Studio fiscale senza supporti cartacei: Cosa dovreste sapere sulle firme elettroniche

Se ci pensi, ogni dichiarazione dei redditi deve essere firmata, e con l’Agenzia delle Entrate che si aspetta oltre 150 milioni di dichiarazioni individuali in questa stagione fiscale, è difficile immaginare le infinite scartoffie coinvolte. Fortunatamente, la maggior parte dei contribuenti sceglie di presentare le loro dichiarazioni per via elettronica. Per poter presentare con successo una dichiarazione dei redditi per via telematica , essa deve essere firmata elettronicamente. È qui che entrano in gioco le firme elettroniche legalmente vincolanti.

Per gli studi fiscali che offrono servizi di preparazione e archiviazione delle imposte ai contribuenti, una firma elettronica è necessaria anche per archiviare con successo le dichiarazioni. Navigare nel mondo delle dichiarazioni fiscali firmate elettronicamente può sembrare complicato anche per i professionisti fiscali. Questo è dovuto principalmente al fatto che i contribuenti che presentano le proprie dichiarazioni sono soggetti ad una serie di requisiti di firma, mentre i commercialisti sono soggetti anche ad un’altra serie di requisiti di firma elettronica. 

In questo articolo, condivideremo alcune intuizioni degli esperti sui benefici delle dichiarazioni dei redditi firmate elettronicamente, su come gli studi fiscali possono passare alle firme elettroniche, e sull rinuncia ai supporti cartacei con TaxDome – una semplice soluzione tutto-in-uno con firme elettroniche illimitate. 

Vantaggi delle dichiarazioni fiscali firmate in formato elettronico

Gli studi fiscali gestiscono molteplici documenti e accordi che devono essere firmati. Con le firme elettroniche, si può godere di un modo ottimo e molto più conveniente di firmare e autorizzare i documenti in tutto il processo di gestione del servizio. La buona notizia è che si possono richiedere anche firme elettroniche da più clienti su un documento e anche aggiungere l’Autenticazione basata sulla conoscenza (KBA) per migliorare la sicurezza. 

Le firme elettroniche hanno reso più facile sia per i professionisti fiscali che per i contribuenti firmare i documenti da ovunque essi si trovino, semplicemente usando un software di firma elettronica. Questo rende il processo di firma elettronica semplice, veloce e diretto. Ma al di là di questo, quali sono i benefici delle dichiarazioni fiscali firmate elettronicamente per i commercialisti? 

• Risparmia il tuo tempo prezioso – Con le firme elettroniche, puoi accelerare i tempi di consegna di documenti importanti come le dichiarazioni e i contratti per il tuo studio fiscale. Niente più stampa, scansione, invio di documenti e attesa ansiosa che i clienti firmino e rispediscano. Si arriva a risparmiare tempo prezioso e beneficiare di guadagni di efficienza.
• Permette un processo decisionale più rapido – Le dichiarazioni dei redditi firmate elettronicamente accelerano e facilitano la presa di decisioni e l’avanzare del tuo processo di preparazione delle tasse. Le firme elettroniche accelerano le formalità associate ai processi di approvazione. Con te e i tuoi clienti in grado di firmare le dichiarazioni con la firma elettronica, l’approvazione e il processo decisionale sono molto più rapidi.  
• Riduce i costi – La firma elettronica delle dichiarazioni dei redditi è più conveniente per la tua attività e per i clienti. Si risparmia sulla carta, sull’imballaggio, sulla spedizione e sui costi di spedizione. Puoi anche ridurre i requisiti di gestione dei cartacei ed implementare un processo di preparazione e approvazione delle dichiarazioni più efficiente.  
• Protegge il flusso dei documenti – Un semplice errore come una firma mancante può ritardare la consegna del servizio quando si preparano e si archiviano le dichiarazioni per i clienti. Offrendo ai tuoi clienti un’opzione per firmare elettronicamente le dichiarazioni fiscali, puoi rendere sicuro il tuo flusso di documenti ed eliminare gli errori evitabili. Potrai anche godere di un ottimo controllo sul flusso dei documenti con rischi ridotti al minimo.
• Legalmente vincolante – L’Agenzia delle Entrate accetta le firme elettroniche come legalmente vincolanti – per saperne di più sull’autorizzazione alla firma elettronica dell’Agenzia delle Entrate. Così, invece di avere a che fare con infinite scartoffie, optare per le dichiarazioni dei redditi firmate elettronicamente è la strada da percorrere. Finché scegli una soluzione di firma elettronica che soddisfi gli standard dell’Agenzia delle Entrate per le firme elettroniche, puoi essere sicuro che i tuoi documenti saranno legalmente vincolanti.  
• È vantaggioso sia per i clienti che per il tuo studio – L’uso delle firme elettroniche ottimizza il flusso di documenti avanti e indietro richiesto dalle pratiche per la dichiarazione dei redditi. L’Agenzia delle Entrate sta fortemente incoraggiando i contribuenti a presentare le loro dichiarazioni elettronicamente per ottenere rimborsi più veloci. Accettando le dichiarazioni dei redditi firmate elettronicamente come pratica, tu e i tuoi clienti potrete godere di un pratico ed ottimo processo di preparazione e archiviazione delle tasse. 

