Come automatizzare i processi contabili: 10 passi fondamentali

Per prosperare nell’odierno mondo ultra-competitivo della contabilità, gli studi devono essere altamente efficienti e semplificati. Ciò significa abbracciare la tecnologia che consente di fare di più con meno, come l’automazione dei processi.

L’automazione dei processi significa che molte delle attività ripetitive associate alla contabilità vengono svolte automaticamente. Di conseguenza, i commercialisti possono liberarsi del lavoro banale e di scarso valore, consentendo loro di dedicare più tempo a portare valore reale ai loro clienti.

In questo articolo ci addentreremo in profondità nell’automazione dei processi contabili, illustrando i seguenti aspetti:

• I vantaggi che può apportare
• I processi chiave che possono essere automatizzati
• Come automatizzare con successo i processi contabili
• Esempi di automazione dei processi in azione
• Rischi e sfide da tenere presenti

Comprendere i processi contabili

Prima di esplorare il modo in cui l’automazione può trasformare i processi contabili, è importante capire quali sono questi processi e quali sono le sfide che i contabili devono affrontare tradizionalmente.

Vediamo alcuni esempi chiave

1. Debiti fornitori e creditori

La contabilità fornitori e creditori consiste nella gestione del denaro che l’azienda deve ai fornitori e ai creditori. Questo processo comprende l’elaborazione delle fatture, l’autorizzazione dei pagamenti e la garanzia di pagamenti puntuali.

2. Crediti

La contabilità dei crediti si concentra sulla gestione del denaro dovuto all’azienda dai suoi clienti. Questo processo comprende la fatturazione, il monitoraggio dei pagamenti e il perseguimento dei crediti insoluti, tutti elementi fondamentali per mantenere un flusso di cassa sano.

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3. Rendicontazione finanziaria

La rendicontazione finanziaria prevede la preparazione e la presentazione dei bilanci agli stakeholder interni ed esterni. Fornisce informazioni sulle prestazioni finanziarie dell’azienda, consentendo di prendere decisioni informate.

4. Contabillità generale

La contabilità generale è il cuore dei documenti finanziari dell’azienda. Aggrega tutte le transazioni finanziarie, le classifica in conti e fornisce una panoramica completa della situazione finanziaria dell’azienda.

5. Budget e previsioni

Questo processo prevede la creazione di budget, previsioni e piani finanziari per guidare le decisioni finanziarie e la strategia più ampia dell’azienda. Questo processo si basa su dati finanziari accurati e tempestivi e su modelli efficaci per interpretarli.

6. Gestione della dichiarazione dei redditi

Con l’arrivo della stagione di punta, gli studi contabili sono sommersi dalle richieste di dichiarazione dei redditi. Gestire questo picco di volume è una sfida enorme per i commercialisti, che devono raccogliere i documenti fiscali fondamentali e tenere i clienti al corrente di tutto il processo.

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7. Gestione dello studio

Oltre al lavoro di contabilità, i commercialisti devono occuparsi anche di una serie di processi relativi alla gestione quotidiana dello studio. Tra questi vi sono:

• Onboarding dei nuovi clienti
• Comunicazione con i clienti
• Gestione di progetti e task
• Inviare preventivi, lettere di incarico e fatture.

I processi che abbiamo elencato sono tutti cruciali per il successo del vostro studio o della vostra azienda, ma senza la giusta tecnologia, ci sono molti problemi che possono impedirvi di fornire un lavoro accurato e di alta qualità su larga scala. Vediamo alcuni esempi:

• Errore umano associato ai processi manuali
• I processi manuali possono richiedere un notevole dispendio di risorse, rendendo difficile la scalabilità dell’attività.
• Mancanza di dati e approfondimenti in tempo reale
• Complessità in termini di conformità e reportistica

L’ascesa dell’automazione nella contabilità

Per capire quanto sia importante l’automazione della contabilità, è importante innanzitutto comprendere come la tecnologia abbia plasmato il panorama della contabilità fino a questo momento.

