士業専用DXツールで、サービス提供の業務プロセスを自動化する方法

コロナ禍以前から、一部の企業ではリモートワークが取り入れられていました。パンデミックをきっかけに、リモートワーク・テレワークは、より多くのビジネス現場で採用されることとなり、この新しい働き方に欠かせない手法として、日本を含む世界各国において、DX化の機運がより一層高まっています。税務・会計業務の現場においては、新規カスタマーの獲得や、新規・既存カスタマーに対してのサービス提供の開始（オンボーディング）に関し、ITツールを導入することにより、その複雑なワークフローを、時短で効率的に自動化させることが可能です。

本記事では、税理士、簿記、会計事務所向けのオールインワンの業務管理システムであるTaxDomeを使い、このプロセスを効率化する方法を見ていきます。

リードキャプチャの効率化

事務所の公式サイトが既にある場合は、そのサイトに、事務所のサービス利用を検討している潜在カスタマー向けのTaxDome登録フォームへのリンクを載せることにより、リード獲得を効率化することができます。また、TaxDomeでは、使いやすいウェブサイトビルダーも標準機能として利用可能です。ホスティングも含まれるこのサイトビルダー機能を使うことにより、事務所の公式サイトがない場合は、新たにサイトを作成・公開することも可能です。上記の潜在カスタマー向けのフォームを含む、TaxDomeで利用可能なフォームはすべて、自由にカスタマイズができます。事務所は、フォームを介して各カスタマーの状況を素早く把握することができ、一連のプロセスの自動化により、カスタマー対応をスピーディに開始することができます。

カスタマー向けの登録フォームにより、各顧客のニーズを効率よく把握できます。

タグによる顧客管理

TaxDomeでは、カスタマー情報の管理においてタグを使うことができます。タグは事務所の運用スタイルに合わせ、自由に作成が可能。フィルター機能を使い、タグでカスタマーを絞り込むこともできます。CRMツールとしての側面を持つTaxDome上でのカスタマー管理は、このタグ機能を利用することにより、とても利便性良く行えます。

ウェルカムメール等を自動送信

TaxDomeによるプロセスの自動化の対象には、顧客連絡先に対するメール送信も含まれます。新規カスタマーをオンボーディングする際のウェルカムメール等、顧客に対するメールでの連絡は、TaxDomeで事前設定しておいた「オートメーション」が自動で実行。マニュアル作業の削減に大きく貢献してくれます。

契約書等の作成・送付の自動化

契約書や誓約書等の署名が必要となる文書のやり取りは、TaxDomeで自動化・一元化することができます。TaxDomeには「文書の電子サイン」が標準機能として含まれているため、電子署名の専門ツールを使わずに、TaxDomeのみで、事務所とカスタマー間における、文書のサイン手続きに関するすべてを行うことができます。電子サインが必要な文書の送付は、プロセスの自動化に含める事ができるため、カスタマイズされたベストなタイミングで、契約書等を顧客に送ることができます。また、TaxDomeでは通知を細かに設定することも可能。契約書が届いたことはカスタマーに瞬時に通知され、契約書がサインされ次第、事務所にその通知が送られるように設定することができます。

カスタマー専用のTaxDomeアプリ上では、契約書が届いたことがプッシュ通知されます。

カスタマイズ可能なフォームを自動送信

TaxDomeには、顧客に関しての情報を効率よく収集できる、カスタマイズ可能なフォーム機能が備わっています。顧客は、デスクトップ環境だけでなく、カスタマー専用のTaxDomeモバイルアプリからも、簡単な操作でフォームへの回答ができます。顧客が情報提供を簡単に行えやすい状況を提供する、この情報収集フォーム機能は、 TaxDomeで最も便利な機能の1つです。

効率的な最新状況チェック

カスタマーから届いたフォーム回答、書類、メッセージ等はすべて、TaxDome上の顧客プロフィールページに集約して表示されます。また、TaxDome上でのアクション（顧客サイド、および、事務所サイド）は、「通知センター」で通知として一覧表示されます。「通知センター」では、フィルターを使って通知を様々な要素で細かく絞り込むことも可能です。

まとめ

TaxDomeを導入することにより、カスタマーのオンボーディングを多角的に効率化・自動化することができ、顧客サービス満足度を大幅に向上させることができます。TaxDomeに興味が有る方は、japan@taxdome.com 宛にお気軽にお問い合わせください。