Come automatizzare l’Onboarding dei clienti con Taxdome

Già prima della pandemia, le aziende moderne che utilizzano strumenti digitali avevano già abbracciato il lavoro da remoto come parte delle loro operazioni. Ma la pandemia COVID-19 ci ha dimostrato che la capacità di lavorare da remoto è una necessità fondamentale per garantire la sopravvivenza del business. La necessità di modernizzare le operazioni sta crescendo più che mai. Una soluzione efficace è l’adozione dell’automazione del flusso di lavoro contabile per ottimizzare la raccolta dei dati dei potenziali contatti e l’onboarding dei clienti.

Qui, vediamo come si può usare TaxDome, un sistema all-in-one di gestione dello studio per consulenti fiscali, addetti alla contabilità e studi di commercialisti, per semplificare questo processo.

Oggi condivideremo una semplice checklist per l’onboarding di un nuovo cliente.

Se cerchi nuovi spunti, sentiti libero di dare un’occhiata agli altri modelli di checklist per l’onboarding dei nuovi clienti e guarda il nostro webinar su come semplificare il tuo 730.

Ottimizzare l’acquisizione di potenziali clienti

Il primo passo nel processo è quando un nuovo cliente vuole lavorare con il tuo studio. È possibile utilizzare il modulo di iscrizione di TaxDome per ottimizzare l’acquisizione dei clienti. Il modulo di iscrizione consente di impostare domande personalizzate per i clienti in modo da poter conoscere i servizi di cui hanno bisogno, memorizzare le informazioni di contatto, e attivare altre azioni automaticamente a seconda del loro feedback.

Per esempio, se un nuovo cliente risponde che è interessato ad una dichiarazione aziendale – è possibile automatizzare l’invio di un questionario fiscale aziendale automaticamente non appena si iscrivono al tuo studio. Per esempio, in Canada, se sono interessati ad  una dichiarazione T1, possono ricevere il tuo questionario canadese e il tuo contratto, e se vogliono solo informazioni sul tuo studio puoi inviare email automatiche che spiegano i vari servizi che offri e i listini prezzi. In tutti gli scenari, puoi rimuovere te stesso dalla fase iniziale di “informazione” e sfruttare l’automazione che diventa così il tuo infallibile assistente. 

Esempio di modulo d’iscrizione. Crea domande personalizzate per definire le necessità dei tuoi clienti.

Oltre a email, contratti, questionari, ecc – puoi anche usare questo passaggio per automatizzare gli input del tuo CRM. Inoltre, puoi anche applicare automaticamente dei tag ai clienti a seconda delle loro risposte: ad esempio, ‘nuovo cliente’, ‘tassa aziendale’, ‘730’, ecc. I tag sono importanti perché ti aiutano a organizzare rapidamente i clienti nel tuo CRM e a trovare i clienti giusti, a segmentare il tuo flusso di lavoro, o workflow, e a facilitare la comunicazione mirata grazie ad azioni automatiche che vengono attivate dalle risposte dei clienti.

Quanto sopra può essere usato come un link indipendente che fornisci ai clienti o come un link ‘Iscriviti’ o ‘Inizia’ presente sul tuo sito web. Se non hai un sito web, TaxDome ha un costruttore di siti web (con hosting) incluso nel piano TaxDome – non è necessario che TaxDome sia l’hosting del tuo sito per utilizzare gli strumenti descritti in questo articolo.

Guarda come Total Tax Services ha automatizzato il processo di inserimento dei nuovi clienti.

Revisione dei documenti

Supponendo che il cliente abbia scelto un servizio specifico a cui è interessato, è buona norma conoscersi meglio. L’invio di email e messaggi di benvenuto è uno dei migliori metodi per stabilire le aspettative e trasmettere una comunicazione efficace da parte del tuo studio. Puoi ottimizzare il processo inviando automaticamente email di benvenuto non appena un nuovo cliente si iscrive. 