In questa sezione esploreremo il contesto storico, esaminando le forze trainanti che hanno portato all’adozione dell’automazione dei processi contabili.

1. Prima della tecnologia

Una volta i contabili facevano tutto manualmente. Non c’erano calcolatrici, né personal computer, né tanto meno software di contabilità. Da quei primi tempi, i progressi tecnologici hanno trasformato il modo di lavorare dei contabili.

2. L’era dei fogli di calcolo

L’introduzione di Microsoft Excel negli anni ’80 ha rivoluzionato la gestione dei dati finanziari, consentendo un inserimento più efficiente dei dati e dei calcoli di base. Tuttavia, il contabile doveva ancora inserire manualmente tutti i dati.

3. Software di contabilità dedicato

La fine del XX secolo ha visto la nascita di software di contabilità dedicati, come QuickBooks e Peachtree (ora Sage 50). Questi sistemi automatizzavano alcuni task, ma spesso richiedevano l’inserimento manuale dei dati. Inoltre, non disponevano delle funzionalità di integrazione che vediamo oggi.

4. Soluzioni cloud

Con l’avvento della tecnologia cloud nel 21° secolo, il software di contabilità è passato al cloud, offrendo collaborazione in tempo reale, accessibilità ai dati e aggiornamenti semplificati. Anche le funzionalità di integrazione sono migliorate, consentendo a diverse piattaforme di condividere i dati senza soluzione di continuità.

5. Automazione dei processi contabili

Oggi siamo all’inizio di una nuova rivoluzione tecnologica: l’automazione dei processi. In sostanza, questo fa sì che l’uomo non debba più preoccuparsi di tutto quei task ripetitivi e di scarso valore che tradizionalmente rappresentano un ostacolo alla produttività.

Poiché la contabilità è piena di questi task, l’impatto potenziale dell’automazione sulla contabilità è enorme. Compiti come le comunicazioni con i clienti, le riconciliazioni dei conti, l’invio di documenti e la fatturazione possono essere automatizzati, lasciando che i contabili si concentrino su lavori di maggior valore.

L’adozione dell’automazione contabile non è solo una tendenza, ma un cambiamento fondamentale nel settore. Quella che una volta era un’idea futuristica è ora una realtà presente, come dimostrano queste statistiche:

• Quasi la metà (43%) degli studi contabili utilizza già software con funzionalità di automazione.
• Nel 30% delle organizzazioni, il reparto finanziario beneficia di un ROI maggiore rispetto a qualsiasi altro reparto.
• Solo una piccola minoranza di professionisti della contabilità (6%) ritiene che l’automazione non sia utile per la propria attività.

Vantaggi dell’automazione contabile

In questa sezione analizzeremo alcuni dei principali vantaggi che l’automazione contabile può apportare al vostro studio. 

Efficienza e risparmio di tempo

Forse il vantaggio più evidente dell’automazione dei task ripetitivi è che la vostra attività contabile diventa più efficiente e snella. Se i vostri contabili non si devono più occupare del lavoro banale, avrete più tempo per servire i clienti e far crescere la vostra attività.

Risparmio sui costi

Se l’automazione può farvi risparmiare tempo, può anche farvi risparmiare denaro. Il vostro personale è ora più efficiente, il che significa che ci vuole meno lavoro per servire i vostri clienti.

Maggiore precisione

L’automazione dell’inserimento dei dati e dei calcoli non solo riduce al minimo il rischio di costosi errori umani, ma consente anche di segnalare in tempo reale anomalie o discrepanze. Inoltre, garantisce che i processi avvengano in modo coerente su scala.

Approfondimenti sui dati in tempo reale

L’automazione garantisce ai responsabili delle decisioni l’accesso alle informazioni finanziarie in tempo reale, consentendo loro di prendere tempestivamente decisioni informate e di condurre analisi e previsioni accurate.

