Actualización de Noviembre de 2022

Estamos muy contentos de entregar las mejoras de este mes antes de que comience la temporada fiscal para ayudarle a pasar la próxima temporada de trabajo lo mejor posible. Estas son las novedades.

De acuerdo con nuestra visión de tener todos los aspectos de su empresa organizados en un solo portal, hemos introducido una nueva sección: documentos. Esta nueva sección global contiene todos los documentos de todos los clientes de su empresa. Esta sección global se une a otras secciones «globales»: trabajos, tareas, facturas, registros de tiempo. En el futuro, tenemos previsto añadir secciones globales para otras áreas (chats, contratos, etc.). 

A medida que los negocios se digitalizan, se hace necesaria la interactividad de los chats. Con esta versión, ahora puedes insertar imágenes y vídeos, y los vídeos pueden verse directamente en el visor de la aplicación sin necesidad de abrir nuevas pestañas. Además, ahora puedes elegir mostrar todo el contenido del mensaje en las notificaciones por correo electrónico, si así lo deseas.

También hemos actualizado la función «Finalizó Carga» para incluir un botón en el portal del cliente. Esta función es opcional, pero cuando se habilita, sus clientes tendrán un botón prominente de «Finalizó Carga» en su portal. 

Además, los equipos se benefician de un nuevo botón de «Solicitar acceso», que permite al personal acceder más fácilmente a partes del sistema que no están disponibles para ellos. 

Un adelanto: Estamos trabajando en la integración de los SMS en el conjunto de herramientas de comunicación disponibles. Esté atento. 

Analicemos en detalle estas y muchas otras mejoras.

📚 Gestión de Documentos

Documentos Globales: gestión de documentos más centralizada y eficiente

La sección dedicada a los documentos le permite acceder a todos los documentos de todos los clientes de su despacho. Con una interfaz renovada y una navegación mejorada, ahora puede encontrar los archivos que necesita de forma más rápida y sencilla.  

Organización global de documentos

• Recientes es una nueva vista creada para acceder a los 100 archivos vistos/cargados más recientemente, en todos los clientes
• Documentos es una nueva interfaz creada para examinar los documentos en el contexto de un cliente. Al igual que el Explorador de Windows o el Finder de Mac, esta vista le permite cambiar entre los perfiles de los clientes sin tener que salir de la página e ir a la sección de Clientes. Además, puede cargar fácilmente documentos y carpetas, crear y aplicar plantillas de carpetas, solicitar firmas y todas las demás acciones. 
• Papelera es la papelera de reciclaje de su empresa: acceda a todos los documentos eliminados de todos los clientes durante los últimos 120 días. Después de 120 días, los documentos se eliminan automáticamente. Más información sobre la eliminación y restauración de archivos>>

El filtrado de archivos por nombre de cuenta, fecha o en función de sus preferencias le permite encontrar todas las firmas, todas las aprobaciones y las acciones recientes de su empresa y sus clientes a lo largo de un periodo de tiempo específico en todas las cuentas. Al igual que con otros filtros, cree plantillas para acceder rápidamente a sus vistas favoritas.

Más información sobre cómo ahorrar tiempo y trabajar de forma más inteligente con Documentos Globales en nuestro blog>>

Un adelanto: En el futuro, tenemos previsto mejorar la sección de Documentos añadiendo las subsecciones de Firma y Aprobación, implementando una nueva herramienta de «búsqueda sugerida» en la barra de búsqueda y mucho más. 

✉️ Mensajes Seguros

Chats más interactivos: insertar imágenes y vídeos

Esta versión trae mejoras a los Mensajes Seguros (Chats), para hacer su comunicación aún más interactiva y más cercana a otras herramientas de mensajería como WhatsApp y iMessage.

• Nuestro nuevo visor multimedia en la aplicación. Permite a su empresa y a sus clientes ver todos los archivos multimedia adjuntos, imágenes y vídeos, dentro de la cadena de chat, lo que le permite mantenerse concentrado y no abrir una nueva pestaña. 
• Adjuntar imágenes. Puedes adjuntar hasta 10 imágenes en formato .png, .jpg, .jpeg, .gif y .svg. Cuando se adjuntan, tú y los clientes pueden girarlas y acercarlas o alejarlas en función del tamaño del archivo (por ejemplo, capturas de pantalla de extractos bancarios). 
• Insertar vídeos. de YouTube, Loom, Vimeo y Google Drive en los chats para que los clientes puedan acceder a ellos al instante y en cualquier momento posterior (por ejemplo, una guía de vídeo de incorporación, una descripción general de la declaración de renta, un recorrido por el proceso de prepago, etc.) 
• Cambiar el nombre de los enlaces. Siempre ha podido añadir enlaces a los chats, pero ahora puede elegir el texto que verá el cliente. En lugar de enlaces largos (https://www.google.com/search?q=yesterday+beatles) – puede decir ¡Me encanta esta canción!.
  

Para más detalles sobre cómo añadir elementos interactivos a tus chats, consulta nuestro Centro de Ayuda.

Un adelanto: Las funciones anteriores se han añadido a los chats hasta ahora, pero la compatibilidad con imágenes y vídeos se implementará de forma universal en todo TaxDome (en plantillas, correos electrónicos, etc.) 

Opción de mostrar el contenido del mensaje en las notificaciones por correo electrónico

Anteriormente, lanzamos esta capacidad para controlar la visibilidad de las tareas de los clientes en las correspondientes notificaciones de clientes. Esta práctica ha demostrado ser productiva y ahorrar tiempo, ya que los clientes no tienen que entrar en el portal de clientes para saber lo que se necesita de ellos. 

