAS finns det tre nyckelkrav för AdES:

1. Undertecknaren måste vara kopplad till signaturen via en unik identifierare – se det som en digital penna som ägs av undertecknaren
2. Undertecknaren har ensam kontroll över denna “digitala penna” – ingen annan kan komma åt den
3. Signaturen måste kunna upptäcka om den har manipulerats

Kvalificerad elektronisk signatur (QES)

QES går ett steg längre och uppfyller alla tre kraven i AdES, och använder dessutom kvalificerade certifikat och multifaktorsverifiering för att identifiera undertecknaren. 

Dessutom använder QES tredje parter, så kallade kvalificerade leverantörer av betrodda tjänster, för att verifiera undertecknarens identitet. Detta ger ytterligare ett lager av säkerhet, vilket ger QES den högsta nivån av säkerhet och tillförlitlighet som är möjlig för e-signaturer i EU. Faktum är att QES är den enda e-signaturen som uttryckligen erkänns av eIDAS som juridiskt likvärdig med handskrivna signaturer.

Hur kan revisorer använda elektroniska signaturer?

Elektroniska signaturer, och i synnerhet digitala signaturer, förändrar spelplanen för revisorer och gör det möjligt för dem att avskaffa föråldrade pappersbaserade processer och i stället anamma helt digitala arbetsflöden. 

Elektroniska signaturer kan användas för att signera alla typer av elektroniska dokument eller formulär. Men eftersom olika typer av digitala signaturer har sina egna fördelar är vissa mer lämpade för vissa användningsfall än andra. Här är några exempel:  

• När kan man använda SES? Revisorer använder vanligtvis SES för vardagliga transaktioner och dagliga försäljnings- och upphandlingsavtal. De kan också bäddas in i enkla formulär som kräver en e-signatur, t.ex. frågeformulär som används för att samla in dokument eller kundinformation.
• När kan man använda AdES? Eftersom AdES håller en högre säkerhetsnivå kan revisorer använda dem för att underteckna kontrakt, avtal och andra liknande juridiska dokument. 
• När kan man använda QES? Eftersom QES är den säkraste och mest pålitliga formen av digital signatur kan revisorer använda QES för transaktioner med högt värde eller för dokument eller processer som omfattas av stränga lagstadgade krav.

Är det lagenligt att använda elektroniska signaturer för redovisnings- och skatteändamål?

Ja, det är lagligt att använda elektroniska signaturer för redovisning och skatter, men de specifika lagkraven för en elektronisk signatur beror på jurisdiktion, typ av dokument och den bransch eller transaktion som den avser.

QES är guldstandarden för redovisning och skatt. Som vi nämnde tidigare är det den enda typen av digital signatur som uttryckligen motsvarar en handskriven signatur, vilket innebär att den är juridiskt bindande och så pålitlig och säker som möjligt.

Eftersom verifieringsprocessen för QES involverar en betrodd tredje part tenderar leverantörer av e-signaturer att ta ut en avgift per QES för att täcka kostnaderna i samband med processen. Av denna anledning kan det vara lämpligt att använda SES, som brukar vara kostnadsfritt, för att signera mindre viktiga dokument, till exempel formulär för att samla in kunddokument.

Hur skapar man en elektronisk signatur?

Det finns olika kostnadsfria lösningar som du kan använda, till exempel att skriva under för hand, skanna och ladda upp en bild av din signatur, men dessa är tidskrävande och kan uppfattas som oprofessionella. För att skapa effektiva, juridiskt bindande digitala signaturer i stor skala behöver du rätt programvara.

Det finns gott om fristående verktyg för dokumenthantering och e-signaturer, till exempel DocuSign, Adobe Acrobat Sign och Dropbox Sign, som alla kan integreras med ditt befintliga bokföringsprogram. Alternativt kan du använda ett omfattande system för byråstöd som TaxDome, som erbjuder juridiskt bindande e-signaturer tillsammans med en mängd verktyg som är utformade för att automatisera dina arbetsflöden för redovisning.

Vilka är fördelarna med att använda elektroniska signaturer?

Elektroniska signaturer erbjuder ett brett spektrum av fördelar för redovisningsbyråer, från kostnadsbesparingar och ökad effektivitet till grönare processer. Här är några av de viktigaste fördelarna:  

• Ökad effektivitet: revisorer och kunder kan signera dokument var som helst, när som helst och på vilken enhet som helst med bara några klick – de behöver inte slösa tid på att skriva ut, skanna eller posta dokument
• Kostnadsbesparingar: Även om mjukvaran för e-signaturer kostar pengar sparar du pengar på papper, bläck och utskriftsutrustning, för att inte tala om tiden som du frigör genom att digitalisera
• Förbättrad säkerhet och efterlevnad: även om QES-signaturer är juridiskt likvärdiga med handskrivna signaturer, är de faktiskt säkrare och mer pålitliga än manuella signaturer eftersom de inte kan förfalskas
• Inbyggda revisionsspår: de flesta program för e-signaturer har detaljerade revisionsspår, inklusive tidsstämplar, vilket underlättar revisionsprocessen
• Bekvämlighet och tillgänglighet: Att kunna underteckna dokument var som helst där det finns tillgång till internet är en game-changer – särskilt för kunder, som nu förväntar sig en sömlös digital upplevelse när de interagerar med ditt företag
• Fördelar för miljön: elektroniska signaturer minimerar behovet av papper och andra fysiska resurser, vilket bidrar till att minska ditt koldioxidavtryck

Bästa praxis för att implementera elektroniska signaturer

Fördelarna som vi har beskrivit ovan är inte självklara. För att utnyttja dem behöver du implementera bästa praxis. I det här avsnittet beskriver vi hur du kan gå tillväga för att integrera e-signaturer i dina arbetsflöden på ett effektivt sätt.

