Hoe Verbetert U De Klantervaring Met Digitale Transformatie?

Het afschaffen van papieren media biedt talloze voordelen voor kleine en grote belastingkantoren, maar er is één probleem waar veel bedrijven tegenaan lopen: klanten die niet overweg kunnen met technologie. 

Uw belastingklanten zijn gewend om hun documenten rechtstreeks bij u te bezorgen en ze per post terug te ontvangen. Ze zijn niet geïnteresseerd in technologie. Misschien denken ze dat het onveilig is om dergelijke gevoelige documenten via e-mail of online software te versturen. 

Of misschien vinden ze het gewoon te omslachtig om een ingewikkeld nieuw systeem aan te leren. 

Het ontwikkelen van een papierloze pijplijn heeft talloze voordelen voor uw bedrijf. Maar u kunt niet van deze voordelen profiteren als uw klanten tegen de verandering zijn. Hoe kunt u hen overtuigen om digitaal te gaan werken en zich veilig te voelen om documenten online te delen? 

Begin met het effectief communiceren van de voordelen van papierloos werken. Het aanbieden van incentives kan ook helpen om hen tot actie aan te zetten. 

De Voordelen van een Papierloze Pijplijn

Belastingaangifte doen gaat meestal gepaard met een hoop papier. Er zijn bergen bonnetjes en rekeningen om door te nemen en een hoop papierwerk om te verwerken en in te dienen bij de belastingdienst. Een papierloze pijplijn kan dit volledig elimineren door alles te digitaliseren, van bonnetjes tot de indiening van voorbereide belastingdocumenten.

Help uw cliënten vertrouwen te krijgen in het proces van een papierloze pijplijn door hen te wijzen op alle voordelen ervan. 

1. Minder Fouten

Het komt vaak voor dat een bonnetje zoekraakt en niet wordt meegenomen in de berekeningen van de belastingaangifte, waardoor de cijfers niet kloppen en u voor pijnlijke verrassingen komt te staan. Papierloos werken vermindert dit drastisch door alle aankoopinformatie digitaal vast te leggen. 

2. Minder Papier

Digitaal gaan heeft een positief effect op het milieu en uw portemonnee doordat u en uw klanten minder papier gebruiken. Uw klanten hoeven geen dozen papier meer heen en weer te slepen van kantoor naar kantoor omdat alles digitaal wordt opgeslagen. 

3. Bespaar Geld

Door al uw belastingdocumenten online op te slaan, hoeft u niets meer af te drukken, waardoor u minder inkt, toner en papier hoeft aan te schaffen. De klant bespaart geld doordat hij niets hoeft af te drukken en het belastingadvieskantoor bespaart nog meer door deze kostenverlaging. U bespaart ook op porto- en verzendkosten en de kosten om gevoelige documenten goed te verpakken voor de post. Deze besparingen die aan klanten worden doorberekend, kunnen hen enthousiast maken om over te stappen. 

4. Bespaar Tijd

Papierloos werken bespaart niet alleen geld, het bespaart zeker ook tijd. U bent veel tijd kwijt met het opbergen van uw documenten, het ophalen voor verwerking, het verzendklaar maken, het reizen naar het postkantoor of het direct afgeven van de documenten. Laat uw klanten zien hoeveel tijd ze besparen door documenten gewoon veilig naar uw kantoor te scannen. 

5. Eenvoudigere Gegevensverwerking

Wanneer bestanden online worden opgeslagen, wordt het gemakkelijker om de gegevens te beheren en trends en eventuele problemen op te sporen. Als belastingadvieskantoor kunt u gemakkelijk fouten opsporen of tips geven die uw cliënten kunnen gebruiken om hun belastinguitgaven te verlagen. 

Feit is dat zelfs uw favoriete online tools vol kunnen zitten met fouten en beveiligingsproblemen. De invoering van veilige en ondersteunde software in uw bedrijf kan u behoeden voor pijnlijke en kostbare fouten.  

Hoe Krijgt U Klanten Zover Om Digitaal Te Gaan Werken?

Begin met uw klanten aan te moedigen alles te scannen en online op te slaan. Ze kunnen hun smartphone gebruiken om foto’s te maken van bonnetjes zodra ze die krijgen. Deze eenvoudige verandering kan hen aanmoedigen om andere tips toe te passen en te wennen aan de technologie. 

Van daaruit kunt u hen aanmoedigen om documenten online te delen. Laat hen zien hoe veilig dit is en hoe snel en gemakkelijk het kan zijn om dit te doen. Laat ze kennismaken met software die gemakkelijk te gebruiken is en een ijzersterke beveiliging heeft om eventuele angsten te helpen wegnemen. 

Met TaxDome kunnen klanten online documenten delen zonder in te hoeven loggen. Door een document te scannen met hun telefoon, zal het naadloos en veilig verschijnen in hun bestanden zonder gedoe met wachtwoorden en extra stappen. 