Conformità e reportistica

L’automazione facilita anche il rispetto dei requisiti normativi e degli standard di reportistica. È possibile automatizzare i controlli di conformità in tempo reale, riducendo il rischio di non conformità e le relative sanzioni. È inoltre possibile automatizzare il processo di generazione dei report finanziari.

Scalabilità

A differenza dei contabili umani, lo strumento di automazione è in grado di eseguire istantaneamente task che un tempo richiedevano molto tempo. Può anche eseguire lo stesso compito più volte contemporaneamente. Ciò significa che i commercialisti possono scalare le loro operazioni in modo significativo, consentendo loro di assumere più clienti senza dover assumere nuovo personale.

Esperienza cliente

Secondo un recente rapporto, l’87% dei commercialisti ritiene che i clienti si aspettino maggiore flessibilità e un servizio migliore senza un aumento delle tariffe. L’automazione consente agli studi contabili di soddisfare queste aspettative, migliorando la velocità del servizio, la comunicazione con i clienti e l’esperienza complessiva del cliente.

I principali processi contabili che possono essere automatizzati

Abbiamo parlato dei vantaggi dell’automazione nella contabilità. Ora vediamo alcuni esempi reali di processi che possono essere automatizzati.

1. Fatturazione

Gli studi contabili lavorano con molti clienti. Ciò significa che ci sono molte fatture da generare e inviare ogni mese. Fare tutto questo manualmente può essere molto dispendioso in termini di tempo, ma con lo strumento giusto è possibile:

• Generare e inviare automaticamente le fatture a date prestabilite o quando vengono attivate determinate azioni.
• Inviare promemoria automatici per le fatture in sospeso
• Attivare determinate azioni (come l’invio di una dichiarazione dei redditi compilata) quando una fattura viene pagata.

L’automazione del processo di fatturazione non solo fa risparmiare tempo, ma garantisce anche che le fatture siano sempre inviate al momento giusto, nel formato giusto e senza errori.

Quali strumenti si possono utilizzare?

I più diffusi software di contabilità come QuickBooks Online e Xero, nonché software di gestione dello studio come TaxDome.

2. Riconciliazione dei conti

La riconciliazione è fondamentale per garantire l’accuratezza dei registri finanziari. L’automazione può migliorare questo processo

• Confrontando automaticamente le transazioni finanziarie con gli estratti conto bancari
• Identificando le discrepanze e segnalando i potenziali errori.
• Generando rapporti di riconciliazione con un minimo di input umano.

Quali strumenti si possono utilizzare?

Oltre al software di contabilità, esistono strumenti di nicchia per automatizzare la riconciliazione dei conti, come BlackLine, ReconArt e Duco.

3. Gestione delle paghe

Le buste paga comportano il calcolo e la distribuzione degli stipendi dei dipendenti, delle detrazioni e delle imposte. L’automazione può semplificare questo processo

• Calcolo automatico delle buste paga in base a regole predefinite.
• Generazione automatica di buste paga e moduli fiscali
• Deposito diretto degli stipendi sui conti bancari dei dipendenti.

Quali strumenti si possono utilizzare?

Software di contabilità come QuickBooks Online, nonché software per le risorse umane e le buste paga come Deel, Gusto e Paychex.]

4. Rendicontazione delle spese

Tracciare, verificare e rendicontare manualmente le spese può essere un compito complesso e dispendioso in termini di tempo. L’automazione può migliorarlo:

• Acquisizione automatica di ricevute e dati sulle spese
• Validazione delle spese rispetto alle politiche aziendali
• Generazione di report di spesa per l’approvazione e il rimborso

Quali strumenti si possono utilizzare?

Tra gli strumenti per automatizzare la rendicontazione delle spese vi sono Expensify, Zoho Expense e SAP Concur.