Rinunciare ai supporti cartacei – come le aziende possono usare le firme elettroniche

Rinunciando ai supporti cartacei si riducono significativamente le tue attività amministrative. Per iniziare, procurati un software di gestione della pratica come TaxDome che offre la firma elettronica dei documenti. Per rendere il processo di firma elettronica semplice, assicuratevi che il software di gestione della pratica vi permetta di:

• Caricare documenti sul profilo del cliente
• Richiedere firme elettroniche ai clienti
• Aggiungere più firmatari 
• Indicare dove i clienti devono aggiungere una firma
• Inviare facilmente documenti da firmare 
• Ricordare ai clienti di firmare i documenti
• Aggiungere l’Autenticazione basata sulla conoscenza (KBA) per verificare l’identità del contribuente
• Visualizzare chi ha firmato i documenti e chi ha rifiutato di farlo
• Visualizzare quali conti dei clienti hanno firme elettroniche in sospeso
• Scaricare i documenti dopo che il cliente ha firmato

Stati negli Stati Uniti che permettono le dichiarazioni fiscali firmate elettronicamente

È fondamentale capire quali sono gli stati che permettono le dichiarazioni dei redditi firmate elettronicamente e quelli che non richiedono una firma o l’archiviazione, in modo da poter comunicare ai vostri clienti le informazioni corrette sulla vostra nuova funzione di firma elettronica sul vostro software di gestione della pratica.

Paesi che hanno legalizzato la firma elettronica

• Brasile
• Chile
• Colombia
• Francia  
• Germania
• Italia
• Israele
• Giappone
• Mexico
• Olanda
• Peru
• Portogallo
• Spagna
• Regno Unito 

Vedi la lista completa dei paesi in cui le firme elettroniche sono legali.

Come incorporare le firme elettroniche nel vostro studio

Le firme elettroniche fanno risparmiare tempo al tuo studio e offrono ai tuoi clienti un modo efficiente per firmare documenti come le dichiarazioni dei redditi da qualsiasi dispositivo. Anche se ci sono numerose applicazioni e software di firma elettronica indipendenti, fare affidamento su queste applicazioni può diventare rapidamente scomodo per il tuo  studio. 

L’utilizzo di più applicazioni non sarà solo frustrante per i tuoi clienti, ma anche dispendioso in termini di risorse per te. Per assicurare un flusso di lavoro regolare nella gestione della tua attività , dovresti optare per una soluzione tutto-in-uno che ti permetta di gestire tutto, dall’inserimento del cliente alle richieste di documenti e alla firma. È qui che entra in gioco un software di gestione della pratica fiscale affidabile come TaxDome. 

Se stai cercando un modo semplice per integrare le firme elettroniche nella tua attività, la firma elettronica di TaxDome è probabilmente la migliore soluzione sul mercato:

• Soddisfa e supera le misure di sicurezza ESIGN Act & UETA

A sinistra: lo studio controlla lo stato dei documenti del cliente; a destra: il cliente firma il documento.

Iniziare con TaxDome

Le firme elettroniche hanno cambiato significativamente il modo in cui gli studi fiscali autenticano le dichiarazioni dei redditi e altri importanti documenti  dei clienti. Tu e i tuoi clienti potrete ora firmare i documenti con facilità utilizzando la funzione di firma elettronica incorporata all’interno del portale TaxDome.