Volg deze suggesties bij het overtuigen van uw klanten om papierloos te gaan werken: 

Gebruiksgemak – Installeer uw online portaal en demonstreer hoe eenvoudig het te gebruiken is. Laat zien met welke functies u uw bedrijf en uw klanten veel beter kunt laten samenwerken.  Hoe gebruiksvriendelijker uw online portaal is, hoe hoger de kans op acceptatie zal zijn. Maak video’s om met uw klanten te delen en laat zien hoe eenvoudig het gebruik is en welke vele voordelen er zijn om digitaal te gaan. 

Laat Zien en Leg Uit – Houd kiosken of computers gereed voor demonstraties op kantoor voor die klanten die toch liever bij u langskomen. Train hen persoonlijk of laat een teamlid hen door het proces van het online opslaan en delen van documenten leiden. Laat ze zien wat ze kunnen verwachten en hoe het hele proces werkt, van het indienen van het papierwerk tot het voltooien van de taken. 

Benadruk Veiligheid – Zorg ervoor dat uw video’s en andere communicatiemiddelen duidelijk maken hoe veilig uw software is. Deel met hen de verschillende beveiligingslagen zonder al te technisch te worden. 

Beschrijf de Besparingen – Geef aan hoeveel het hen kost om documenten op op de post te doen of om te reizen om ze af te geven. Vat de kosten samen van het opslaan van stapels documenten in uw kantoor en hoe tijdrovend het is om opgeslagen documenten op te halen voor verwerking. Deel dan de besparingen mee die zij kunnen genieten door over te schakelen op dit nieuwe systeem.

Toon hen nieuwe informatie – Laat hen zien hoe gemakkelijk het is om de gegevens te bewerken op een manier die hen ten goede komt. Dit kan bijvoorbeeld gaan om eenvoudigere verkoopprognoses, lopende belastinguitgaven of kosten-batenanalyses. Met de juiste software wordt het ook gemakkelijker om te zien hoe de cijfers eruit zien naarmate de tijd voor het indienen dichterbij komt. 

Beloon hun inspanningen – Introduceer een tijdgebonden incentive die ze ontvangen wanneer ze voor een bepaalde deadline papierloos gaan werken.

Papierloos Gaan, Zelfs Met Weerbarstige Klanten

Hoewel uw klanten misschien traag overschakelen op papierloos werken, kan uw bedrijf nog steeds profiteren van papierloos werken door gebruik te maken van automatisering. Met de ”Scheduled Jobs” en “Automove” functies van TaxDome worden uw interne processen zelfsturend, waardoor u zich kunt concentreren op het aantrekken van meer klanten of op andere winstgevende activiteiten.

Scheduled-jobs-and-automoveEnkele van de TaxDome’s functies die u kunnen helpen om digitaal te gaan werken zijn: 

• Gebruiksvriendelijke software – de mobiele app en het desktop-klantenportaal maken het voor uw klanten gemakkelijk om documenten te scannen en te beveiligen op hun account bij uw bedrijf. Als ze aarzelen om deze functie te gebruiken, kunt u nog steeds hun inkomende bestanden digitaliseren voor veilige opslag en eenvoudigere toegang.
• Veilig online documenten delen – met ons volledig beveiligde systeem kunnen documenten eenvoudig worden gedeeld met externe partijen zoals accountants of advocaten die de informatie nodig kunnen hebben, in plaats van onveilige e-mails te sturen.
• Onbeperkte opslagruimte – de opslag van bestanden wordt snel duur naarmate de tijd verstrijkt en naarmate uw klantenbestand toeneemt. Met TaxDome is uw opslag onbeperkt waardoor u geld, tijd en ruimte bespaart. 
• Automatisering van uw bedrijfsprocessen – plan herinneringen voor uw klanten wanneer het tijd is om bankafschriften of andere documenten in te dienen en wijs taken toe aan interne teamleden zodra deze documenten zijn ontvangen. Deze en andere naadloze automatiseringsprocessen verlossen uw bedrijf van onhandige tijdrovende administratieve taken. 
• Dien wettelijk ondertekende documenten digitaal in – met TaxDome’s e-handtekeningfunctie kunnen documenten online worden ondertekend en virtueel en veilig worden ingediend bij overheidsinstanties.

Joseph & Hetrick, LLC delen hun ervaring met het bieden van een “WOW” ervaring aan hun klanten – zelfs de meest veeleisende klanten – met behulp van TaxDome:

Gemakkelijker Digitaal Gaan

Het is een feit dat de kosten van een weigering om digitaal te gaan hoog zijn. De opkomst van Netflix ten koste van Blockbuster is een lot dat geen enkel bedrijf wil ondergaan.

Door te kiezen voor TaxDome als uw veilige digitale partner wordt de overstap naar een virtueel kantoor kinderspel. Profiteer van de besparingen en voordelen van papierloos werken door meer klanten te bedienen en een groter  team op afstand samen te stellen. Wij hebben het gemakkelijk en betaalbaar gemaakt om over te stappen naar een virtuele ruimte en uw hele bedrijf veilig online te laten draaien. 

Lees hoe Brooklyn FI 3x opschaalde met TaxDome.  Lees>>