5. Generazione di report finanziari

La preparazione dei report finanziari è un altro task che richiede molto tempo per essere eseguito manualmente. Data la complessità, il rischio di imprecisioni o errori è elevato. L’automazione può semplificare il lavoro:

• Prelevando i dati da varie fonti contabili
• Generando report finanziari standardizzati, come bilanci e conti economici
• Personalizzando i report in base alle specifiche esigenze aziendali

Quali strumenti si possono utilizzare?

La maggior parte dei moderni software di contabilità può automatizzare la generazione di report finanziari. È inoltre possibile utilizzare strumenti basati sull’intelligenza artificiale per aiutare a generare e formattare i report finanziari.

6. Comunicazioni con i clienti

Oltre ai processi già menzionati, i commercialisti devono assicurarsi di offrire un’esperienza eccellente ai clienti, il che significa tenerli informati e aggiornati in ogni fase.

Scrivere e inviare manualmente innumerevoli messaggi può portare via molto tempo, ma con il giusto strumento di automazione è possibile:

• Generare e inviare automaticamente email di benvenuto
• Inviare messaggi ai clienti quando vengono attivate determinate azioni
• Inviare promemoria automatici per fatture o attività in sospeso.

Quali strumenti si possono utilizzare?

Le piattaforme di gestione dello studio, come TaxDome, consentono di inviare automaticamente email e messaggi ai clienti come parte di un più ampioworkflow automatizzato.

È inoltre possibile utilizzare piattaforme di marketing automation, email marketing e CRM per automatizzare le comunicazioni con i clienti. In alternativa, potete utilizzare strumenti di intelligenza artificiale come ChatGPT per aiutarvi a redigere email e messaggi per i clienti e modelli riutilizzabili.

7. Gestione dei documenti

Che si tratti dell’inserimento di nuovi membri del team o dell’elaborazione di dichiarazioni dei redditi individuali, la contabilità comporta tipicamente la raccolta, l’archiviazione e l’invio di molti documenti. L’automazione della gestione dei documenti consente di risparmiare innumerevoli ore di lavoro manuale.

Ecco alcuni dei modi in cui uno strumento di automazione può essere utile:

• Invio automatico di documenti durante l’inserimento di clienti o dipendenti
• Invio automatico di moduli per la raccolta di documenti importanti
• Applicazione automatica di modelli di cartelle agli account dei clienti
• Richiesta automatica di firme elettroniche

Quali strumenti si possono utilizzare?

Anche in questo caso, i sistemi di gestione dello studio come TaxDome consentono di inviare automaticamente documenti, questionari o richieste di firma elettronica quando vengono attivate determinate azioni. Anche i sistemi di gestione dei documenti dedicati, come DocuWare e M-Files, dispongono di funzionalità di automazione.

In alternativa, si può utilizzare uno strumento di automazione come Zapier o Make per collegare il servizio di archiviazione dei file (Google Drive, OneDrive, iCloud, ecc.) con altri strumenti e creare così flussi di lavoro automatizzati.

10 Passi per un’automazione di successo dei processi contabili

L’automazione dei processi contabili può avere un effetto trasformativo sullo studio, ma richiede un’attenta pianificazione ed esecuzione. Per aiutarvi nel vostro percorso di automazione, ecco 10 passi da seguire.

Passo 1: Definire gli obiettivi dell’automazione

Prima di tuffarvi nell’automazione, dovete definire chiaramente i vostri obiettivi. Prendetevi un po’ di tempo per stabilire quali processi contabili volete automatizzare e quali obiettivi volete raggiungere.

Passo 2: Valutare l’attuale workflow

Esaminate attentamente i processi contabili esistenti e identificate eventuali colli di bottiglia dell’efficienza. Dovrete considerare il flusso di dati, le dipendenze e i punti dolenti dei vostri workflow attuali prima di poterli automatizzare.

Passo 3: Scegliere i giusti strumenti di automazione

Esiste un numero crescente di strumenti di automazione sul mercato, quindi dovrete sceglierne uno che sia in linea con le vostre esigenze, i vostri obiettivi e il vostro budget. Quando scegliete, considerate fattori come la scalabilità, l’integrazione, la facilità d’uso e la sicurezza dei dati. Fate sempre la vostra due diligence controllando le recensioni degli utenti.

