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Temos o prazer de apresentar as melhorias realizadas este mês, antes do início do período fiscal para o(a) ajudar no decurso do próximo período de grande afluência fiscal, da forma mais harmoniosa possível. Eis as novidades.
Em conformidade com a nossa visão de ter todos os aspectos da sua empresa organizados num único portal, introduzimos uma nova secção: Documentos. Esta nova secção global, contém todos os documentos de todos os clientes da sua empresa. Esta secção global integra outras secções ‘globais’: trabalhos, tarefas, faturas, entradas de tempo. Tencionamos no futuro, adicionar secções globais noutras áreas (chats, contratos, etc.).
À medida que mais negócios se tornam digitais, é necessário tornar os chats interativos. Com este lançamento, poderá agora incorporar imagens e vídeos, podendo os vídeos ser visualizados diretamente no visualizador do chat, sem ter de abrir novos separadores. Poderá ainda optar por exibir todo o conteúdo da mensagem nas notificações por e-mail, se assim o desejar.
Atualizamos também a funcionalidade de ‘Upload Concluído’ para incluir um botão no portal do cliente. Esta funcionalidade é opcional – quando ativada, os seus clientes irão ter um botão destacado de ‘Upload Concluído’ no seu portal.
As equipas beneficiam de um novo botão ‘Solicitar Acesso’, que permite aos funcionários acederem com maior facilidade a partes do sistema que não estão disponíveis.
Dê uma espreitadela: Estamos a trabalhar na integração das SMS no conjunto de ferramentas de comunicação disponíveis. Fique atento!
Analisemos estas e outras melhorias em detalhe.
📚 Gestão de documentos
Documentos Globais: gestão de documentos centralizada e mais eficiente
A secção dedicada dos Documentos permite-lhe aceder a todos os documentos de todos os clientes da sua empresa. Com uma interface renovada e uma navegação melhorada, poderá agora localizar os ficheiros de que necessita de forma mais rápida e fácil.
Organização global dos documentos
- Recente é uma nova visão criada para aceder aos 100 ficheiros mais recentemente visualizados/recentemente uploaded, em todos os clientes
- Documentos é uma nova interface criada para analisar documentos no contexto de um cliente. Semelhante ao Explorador do Windows ou ao Mac Finder, esta visualização permite alternar entre perfis de clientes sem ter de sair da página e aceder à secção de Clientes. Poderá facilmente fazer o upload de documentos e pastas, criar e aplicar modelos de pastas, solicitar assinaturas bem como todas as outras ações.
- Lixo é o caixote do lixo da sua empresa – aceda a todos os documentos eliminados de todos os clientes nos últimos 120 dias. Após 120 dias, os documentos são eliminados automaticamente. Mais informação sobre como eliminar e restaurar ficheiros aqui>>
A filtragem de ficheiros por nome de conta, data ou com base nas suas preferências permite-lhe localizar todas as assinaturas, todas as aprovações e ações recentes da sua empresa e dos seus clientes ao longo de um período de tempo específico em todas as contas. Crie modelos para aceder rapidamente às suas visualizações favoritas.
Dê uma espreitadela: No futuro, planeamos melhorar a secção dos Documentos, adicionando subsecções de Assinaturas e Aprovações, implementando uma nova ferramenta de “sugestão de pesquisa” entre outros.
✉️ Mensagens Seguras
Chats mais interativos: incorpore imagens e vídeos
Este lançamento introduziu melhorias nas Mensagens Seguras (Chats), tornando a sua comunicação ainda mais interativa e mais semelhante a outras ferramentas de mensagens tais como o WhatsApp e o iMessage.
- O nosso novo visualizador de media permite à sua empresa e clientes assistir a todos os ficheiros de media anexados, imagens e vídeos, na linha do chat, permitindo-lhe manter a concentração.
- Anexar imagens. Pode anexar até 10 imagens nos formatos .png, .jpg, .jpeg, .gif e .svg. Quando anexados, poderão rodá-los e fazer zoom in/out dependendo do tamanho do ficheiro (por exemplo, capturas de ecrãs de extratos bancários).
- Incorporar vídeos do YouTube, Loom, Vimeo e do Google Drive nos chats para que os clientes possam aceder instantaneamente e em qualquer altura posterior (por exemplo, guia de vídeo de embarque, visão geral da declaração de impostos, acompanhamento do processo do pré-pagamento, etc.)
- Renomear links. Sempre foi possível adicionar links nos chats, mas agora é possível escolher o texto que o cliente irá ver. Em vez de hiperligações longas (https://www.google.com/search?q=yesterday+beatles) – poderá digitar Adoro esta música!.
Para obter mais detalhes sobre como adicionar elementos interativos nos seus chats, consulte o nosso Centro de Ajuda.
Dê uma espreitadela: As funcionalidades referidas acima foram adicionadas aos chats até à data, porém o visualizador de imagens e vídeo será implementado de forma universal na TaxDome (nos modelos, e-mails, etc.)
Opção para exibir o conteúdo da mensagem nas notificações por e-mail
Anteriormente, lançámos esta capacidade de controlar a visibilidade das tarefas do cliente nas notificações correspondentes dos clientes. A prática provou ser uma economia de tempo e produtiva, visto que os seus clientes não têm de aceder ao portal do cliente para obterem conhecimento do que é necessário.
Com base nesta experiência, introduzimos a opção de controlar a exibição do conteúdo da mensagem no corpo do e-mail para as empresas, clientes e membros da equipa de modo a melhorar a rapidez e eficiência da comunicação. A funcionalidade pode ser ativada nas Definições da Empresa. Para as empresas que desejam manter um nível de segurança mais elevado, esta é uma funcionalidade opcional que pode optar por manter desativada.
