Principales caractéristiques des logiciels de gestion de cabinet pour les comptables

Les comptables s’appuyant plus que jamais sur la technologie, le choix d’un logiciel de gestion de cabinet est l’une des décisions les plus importantes que votre cabinet comptable puisse prendre. Les logiciels de gestion de cabinet combinent plusieurs outils en une seule plateforme, ce qui vous permet de consolider votre pile technologique, de centraliser les données et de rationaliser les processus.

Dans cet article, nous allons passer en revue les principales fonctionnalités que vous pouvez attendre d’un logiciel de gestion de cabinet comptable – et comment elles peuvent vous aider à créer des flux de travail plus efficaces.

Entrons dans le vif du sujet.

Gestion des projets et des tâches

La comptabilité comporte de nombreux éléments mobiles, les équipes gérant simultanément plusieurs clients, projets et tâches. Sans la technologie appropriée, il peut s’avérer difficile de tout suivre, ce qui peut entraîner des erreurs ou des retards. 

Un logiciel de gestion de cabinet vous permet d’attribuer des projets et des tâches et de suivre l’avancement de leur réalisation. Cela apporte un nouveau niveau de transparence et de visibilité au travail, permettant aux membres de l’équipe de savoir qui travaille sur quoi à tout moment. 

Les meilleures plateformes de gestion des cabinets proposent également l’automatisation des tâches. Dans TaxDome, vous pouvez créer et attribuer automatiquement des tâches dans le cadre d’un flux de travail automatisé plus large. Ainsi, lorsqu’une tâche entre dans la phase de préparation de la déclaration de revenus d’un workflow de déclaration de revenus, par exemple, le comptable assigné sera automatiquement notifié de la tâche.

Vue Kanban dans TaxDome, montrant où se situent les différents projets dans un flux de travail.

Gestion d’équipe

Une gestion efficace de l’équipe est essentielle au bon fonctionnement d’un cabinet comptable. Avec un logiciel de gestion de cabinet, vous pouvez avoir une vue d’ensemble du travail de votre équipe, affecter des comptables à différentes tâches ou clients, et définir des droits d’accès à un niveau granulaire. Les comptables peuvent également communiquer entre eux par le biais de chats internes. 

Certaines plateformes vont encore plus loin en proposant des analyses et des tableaux de bord d’équipe, vous donnant une vue en temps réel de la charge de travail et des ressources. Dans TaxDome, vous pouvez même créer des procédures opérationnelles standard (POS) qui aident à guider votre équipe dans les processus internes.

Dans TaxDome, les équipes peuvent communiquer et collaborer facilement, que ce soit sur ordinateur ou sur mobile.

Automatisation de flux de travail

Qu’il s’agisse de communiquer avec les clients ou de mettre à jour les données, la comptabilité est pleine de tâches répétitives. L’automatisation de ces tâches libère les comptables du travail banal, assure la cohérence des processus et élimine le risque d’erreur. Les meilleurs logiciels de gestion de cabinet ne se contentent pas d’automatiser des tâches individuelles, mais des flux de travail entiers.

Prenons l’exemple de la préparation des déclarations fiscales. Hormis le fait de remplir le formulaire, la plupart des étapes – y compris la communication avec les clients, l’envoi de propositions et de lettres de mission, la collecte de documents et la demande de paiement – peuvent être entièrement automatisées.

Dans TaxDome, vous pouvez créer des flux de travail comprenant plusieurs étapes. Chaque étape peut contenir ses propres automatisations qui se déclenchent lorsqu’un projet entre dans cette étape. Une fois certaines tâches accomplies, le projet passe automatiquement à l’étape suivante, déclenchant une nouvelle série d’automatisations – et ainsi de suite.

Automatisation du flux de travail dans TaxDome.

Vous pouvez également utiliser des modèles pour les e-mails des clients, les propositions, les tâches, les factures et même des flux de travail entiers – et les personnaliser à l’aide de shortcodes. Le résultat est un processus automatisé transparent où tout fonctionne en pilote automatique. Les comptables ne sont pas les seuls à en profiter. Grâce à l’automatisation et à la personnalisation de la communication, les clients sont toujours au courant de ce qui se passe.

Gestion des documents

Les comptables traitent un grand nombre de documents, dont beaucoup contiennent des informations personnelles ou financières très sensibles. C’est pourquoi une gestion efficace des documents est une priorité pour les cabinets comptables.

Le logiciel de gestion de cabinet joue le rôle d’une plaque tournante pour tous les documents de vos clients, vous permettant de télécharger, de partager et de collaborer facilement sur des documents à grande échelle, sans compromettre la sécurité. Au lieu de devoir passer d’un système de gestion de documents à un autre et d’un système de gestion de la relation client à un autre, vous disposez d’une source unique de vérité.

Certaines plateformes proposent des portails clients sécurisés, où les clients peuvent télécharger, gérer et signer électroniquement des documents en toute simplicité. La gestion des documents devient ainsi un effort de collaboration entre les clients et les comptables.

