Consejos para la incorporación de sus nuevos empleados

No hay nada más gratificante que el crecimiento del negocio, pero conlleva una mayor responsabilidad. La incorporación de nuevos empleados en la contabilidad puede ser una tarea desalentadora para las organizaciones que no cuentan con protocolos y sistemas de formación. Desarrollar un plan de incorporación a fondo para los nuevos empleados es una forma garantizada de preparar a su personal y a su organización para el éxito. 

En este artículo, trataremos los consejos para la incorporación y las ventajas de establecer un protocolo de formación eficaz.

Las ventajas de un modelo de plan de incorporación para los nuevos empleados

Una de las principales razones para incorporar a los nuevos empleados es que hace que todos los miembros de su organización estén en la misma página. Si todos pasan por la misma formación, todos comprenderán mejor cómo funciona la organización y las tareas que se espera que realicen en su función. 

Al comenzar un nuevo trabajo, muchas personas se ponen nerviosas y les cuesta adaptarse si no existe un plan de incorporación. Es necesario un proceso de incorporación para que se sientan cómodos y se integren en la organización. 

El objetivo final de la incorporación de los nuevos empleados es preparar a su personal de forma eficaz para que se convierta rápidamente en una pieza clave de la organización que ayude a su empresa a sobresalir. 

En la oficina Vs. Onboarding a distancia: Lo que hay que saber 

El proceso de incorporación difiere para las organizaciones dependiendo de si el empleado va a trabajar en la oficina, de forma híbrida o a distancia. Su plan de incorporación debe contemplar el entorno de trabajo adecuado para sus empleados. 

Por ejemplo, al incorporar a los nuevos empleados en contabilidad, es muy probable que tenga que configurar un computador, un teléfono, un correo electrónico, etc. para los que trabajan en la oficina. Dado que estarán en la oficina, puede centrarse más en el aspecto técnico de la incorporación y asegurarse de que todos sus sistemas están en funcionamiento para que puedan empezar a trabajar. 

Para la incorporación de nuevos empleados en la contabilidad a distancia, puede centrarse más en la elaboración de una guía que responda a las preguntas más frecuentes. Dado que el empleado no estará en la oficina, no va a ser tan fácil comunicarse con él, y elaborar un libro de preguntas frecuentes es una buena manera de asegurarse de que todas sus preguntas tienen respuesta.

Si van a utilizar sus propios dispositivos, también debería reunir una lista de la tecnología de comunicación que utiliza su equipo, como Slack y Zoom, y asegurarse de que sus nuevos empleados tienen las aplicaciones correctas descargadas para trabajar desde casa.

Cómo elaborar su guía de incorporación 

Si su organización está en proceso de contratación de nuevos empleados, es el momento de estandarizar sus procesos internos y externos para crear una guía de incorporación. La guía de incorporación puede tener muchos formatos, como una lista de verificación, un folleto, una guía paso a paso, una plantilla en línea, etc. 

Muchas organizaciones tienden a confeccionar una lista de verificación para los nuevos empleados en la que se detallan todas las tareas que éstos deben realizar en su primer día o semana. Una lista fácil de seguir ayudará a sus nuevos empleados a adaptarse a su nuevo entorno de trabajo.

Los paquetes de incorporación suelen tener varias fases. Por ejemplo, puede filtrar la lista de comprobación para producir una fase de pre-internado que se produce antes de que el empleado comience. En esta fase, puede querer que el empleado firme documentos, lea el manual, etc. 

La segunda fase corresponde a la fase de orientación, que es cuando el empleado empieza a trabajar en la organización. Durante esta fase, puede darles una lista de cosas que hacer para que se instalen, como conocer a los miembros del equipo y conectarse a la pila tecnológica de la organización.

Lo que debe saber sobre la incorporación de nuevos empleados

Como propietario de una empresa, una vez que tenga su modelo de plan de incorporación de nuevos empleados, hay más cosas que debe tener en cuenta para asegurarse de que su organización está preparada para dar la bienvenida a su nuevo personal. 

1. Prepare el puesto de trabajo. Antes de que llegue su nuevo empleado, asegúrese de que su espacio de trabajo esté completamente preparado. Esto significa que todos los computadores, dispositivos, suministros, etc. deben estar en su escritorio. Las cuentas de correo electrónico y las líneas telefónicas deben estar ya conectadas para que no tenga que pasar su primer día luchando por configurar las cuentas.

2. Prepare la documentación de incorporación. Es el momento de preparar la documentación de su nuevo empleado. Desde las cartas de bienvenida hasta las descripciones de los puestos de trabajo, pasando por los organigramas y los contactos clave, asegúrese de que su nuevo empleado entiende perfectamente su función y sus expectativas una vez que llegue. Con TaxDome, puede asignar una tarea a un nuevo empleado utilizando sus capacidades de lista de verificación y comprobar su progreso en directo para asegurarse de que va por buen camino.

3. Asigne a un empleado existente para que le ayude a instalarse. Uno de los aspectos más aterradores de empezar un nuevo trabajo es trabajar con extraños. Para ayudar a su nuevo empleado a aclimatarse a su nuevo trabajo, asigne a un empleado existente o a un mentor para que le muestre los alrededores y se instale. Esta es una buena manera de ayudarles a conocer a sus compañeros de trabajo.  

5. Cree plantillas de tareas para las nuevas contrataciones. La primera semana de un nuevo trabajo puede ser desalentadora para cualquiera. Para ayudar a su nuevo empleado a adaptarse más rápidamente, proporciónele una lista de comprobación para que la complete durante su primera semana de trabajo. Esta lista de comprobación puede incluir una lista de documentos que deben leer y firmar, como los acuerdos de confidencialidad, los contratos, los formularios fiscales, los datos de la jubilación y otros. Muchos empleadores hacen que sus empleados completen formularios en los que se revelan detalles sobre ellos mismos, incluidos sus intereses, porque esto ayuda al empleador a conocer a su nuevo miembro del personal a un nivel más personal. 
6. Controle fácilmente el progreso de su nueva contratación. Con TaxDome, los superiores pueden seguir a los clientes y los trabajos que asignan a los nuevos contratados y recibir notificaciones sobre cualquier cambio realizado. Ahora puede asegurarse de que su nueva contratación se está adaptando y se mantiene en la tarea sin tener que hacer preguntas. 

Haga que el proceso de incorporación sea sencillo y eficaz

Comenzar un nuevo trabajo puede ser una tarea emocionante y desalentadora. Con TaxDome, usted y su personal están siempre en la misma página gracias a la bandeja de entrada compartida, la comunicación en equipo y los procesos estandarizados.

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