Oltre a fornire al cliente comunicazioni riguardo al tuo studio, dovrai anche ottenere informazioni da lui. Con TaxDome, è possibile farlo in un formato facile da usare e mobile-friendly – inviando automaticamente i questionari. I questionari (a volte conosciuti come moduli o questionari) sono personalizzabili e possono essere approfonditi o generali, a seconda delle necessità. 

Utilizzando le condizioni, i questionari possono sostituire i colloqui di persona o telefonici e fare domande di follow-up basate sulle risposte dei clienti. Se qualcuno dice di avere un’azienda, gli si può chiedere di caricare i documenti di accorpamento, se qualcuno ha figli, gli si può chiedere di fornire le loro date di nascita e i codici fiscali, ecc. Proprio come sulla scrivania del tuo ufficio, ma tutto automatizzato. I clienti amano questi questionari perché possono compilarli sui loro telefoni e non devono più preoccuparsi di salvare perché tutte le risposte si salvano automaticamente.

Guarda il nostro webinar su come fornire ai tuoi clienti una fantastica esperienza utente con i questionari di TaxDome.

Contratto Inviato

I contratti definiscono il rapporto tra studio legale e cliente e proteggono il tuo studio in caso di disaccordo. Tuttavia, la preparazione e l’invio dei contratti per ogni servizio offerto e ogni cliente con cui si ha a che fare può richiedere molto tempo. 

TaxDome ti aiuta ad automatizzare l’intero processo: i clienti ricevono notifiche automatiche per i  contratti che necessitano della loro firma e, una volta fatto, tu ricevi una notifica. Se hai bisogno che una coppia sposata firmi – TaxDome invierà i contratti ad entrambi ed evidenzierà dove devono firmare.

TaxDome è completamente mobile friendly e include applicazioni mobili intuitive per iOS e Android, che ti permettono di fornire ai tuoi clienti la qualità del servizio che si aspettano nel 2022.

I clienti riceveranno un popup che li informa del tuo contratto e lo firmeranno subito.

In preparazione

A questo punto, avrai già tutte le risposte e i documenti che i clienti ti hanno inviato, ordinati automaticamente nei loro profili cliente e i contratti saranno firmati. TaxDome offre una inbox con notifiche intelligenti che fornisce una visione a 360° su tutti i processi del tuo studio. 

Puoi scegliere di preparare tu stesso una dichiarazione dei redditi o assegnare un task ai dipendenti e seguire i loro progressi. Se si utilizza lo spostamento automatico – tutto questo avverrà automaticamente.

Fattura inviata

Utilizzando le automazioni di TaxDome, è possibile inviare automaticamente le fatture, compresa la possibilità di elencare le fatture.

Ed ecco la parte migliore: puoi bloccare la tua dichiarazione dei redditi alle fatture in modo che i clienti non possano accedervi finché non ti pagano. Niente più problemi di insolvenza – sarai sempre pagato con TaxDome.

Firma elettronica

Una volta che hai preparato la loro dichiarazione, è il momento di ottenere la loro firma. In TaxDome, hai un numero illimitato di firme elettroniche, ed è disponibile anche KBA. Prepara la delega per il 730 nel tuo software fiscale, stampalo su TaxDome e richiedi la firma. È possibile richiedere le firme di individui, coppie sposate, o più funzionari di un’azienda. Una volta che il tuo cliente firma, è il momento di archiviare elettronicamente! 

Archiviazione elettronica

A questo punto, è il momento di archiviare elettronicamente la dichiarazione dei redditi. Raccomandiamo anche di inviare email automatiche per informarli che la loro dichiarazione dei redditi è in fase di archiviazione elettronica.

Semplifica il modo in cui tu e il tuo team gestite l’inserimento dei clienti. TaxDome ti farà risparmiare tempo e aumenterà la tua efficienza generale. Inizia con la nostra demo giornaliera.