Parmi les autres fonctionnalités liées aux documents, on peut citer les signatures électroniques juridiquement contraignantes, les éditeurs PDF et les propositions intégrées. TaxDome propose même une application Windows qui vous permet de télécharger des dossiers en masse, de visualiser et de modifier des fichiers, de lier des documents à des travaux et de demander des signatures électroniques sans avoir à vous connecter à l’espace de travail de TaxDome.

L’application Windows de TaxDome permet une gestion transparente des documents à partir de votre bureau, sans avoir à vous connecter à votre compte TaxDome.

Gestion des clients

Les logiciels de gestion de cabinet fournissent les outils et les processus dont vous avez besoin pour gérer efficacement les relations avec les clients. La plupart des plateformes sont dotées d’un système de gestion de la relation client (CRM), qui permet de gérer l’ensemble des données, dossiers, documents et communications des clients en un seul endroit. 

Du côté des clients, les plateformes de gestion de cabinet telles que TaxDome proposent également des portails clients. Il s’agit d’espaces de travail sécurisés où les clients peuvent interagir avec le cabinet, visualiser les tâches, télécharger des documents et effectuer des paiements – sur n’importe quel appareil, n’importe où.

Les portails clients portent la gestion des clients à un niveau supérieur, en leur offrant une expérience numérique transparente et un point de contact unique pour tous leurs besoins en matière de comptabilité.

Suivi du temps et facturation

Les cabinets comptables fonctionnent souvent sur la base d’heures facturables. Il est donc essentiel de disposer d’un système de suivi du temps efficace pour savoir combien facturer aux clients. Il permet également de se faire une idée plus précise de la productivité des équipes comptables. Lorsqu’elles sont associées à des fonctionnalités de gestion des temps et de la facturation, les données de suivi des temps peuvent être utilisées pour générer et envoyer automatiquement des factures précises. 

L’automatisation de ce processus élimine le besoin de créer et d’envoyer manuellement des factures, et avec une plateforme telle que TaxDome, vous pouvez intégrer la facturation dans vos flux de travail automatisés. Vous pouvez également établir des conditions de paiement et de facturation au cours de la phase de proposition, avec la possibilité de mettre en place des factures uniques ou récurrentes. Vous pouvez même collecter de l’argent à l’avance sous la forme d’un acompte.  

Lorsqu’il s’agit de se faire payer, la plupart des systèmes de gestion de cabinet vous permettent de traiter les paiements en toute sécurité. Dans TaxDome, par exemple, vous pouvez accepter les cartes de crédit, de débit et les paiements SEPA en connectant votre compte Stripe.

La facturation est intégrée dans le processus de proposition de TaxDome.

Reporting

Avec tous ces outils et processus réunis sous un même toit, le logiciel de gestion de cabinet contient une énorme quantité de données. Grâce aux fonctions de reporting, vous pouvez exploiter la puissance de ces données et les transformer en informations utiles pour une prise de décision plus intelligente au sein de votre cabinet. 

Les meilleures plateformes de gestion de cabinet vous permettent d’explorer vos données pour découvrir des informations relatives à la productivité de l’équipe, au chiffre d’affaires, à l’accomplissement des tâches et à bien d’autres choses encore. Elles vous permettent également de générer et d’exporter des rapports personnalisés.

Les rapports de TaxDome fournissent des informations précieuses en temps réel sur les performances.

Tarification

La tarification n’est pas vraiment une caractéristique, mais c’est un facteur important à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion de cabinet comptable.

Les prix varient d’un produit à l’autre. La plupart des fournisseurs de logiciels proposent des niveaux de prix, les plus élevés permettant d’accéder à un plus grand nombre de fonctionnalités. Parfois, les différents niveaux de prix s’adaptent également aux différentes tailles d’équipe. D’autres fournisseurs, comme TaxDome, se contentent d‘un plan tarifaire unique pour tous les clients. Ainsi, que vous soyez un praticien solo ou une multinationale de la fiscalité, vous aurez accès aux mêmes outils.

Il est également important de faire attention aux coûts cachés. Certains fournisseurs facturent des frais supplémentaires pour certains services, certaines caractéristiques de produits ou certains compléments, et le coût réel peut largement dépasser celui annoncé sur le site web.

Conclusion

Les logiciels de gestion de cabinet regroupent plusieurs fonctionnalités en un seul endroit. Cela vous permet non seulement de simplifier votre pile de technologies comptables, mais aussi de garantir des processus plus unifiés, des données centralisées et une expérience supérieure pour les comptables comme pour les clients.

Nous avons abordé dans cet article quelques-unes des principales caractéristiques des logiciels de gestion de cabinet, mais cette liste n’est pas exhaustive. Pour choisir la solution qui vous convient, nous vous recommandons de prendre le temps de comprendre vos besoins et objectifs spécifiques. 

Après tout, le choix de la bonne plateforme de gestion de cabinet est l’une des décisions les plus importantes que votre cabinet puisse prendre.