Läs på om de juridiska och regulatoriska kraven

Det är värt att bekanta sig med relevanta bestämmelser för digitala signaturer och hur de tillämpas på det arbete du utför som revisor. Det hjälper dig också att välja rätt programvara.

I EU och Storbritannien skulle detta vara eIDAS, men om du har kunder i USA måste du också titta på Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) samt Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Välj rätt lösning för elektroniska signaturer

Alla leverantörer av e-signaturer är unika. Vissa är fristående e-signaturverktyg, medan andra är omfattande plattformar för byråstöd. Vissa erbjuder bara grundläggande SES, medan andra erbjuder juridiskt bindande QES. Vissa har strikta gränser för e-signaturer, medan andra erbjuder obegränsade e-signaturer.

Lägg lite tid på att undersöka olika alternativ där ute. Väg dem mot dina affärsmål, juridiska krav och din budget. Vi rekommenderar också att du läser användarrecensioner på nätet för att få en känsla för vad befintliga kunder tycker.

Upprätta tydliga policyer och rutiner

Med tanke på att elektroniska signaturer omfattas av strikta lagkrav är det viktigt att fastställa tydliga policyer och rutiner som besvarar frågor som t.ex:

• Hur kommer e-signaturer att integreras i era nuvarande arbetsflöden för redovisning?
• Vilken typ av elektronisk signatur (SES, AdES, QES) kommer ni att använda i olika situationer?
• Vem är behörig att skapa och begära elektroniska signaturer?

Erbjud utförliga utbildningar  

En lyckad implementering av ett system för elektroniska signaturer kräver ingående utbildningar om hur man använder programvaran samt vilka rättsliga krav som gäller och vilka konsekvenser det får om man inte följer dem. För att öka effektiviteten bör du se till att medarbetarna vet hur de ska integrera e-signaturer i sina befintliga arbetsflöden.

TaxDome: mjukvara för digitala signaturer för revisorer – och mycket mer!

TaxDome stöder alla tre typer av e-signaturer som beskrivs i eIDAS. Du får obegränsat med gratis SES som en del av din TaxDome-licens, medan AdES och QES båda har en liten avgift per signatur för att täcka verifieringsprocessen. För våra kunder i USA erbjuder vi även kunskapsbaserad autentisering (KBA) för att säkerställa efterlevnad av IRS. 

Förutom att uppfylla eIDAS-kraven uppfyller alla våra e-signaturer de viktigaste kraven i både ESIGN Act och UETA, vilket säkerställer att dina arbetsflöden för e-signaturer och dokument är trygga, säkra och rättsenliga.

För mer information om hur AdES och QES fungerar i TaxDome, se den här artikeln.

TaxDome är mycket mer än bara ett system för e-signaturer. TaxDome är en omfattande plattform för byråstöd och du får alla verktyg du behöver för att hantera dina kunder, team, projekt, dokument och arbetsflöden. Till skillnad från många e-signatursystem är TaxDome utformat specifikt med revisorer i åtanke, med funktioner som t.ex.:

• Branschspecifika signaturmallar
• Sömlösa integrationer med bokförings- och skatteprogram
• Återkommande betalningar med integrerade e-signaturer
• Automatiserade arbetsflöden som automatiskt skickar förfrågningar om e-signaturer när vissa åtgärder triggas

Slutsats

Elektroniska signaturer gör det möjligt för revisorer och deras kunder att underteckna dokument på vilken enhet som helst på bara några sekunder. I den rådande digitala världen är det här mer än bara en “nice-to-have” – det är en förväntning. Enkelt uttryckt kommer företag som fortsätter att hålla sig till pappersbaserade formulär och handskrivna signaturer att hamna på efterkälken.

För att kunna implementera e-signaturer på ett effektivt sätt på ditt företag krävs planering, förberedelser och utbildning. Men den viktigaste faktorn att ta hänsyn till är tekniken du använder. 

Med TaxDome får du lagligt kompatibla e-signaturer – inklusive SES, AdES och QES – tillsammans med en rad kraftfulla funktioner för dokumenthantering.  

Men det är inte allt. Till skillnad från fristående verktyg för e-signaturer är TaxDome en omfattande plattform för byråstöd som tillhandahåller alla verktyg och processer som du behöver för att driva en effektiv och lönsam redovisningsbyrå. 

Begär en demo idag för att se med egna ögon!