Basándonos en esta experiencia, estamos introduciendo la opción de controlar que se muestre el contenido del mensaje en el cuerpo de los correos electrónicos para las empresas, los clientes y los miembros del equipo, con el fin de mejorar la velocidad y la eficacia de la comunicación. Puede activar esta función en Configuración de la Empresa. Para las empresas que deseen mantener un mayor nivel de seguridad, se trata de una función opcional que se puede mantener desactivada.

Así es como aparecerá la notificación por correo electrónico a su cliente:

Más información sobre la nueva configuración de las notificaciones por correo electrónico en nuestro blog.

Un adelanto: ¡La comunicación por SMS llega antes de la temporada de fiscal! Podrá recordar y actualizar a los clientes a través de SMS y enviar textos de forma manual y automática. 

👨‍👩‍👧‍👧 Portal de Cliente

Se ha añadido el botón de «Finalizó Carga» a la página web.

Muchas empresas se preguntan: «¿Cómo me avisa mi cliente de que ha finalizado la carga de documentos? Mientras que muchos despachos utilizan funciones que tienen un estado «completado» claro, como los formularios (que el cliente puede enviar) y las tareas del cliente (que el cliente puede completar), los que no utilizan estas funciones tienen flujos de trabajo más ambiguos. A principios de este año, introdujimos funciones destinadas a resolver este problema, concretamente la casilla de verificación «Finalizó Carga», que aparece después de que un cliente cargue un documento. Las pruebas y los comentarios han demostrado que, si bien esto ayuda, las empresas buscaban una solución más clara que fuera visible en todo momento, no sólo después de una carga. 

Con esta versión, se puede añadir un botón claro de «Finalizó Carga» a la página de inicio del portal de clientes de su despacho y a la sección de Documentos. Al pulsarlo, los miembros de tu equipo que sigan la cuenta recibirán una notificación en el Inbox+ y/o en el correo electrónico, dependiendo de la configuración de las notificaciones. Esta función es opcional y puede activarse o desactivarse en la Configuración de la Empresa.

Conozca más sobre su funcionamiento en nuestro blog>>

Posibilidad de imprimir formularios

Hace tiempo que los profesionales pueden imprimir los formularios o guardarlos como PDF directamente desde TaxDome. Con la actualización de hoy, se introduce la misma funcionalidad en el portal de clientes: ahora los clientes pueden imprimir formularios en PDF y guardar copias impresas para futuras consultas.

Para obtener más información sobre la impresión de formularios, diríjase a nuestro Centro de Ayuda>>.

🤓 Gestión de Equipos

Se ha añadido el botón de Solicitud de Acceso

Si se te menciona en una tarea o mensaje al que no tienes acceso, ahora puedes solicitar el acceso con el clic de un botón. Si alguna vez has utilizado Google Docs, esta funcionalidad es muy parecida a cuando accedes a un documento que aún no se ha compartido contigo. 

Cuando solicites el acceso, se enviará una notificación a tus compañeros de equipo para que te concedan el acceso. 

Anteriormente, cuando a un empleado de la empresa se le asignaban tareas pero aún no tenía acceso a la cuenta, recibía un mensaje de error y tenía que ponerse en contacto con alguien. Este flujo ha sido rediseñado y agilizado, la notificación para conceder el acceso llegará a través del correo electrónico y de Inbox+, permitiéndole conceder el acceso con un solo clic. 

Conozca más sobre la solicitud de accesso>>

Formación y colaboración en equipo: Mejora de las páginas Wiki

Las páginas Wiki de TaxDome aumentan la productividad del equipo y garantizan la calidad de los resultados mediante la incorporación de SOP (procedimientos operativos estándar). Al tener todo integrado en un solo sistema, se ahorran hasta 37 horas por empleado, al mes.

La actualización de hoy agiliza el proceso de creación de una nueva Página Wiki sin necesidad de abrir pestañas adicionales. Además, ahora tienes una pestaña de la Papelera en la interfaz de las Páginas Wiki donde puedes encontrar todas las Páginas borradas y la información relevante sobre ellas: el autor (quién creó la página), el título, quién y cuándo se eliminó, el número de días hasta que la página se borre para siempre. Por defecto, las Páginas eliminadas se borran definitivamente después de 120 días. 

Conozca más sobre crear Páginas Wiki>>

💰 Facturación y Control de Gastos

UX/UI mejoras

Ahora es más fácil añadir servicios a las facturas con la función de autocompletar; empiece a escribir y el menú desplegable mostrará todas las opciones que coincidan con su búsqueda. 

Más información sobre el procesamiento de pagos en TaxDome>>

Un adelanto: Las facturas recurrentes llegarán antes de la temporada de impuestos, permitiendo a su empresa recibir pagos (CC o ACH) en horarios preestablecidos.

✍️ Firmas electrónicas

Anulación de las firmas electrónicas: la notificación al cliente se hace opcional

Anteriormente, cuando se anulaban las solicitudes de firma pendientes, se enviaba una notificación por correo electrónico a quienes habían firmado previamente el documento por vía electrónica. Los comentarios de los usuarios sugieren que muchos prefieren que esta notificación por correo electrónico sea opcional. Con esta versión, ahora se puede activar o desactivar la notificación por correo electrónico.

Más información sobre la anulación de solicitudes de firma en nuestro Centro de Ayuda>>

🔥 Otros

• Nuevo: Programa de acceso anticipado: sea el primero en recibir las nuevas funciones – vea cómo inscribirse 
• Nuevo curso de la Academia TaxDome: Guía de facturación, vea cómo las empresas reducen con éxito las cuentas por cobrar y siempre cobran a tiempo 

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En caso de que te lo hayas perdido, aquí tienes un resumen de las principales funciones que cubrimos en nuestra anterior publicación.