Comment automatiser l’onboarding client avec TaxDome

Bien avant la pandémie, les entreprises modernes qui utilisaient des outils numériques avaient déjà intégré le travail à distance dans leurs activités. Mais la pandémie de la COVID-19 nous a montré que le télétravail est une nécessité pour assurer la survie d’une entreprise. Le besoin de moderniser les opérations est plus que jamais d’actualité. Une solution efficace consiste à adopter l’automatisation du flux de travail comptable pour améliorer la capture des prospects et l’accueil des clients.

Dans cet article, nous allons voir comment utiliser TaxDome, un système de gestion de cabinet tout-en-un destiné aux fiscalistes, aux comptables et aux cabinets d’expertise comptable, pour uniformiser ce processus.

Aujourd’hui nous partageons une liste simple d’onboarding d’un nouveau client.

Pour plus d’idées, n’hésitez pas à aller jeter un œil aux modèles de listes d’onboarding de nouveaux clients et visionner notre webinaire sur comment fluidifier votre processus de déclaration de revenu individuel.

Fluidifier la capture de prospects

La première étape de ce processus est quand un nouveau client veut s’inscrire avec votre entreprise. Vous pouvez utiliser le formulaire d’inscription TaxDome pour fluidifier la capture de prospect. Le formulaire d’inscription vous permet de mettre en place des questions personnalisées pour les clients pour que vous puissiez savoir quels services ils ont besoin, stocker des informations de contact et déclencher d’autres actions automatiquement en fonction de leurs retours.

Par exemple, si un nouveau client répond qu’il est intéressé par une déclaration pour une entreprise —  vous pouvez automatiser en envoyant un questionnaire fiscal pour les entreprises automatiquement dès qu’ils s’inscrivent sur votre entreprise. Par exemple au Canada, s’ils sont intéressés par une déclaration canadienne T1, ils peuvent recevoir votre questionnaire et contrat canadien, et s’ils veulent juste des informations sur votre entreprise vous pouvez envoyer automatiquement un e-mail d’explication de vos différents services et de leurs prix. Dans tous les scénarios, vous pouvez vous extraire de l’étape initiale d’information et exploiter les automatisations pour être un assistant à toute épreuve. 

Exemple de formulaire d’inscription. Créer des questions personnalisées pour déterminer les besoins de votre client.

En plus des e-mails, contrats, organisateurs, etc – vous pouvez aussi utiliser cette étape pour automatiser les entrées de données dans votre CRM. Vous pouvez aussi automatiquement appliquer des tags aux clients en fonction de leurs réponses: c.-à-d. ‘nouveau client’, ‘impôt d’entreprise’, ‘déclaration de revenu individuel’, etc. Les tags sont importants comme ils vous aident à rapidement organiser automatiquement vos clients dans votre CRM et trouver le bon client, segmenter votre flux de travail et faciliter la communication ciblée par le biais d’actions automatiques déclenchées par les réponses des clients.

Le lien ci-dessus peut être utilisé comme un lien autonome que vous fournissez aux clients ou un lien « S’inscrire » ou « Commencer » sur votre site web. Si vous n’avez pas de site internet, TaxDome a un créateur de site internet (avec hébergement) inclus dans le plan tarifaire TaxDome – l’hébergement de votre site internet avec TaxDome n’est pas requis pour utiliser les outils mis en avant dans cet article.

Découvrez comment Total Tax Services a automatisé son processus d’onboarding de nouveaux clients.

Vérification des documents

En supposant que le client ait choisi un service spécifique qui l’intéresse, c’est important d’apprendre à mieux se connaître. L’envoi d’e-mails et de messages de bienvenue est l’un des meilleurs processus pour définir les attentes et transmettre une communication forte au nom de votre cabinet. Vous pouvez fluidifier le processus en envoyant des e-mails de bienvenue automatiquement dès qu’un nouveau client s’inscrit.

En plus de fournir au client la communication autour de votre entreprise, vous pouvez aussi obtenir des informations de leur part. Avec TaxDome, vous pouvez le faire dans un format mobile-friendly et facile d’utilisation — en envoyant des questionnaires automatiquement. Les questionnaires sont customisables et peuvent être aussi approfondi que vous le voulez. 

En utilisant les conditions, les questionnaires peuvent remplacer des entretiens en personne ou par téléphone et les questions complémentaires qui se basent sur les réponses des clients. Si un client coche qu’il a une entreprise, vous pouvez leur demander de télécharger leurs documents d’entreprises, si un client a des enfants, vous pouvez leur demander de fournir leur date de naissances et leur numéro de sécurité social, etc. Tout comme vous le feriez à votre bureau, mais tout automatisé. Les clients adorent ces questionnaires parce qu’ils peuvent les remplir de leurs téléphones et ils n’ont pas à s’inquiéter de sauvegarder comme toutes les réponses sont sauvegardées automatiquement.

Découvrez notre webinaire sur comment offrir à vos clients une excellente expérience utilisateur avec les questionnaires TaxDome.

Envoie de contrats

Les contrats définissent la relation légale entre le client et l’entreprise et protègent votre entreprise s’il y a un désaccord. Cependant, la préparation et l’envoi de contrats pour chacun des services que vous offrez et à chaque client peut vous faire perdre beaucoup de temps. 

TaxDome vous aide à automatiser tout le processus – les clients reçoivent des notifications en direct automatique à propos des contrats qui ont besoin de signature et quand c’est fait, vous recevez une notification. Si vous avez besoin que des époux signent — TaxDome vous enverra les contrats pour les deux époux et mettra en évidence l’endroit où ils doivent signer.

TaxDome est totalement adapté pour une utilisation sur smartphone par le biais d’applications mobiles pour iOS et Android qui permettent à vos clients le service de qualité qu’ils attendent en 2022.

Les clients recevront une notification en direct les informant à propos du contrat et ils pourront le signer directement.

En préparation

À l’heure actuelle, vous disposez déjà de toutes les réponses et de tous les documents que les clients vous ont envoyés, triés automatiquement dans leurs profils et les contrats de clients signés dans TaxDome se retrouve dans une boîte de réception intelligente qui fournit une vue à 360° de tous les processus de votre entreprise. 

Vous pouvez choisir de préparer une déclaration vous-même ou assigner  la tâche à un employé  et suivre leur progression. Si vous utilisez automove – tout peut se faire automatiquement.

Envoi de facture

En utilisant les automatisations TaxDome, vous pouvez envoyer les factures automatiquement, avec la possibilité de détailler les factures.

Et voici la meilleure partie: vous pouvez verrouiller votre déclaration terminée à une facture pour que vos clients ne puissent pas y accéder avant d’avoir payé. Plus de problèmes de paiements — vous êtes toujours payé avec TaxDome.

Signatures électroniques

Une fois que vous avez préparé leur déclaration, c’est le moment d’obtenir leur signature. Dans TaxDome, vous avez des signatures électroniques illimitées et la KBA est aussi disponible. Préparer une déclaration des revenus n°2042  dans votre logiciel fiscal, imprimer-le par le biais de TaxDome et demander des signatures. Vous pouvez demander des signatures pour une personne, des époux, ou des agents d’une entreprise. Une fois que votre client a signé, c’est le moment d’envoyer les fichiers électroniquement! 

Envoi de fichier électronique

A ce stade, il est temps d’envoyer votre fichier. Nous recommandons aussi d’envoyer les e-mails automatiques pour les informer que leur déclaration a bien été envoyée.

Fluidifier la façon dont vous et votre équipe gérez l’onboarding de client. TaxDome vous fera économiser du temps et améliore votre efficacité en général. Commencez dès maintenant avec notre démo quotidienne.