Eis como a notificação por e-mail surgirá ao seu cliente:
Mais informação acerca da nova configuração das notificações por e-mail no nosso blogue.
Dê uma espreitadela: A comunicação por SMS será apresentada antes do período fiscal! Será possível relembrar e atualizar os clientes via SMS e enviar textos de forma manual ou automática.
👨👩👧👧 Portal do Cliente
Foi adicionado um botão destacado de “Upload Concluído
Várias empresas enfrentam dificuldades: “Como é que o meu cliente me informa de que já efetuou o upload dos documentos”? Apesar de várias empresas utilizarem funcionalidades que têm um estado claro de ‘Concluído’, tais como os questionários (que o cliente pode submeter) e tarefas do cliente (que o cliente pode completar), as empresas que não utilizam estas funcionalidades têm fluxos de trabalho mais ambíguos. No início deste ano, introduzimos funcionalidades destinadas a resolver este problema, nomeadamente a caixa de verificação de ‘Upload Concluído’, que surge após o cliente efetuar o upload de um documento. A realização de testes e o feedback demonstraram que, apesar de tal ser útil, as empresas procuravam uma solução mais clara que fosse visível a todo o momento, e não apenas após o upload.
Com este lançamento, pode ser adicionado um botão claro de ‘Upload Concluído’ à página inicial do portal do cliente da sua empresa e à secção dos Documentos. Quando premido, os membros da sua equipa que seguirem a conta serão notificados na Inbox+ e/ou no e-mail, dependendo das suas definições de notificação. Esta funcionalidade é opcional e pode ser ativada/desativada nas definições da sua empresa.
Saiba mais sobre como funciona no nosso blogue>>
Capacidade de imprimir questionários
Há muito tempo que os profissionais conseguem imprimir questionários ou guardar em formato PDF diretamente na TaxDome. Mas com a atualização de hoje, a mesma funcionalidade é introduzida no portal do cliente: os clientes poderão agora imprimir os questionários em PDF e guardar cópias impressas para referência futura.
Para obter mais informações sobre como imprimir questionários, consulte o nosso Centro de Ajuda>>
🤓 Gestão de equipas
Foi adicionado um botão de solicitar acesso
Se for mencionado numa tarefa ou mensagem a que não tem acesso, poderá agora solicitar acesso com um clique. Se já utilizou o Google docs, a funcionalidade é muito semelhante quando está a aceder a um documento que não tenha ainda sido partilhado consigo.
Ao solicitar o acesso, será enviada uma notificação aos seus colegas de equipa para conceder o acesso.
No passado, quando um funcionário da empresa recebia tarefas que ainda não tinha acesso à conta, recebia uma mensagem de erro e tinha de contactar alguém. Este fluxo foi redefinido e racionalizado, a notificação para conceder acesso será enviada via e-mail e Inbox+, permitindo-lhe conceder acesso com um clique.
Mais sobre como solicitar acesso>>
Formação e colaboração da equipa: Melhorias nas Páginas Wiki
As Páginas Wiki da TaxDome aumentam a produtividade da equipa e asseguram a qualidade da produção, incorporando SOPs (procedimentos operacionais padrão). Ao integrar tudo num único sistema, poupando até 37 horas por funcionário, por mês.
A atualização de hoje racionaliza o processo de criar uma nova página Wiki sem abrir separadores extra. Tem agora um separador Lixo na interface das Páginas Wiki onde poderá localizar todas as Páginas eliminadas e informação relevante sobre as mesmas: o autor (quem criou a página), título, quem e quando foi removido, número de dias até a página ser eliminada definitivamente. Por predefinição, as Páginas eliminadas são eliminadas permanentemente após 120 dias.
Mais sobre como criar Páginas Wiki>>
💰 Faturação
Melhorias na experiência do utilizador/interface do utilizador
Tornou-se mais fácil adicionar serviços a faturas com preenchimento automático; comece a digitar que o menu dropdown exibirá todas as opções que correspondem à sua pesquisa.
Mais sobre o processamento de pagamentos na TaxDome>>
Dê uma espreitadela: As faturas recorrentes serão apresentadas antes do período fiscal, permitindo à sua empresa receber pagamentos (CC ou ACH) em horários pré-definidos!
✍️ Assinaturas eletrónicas
Anulação das assinaturas eletrónicas: notificação ao cliente como opcional
Anteriormente, ao anular solicitações de assinatura pendentes, era enviada uma notificação por e-mail a quem tinha previamente assinado o documento eletronicamente. O feedback dos utilizadores sugeriu que vários utilizadores preferiam que esta notificação por e-mail fosse opcional. Com este lançamento, poderá agora ativar ou desativar a notificação por e-mail.
Mais informações sobre como anular solicitações de assinatura no nosso Centro de Ajuda>>
🔥 Outros
- Novidades: Programa de acesso antecipado: seja o primeiro a receber novas funcionalidades – inscreva-se
- Novo curso da Academia TaxDome: Guia de faturação, descubra como as empresas reduzem eficazmente as contas a receber e obtêm sempre o pagamento atempado
Todos os acima mencionados mais 56 afinações e reparações! Junte-se à nossa Comunidade do Facebook para colocar quaisquer questões, solicitar funcionalidades ou apenas conversar com os seus colegas.
No caso de o ter visto, eis um resumo das principais funcionalidades que abordámos na nossa publicação anterior.
Maria é uma digital marketer em TaxDome. Tendo trabalhado tanto em software personalizado como no desenvolvimento de produtos, ela sabe o que interessa aos clientes e como ajudar as empresas a ter sucesso. Aprecia todo o tipo de escrita. Quando não está a escrever, anda em busca de algo para testar.
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