Passo 4: Pianificare l’integrazione

Gli strumenti di automazione devono funzionare in armonia con il software di contabilità, il CRM e altri strumenti. Scegliete uno strumento che disponga di integrazioni già pronte. In alternativa, scegliete un sistema che vi permetta di sostituire più strumenti con uno solo.

Passo 5: Migrazione dei dati e formazione

Dovrete migrare i vostri dati al nuovo sistema di automazione e fornire una formazione al vostro team. Familiarizzate con i nuovi processi, strumenti e workflow per massimizzare l’efficienza.

Passo 6: Definire le regole dell’automazione e dei workflow

Impostate regole di automazione che riflettano i processi e gli obiettivi desiderati. Definite i workflow per task quali l’approvazione delle fatture, la riconciliazione e la generazione di report.

Meglio ancora se scegliete strumenti con modelli di workflow già pronti. TaxDome, ad esempio, offre una libreria di pipeline, complete di automazioni, che potete selezionare e personalizzare a vostro piacimento. Ci sono pipeline già pronte per l’inserimento dei clienti, le dichiarazioni dei redditi individuali, la contabilità mensile e molto altro ancora

Passo 7: Monitoraggio e perfezionamento

Una volta che avrete iniziato a lavorare, dovrete monitorare costantemente le prestazioni dei vostri workflow automatizzati. Tracciate le metriche chiave come i tassi di errore, i tempi di elaborazione e i risparmi sui costi. Rivedete e perfezionate regolarmente i processi di automazione per ottimizzare l’efficienza.

Passo 8: Misurare il ROI

Valutate il ritorno sull’investimento (ROI) dei vostri sforzi di automazione confrontando i costi risparmiati e i miglioramenti ottenuti. Utilizzate questi dati per affinare ulteriormente la vostra strategia di automazione.

Paso 9: Scalabilità ed espansione

Se avete iniziato automatizzando un paio di task chiave, ora potete scalare ed espandere le vostre iniziative di automazione per includere altri processi contabili. Potreste anche integrare l’automazione in altri reparti aziendali, come il marketing, l’assistenza clienti o le risorse umane.

Passo 10: Informarsi sulle tecnologie emergenti

La contabilità è un settore in rapida evoluzione, quindi è necessario tenere d’occhio le tecnologie emergenti e le tendenze dell’automazione contabile. Valutate regolarmente i vostri strumenti e processi di automazione per assicurarvi che rimangano competitivi e allineati alle best practice del settore.

Esempi di automazione dei processi contabili

Per comprendere appieno il potere di trasformazione dell’automazione dei processi contabili, analizziamo tre esempi reali di aziende che hanno sfruttato questa tecnologia a proprio vantaggio.

1. In che modo Polaris Tax & Accounting ha scalato la sua base di clienti da 50 a 1.500 utilizzando i workflow automatizzati di TaxDome

Polaris Tax & Accounting è uno studio contabile virtuale con sede in Florida. Con l’acquisizione di un’azienda locale, la base clienti dello studio è passata da 50 a 1.500 unità. Per gestire questo enorme aumento della domanda, il team di Polaris aveva bisogno di processi il più possibile scalabili ed efficienti. È qui che è entrato in gioco TaxDome.

Passando a TaxDome, Polaris ha potuto automatizzare i principali processi contabili dall’inizio alla fine, comprese tutte le comunicazioni con i clienti e l’invio dei documenti. Ora i lavori di contabilità passano automaticamente attraverso le diverse fasi di una pipeline, attivando nuove automazioni ogni volta che vengono completate le azioni chiave.

Ecco cosa ha detto il presidente e managing partner di Polaris, Joseph Serrone:

“Quando aggiungiamo un cliente a una dichiarazione dei redditi, questi riceve automaticamente una copia della lettera di incarico da firmare. Una volta firmata, passano alla fase successiva e vengono informati via email che stiamo lavorando sulla loro dichiarazione. Una volta completata, passano alla fase successiva, per informarli che la dichiarazione dei redditi è stata esaminata”.

L’automazione dei workflow dello studio ha permesso al team di Polaris di lavorare in modo più intelligente, veloce ed efficiente che mai, offrendo al contempo un’esperienza superiore ai clienti.

Leggete qui la storia completa >

2. In che modo il Gruppo Acc Pro ha aumentato l’efficienza eliminando i processi manuali

Acc Pro, una società di consulenza e compliance con sede a Singapore, stava sperimentando ogni sorta di colli di bottiglia nell’efficienza a causa dei processi contabili manuali.

Quando hanno abbandonato il loro sistema di contabilità tradizionale e sono passati a QuickBooks Online, hanno potuto eliminare molti dei processi manuali che li bloccavano, tra cui la contabilità e la reportistica. Questo ha permesso allo studio e ai suoi clienti di risparmiare innumerevoli ore e di migliorare l’accuratezza dei dati.

3. In che modo Firebolt ha ottimizzato la propria contabilità fornitori e creditori grazie all’automazione

Firebolt è un data warehouse cloud in rapida crescita, ma opera con un team finanziario relativamente piccolo di tre persone, tra cui un solo contabile interno.

Utilizzando DOKKA, un sistema di automazione della contabilità e dei libri contabili basato sull’intelligenza artificiale, è stata in grado di automatizzare e semplificare il processo di fatturazione e di pagamento. Questo ha permesso loro di scalare rapidamente l’attività mantenendo un team ridotto. Hanno una sola persona responsabile della contabilità fornitori, cosa che sarebbe stata impossibile senza l’automazione.

Migliorare l’efficienza con l’automazione del workflow contabile

Abbiamo già detto che la professione contabile è ricca di task transazionali ripetitive che sono pronte per essere automatizzate. Ma se l’automazione dei singoli task è abbastanza potente, l’automazione dei workflow contabili è il punto in cui le cose si fanno davvero interessanti.

I workflow contabili comprendono una serie di task e processi interconnessi. Con il giusto software di gestione dei workflow, è possibile automatizzare quasi completamente questi processi più ampi. Ogni task è collegato a quello successivo nel workflow, quindi quando un task viene completato, si attiva automaticamente quello successivo.

Vediamo come questo processo potrebbe funzionare per un workflow contabile specifico: le dichiarazioni dei redditi individuali per i nuovi clienti.

1. Un’email di benvenuto e una lettera di incarico vengono inviate automaticamente ai nuovi clienti.
2. Una volta firmata la lettera di incarico, viene automaticamente inviato un questionario fiscale per raccogliere informazioni e documenti chiave.
3. Una volta completato il questionario fiscale, viene creato automaticamente un task per un commercialista che esamina questi documenti e completa la dichiarazione dei redditi – il cliente riceve un messaggio automatico che lo aggiorna su quanto sta accadendo
4. Una volta completata la dichiarazione dei redditi, viene generata automaticamente una fattura che viene inviata al cliente.
5. Una volta che il cliente paga la fattura, la dichiarazione dei redditi completata gli viene inviata automaticamente.

Ecco come potrebbe essere un workflow automatizzato per le dichiarazioni dei redditi individuali in TaxDome:

Questo è solo un esempio di come si può automatizzare un workflow contabile. Ce ne sono molti altri che possono essere automatizzati, tra cui l’inserimento dei clienti, l’elaborazione delle fatture e la tenuta della contabilità mensile.

Il punto è che non si tratta solo di automatizzare i singoli task, ma di automatizzare interi processi dall’inizio alla fine. Ciò può generare un enorme valore aggiunto per il vostro studio, consentendovi di aumentare l’efficienza, risparmiare tempo, migliorare l’accuratezza e offrire una migliore esperienza ai clienti, il tutto con un minimo sforzo manuale.

Assicuratevi che il vostro studio implementi con successo l’automazione con le nostre 7 Fasi chiave per automatizzare il workflow contabile.

I rischi e le sfide dell’automazione contabile

Abbiamo parlato dei vantaggi che l’automazione della contabilità può apportare al vostro studio, ma è anche importante comprendere le potenziali sfide che derivano dall’adozione di questa tecnologia relativamente nuova.

Esaminiamo alcuni dei rischi principali e alcune strategie per garantire una transizione senza problemi alla contabilità automatizzata.

Sicurezza dei dati

Rischio: l’automazione dei processi contabili spesso comporta la gestione di dati finanziari sensibili. Se non si adottano misure di sicurezza adeguate, questi dati potrebbero essere esposti a violazioni o ad accessi non autorizzati.

Cosa fare: implementare solide misure di sicurezza dei dati, tra cui crittografia, controlli di accesso e verifiche periodiche della sicurezza. Formare i dipendenti sulle migliori pratiche di sicurezza dei dati e garantire la conformità alle normative pertinenti, come il GDPR, a seconda del settore.

Spostamento dei posti di lavoro

Rischio: l’automazione porta a una maggiore efficienza, ma il rovescio della medaglia è che può ridurre la necessità di alcuni ruoli manuali. Le interruzioni della forza lavoro possono portare a un morale basso e all’incertezza del vostro team.

Cosa fare: sottolineare che l’automazione mira a migliorare, non a sostituire, i ruoli umani. Investite nella riqualificazione e nell’aggiornamento dei vostri dipendenti per aiutarli a passare a lavori più strategici e di alto valore, come l’analisi dei dati, lo sviluppo della strategia e il processo decisionale.

Sfide dell’integrazione

Rischio: l’integrazione degli strumenti di automazione con lo stack tecnologico e i processi contabili esistenti può essere complessa e comportare problemi di incompatibilità o di trasferimento dei dati.

Cosa fare: valutare la compatibilità prima di scegliere uno strumento di automazione. È inoltre opportuno collaborare con esperti IT per garantire un’integrazione perfetta con i sistemi esistenti. Una volta scelto lo strumento, condurre test rigorosi per identificare e risolvere i problemi di integrazione prima di implementarlo in tutta l’azienda.

Fallimenti tecnici

Rischio: gli strumenti di automazione sono soggetti a problemi tecnici o a guasti del sistema. Questi problemi possono interrompere le operazioni e causare imprecisioni finanziarie.

Cosa fare: sviluppare un solido piano di disaster recovery e sistemi di backup. Monitorare regolarmente gli strumenti di automazione per individuare eventuali malfunzionamenti e assicurarsi che il supporto IT sia prontamente disponibile per risolvere i problemi tecnici.

Mancanza di competenze e comprensione

Rischio: potreste avere lo strumento di automazione perfetto, ma se il vostro personale non sa come usarlo, alla fine risulterà inefficace.

Cosa fare: investite nella formazione dei dipendenti che utilizzeranno lo strumento di automazione per garantire che abbiano le competenze e la sicurezza necessarie per lavorare efficacemente con esso. Spiegate al vostro team gli obiettivi e i vantaggi dell’automazione e rispondete alle loro eventuali preoccupazioni.

Conclusione

Per gli studi contabili che desiderano rimanere competitivi nell’ambiente aziendale in rapida evoluzione, l’automazione dei processi non è solo una comodità, ma un imperativo strategico.

L’adozione dell’automazione consente di sbloccare livelli di efficienza e accuratezza un tempo impossibili, facendo risparmiare tempo e denaro. Potete liberare il vostro team dalle banali attività amministrative, consentendogli di concentrarsi sulla creazione di valore e sulla crescita della vostra azienda.

Seguendo i consigli, i passaggi e le best practice descritte in questa guida, sarete in grado di adottare l’automazione dei processi contabili e tutti i vantaggi che ne derivano.