Hoe Automatiseer je de Onboarding van Klanten met TaxDome?

Zelfs vóór de pandemie hadden moderne bedrijven die digitale tools gebruiken werken op afstand al als onderdeel van hun activiteiten omarmd. Maar de COVID-19 pandemie heeft ons laten zien dat de mogelijkheid om op afstand te werken een essentiële noodzaak is om te zorgen dat bedrijven overeind blijven. De noodzaak om de bedrijfsvoering te moderniseren neemt hierdoor meer dan ooit toe. Een efficiënte oplossing is het toepassen van automatisering van de boekhoudkundige workflow om het vastleggen van leads en de onboarding van klanten te verbeteren. 

Hier kijken we naar de best practices bij de onboarding van nieuwe klanten met behulp van TaxDome. Al met al een alles-in-één praktijkbeheersysteem voor belastingadviseurs, boekhouders en accountantskantoren om dit proces te stroomlijnen.

Vandaag delen we een eenvoudige checklist met u voor het inwerken van een nieuwe klant.

Voor meer ideeën kunt u gerust andere sjablonen voor onboarding van nieuwe klanten bekijken. Ook kunt u onze webinar bekijken over hoe u uw proces belastingaangifte voor inkomstenbelasting kunt stroomlijnen.

Stroomlijn het Vastleggen van Leads (Lead Capture)

De eerste stap in het proces is wanneer een nieuwe klant zich bij uw bedrijf wil aanmelden. U kunt het aanmeldformulier van TaxDome gebruiken om het vastleggen van leads te stroomlijnen. Met het aanmeldingsformulier kunt u gepaste vragen voor klanten stellen. Op die manier weet u welke diensten ze nodig hebben, kunt u contactgegevens opslaan en afhankelijk van hun feedback automatisch andere acties activeren.

Als een nieuwe klant reageert dat ze geïnteresseerd zijn in een bedrijfsaangifte, kunt u, zodra ze zich bij uw bedrijf aanmelden, het automatisch laten verzenden van een zakelijke belastingorganizer automatiseren. Bijvoorbeeld, als ze geïnteresseerd zijn in een Canadese T1-aangifte, dan kunnen ze uw Canadese organizer en contract krijgen. Als ze alleen informatie over uw bedrijf willen, dan kunt u geautomatiseerde e-mails laten uitgaan met uitleg over de verschillende diensten die u aanbiedt inclusief prijslijsten. In alle scenario’s kunt u uzelf uit de eerste fase van ‘informatie’ halen en automatisering gebruiken om uw onfeilbare assistent te zijn. 

Voorbeeld aanmeldingsformulier. Stel gepaste vragen om de behoeften van uw klant te bepalen.

Naast e-mails, contracten, organizers, enz. kunt u deze stap ook gebruiken om de invoer inuw CRM software te automatiseren. U kunt ook afhankelijk van hun antwoorden automatisch tags toepassen op klanten: bijvoorbeeld ‘nieuwe klant’, ‘aangifte vennootschapsbelasting’, ‘aangifte inkomstenbelasting’, enz. Tags zijn belangrijk. Ze helpen u namelijk snel klanten automatisch te organiseren in uw CRM systeem, de juiste klanten te vinden, uw workflow te segmenteren en gerichte communicatie te vergemakkelijken door middel van geautomatiseerde acties die worden geactiveerd door de antwoorden van klanten.

Het bovenstaande kan worden gebruikt als een op zichzelf staande link die u aan klanten verstrekt of als een ‘Aanmelden’- of ‘Aan de slag’-link op uw website. Als u geen website heeft, dan heeft TaxDome een websitebouwer (met hosting) inbegrepen in het TaxDome abonnement – het hosten van uw website bij TaxDome is echter niet vereist voor het gebruik van de tools die in dit artikel worden beschreven.

Bekijk hoe Total Tax Services hun onboarding proces voor nieuwe klanten heeft geautomatiseerd.

Documenten Beoordelen

Ervan uitgaande dat de klant een specifieke dienst heeft gekozen waarin hij geïnteresseerd is, is het een goede gewoonte om elkaar eerst beter te leren kennen. Het verzenden van welkomstmails en -berichten is een van de best practices. Een manier om namens uw bedrijf verwachtingen te scheppen en sterke communicatie over te brengen. U kunt het proces stroomlijnen door automatisch welkomstmails te verzenden zodra een nieuwe klant zich aanmeldt.

Naast het verstrekken van informatie aan de klant over uw bedrijf, moet u ook informatie van hen krijgen. Met TaxDome kunt u dit doen in een gebruiksvriendelijke, mobielvriendelijke formaat — door organizers automatisch te verzenden. Organizers (ook wel formulieren of vragenlijsten genoemd) zijn aanpasbaar en kunnen zo diepgaand of algemeen zijn als u wilt. 

Door voorwaarden te gebruiken kunnen organizers persoonlijke- of telefonische interviews vervangen en vervolgvragen stellen op basis van antwoorden van klanten. Als iemand bijvoorbeeld zegt dat hij een bedrijf heeft, kunt u hem vragen om zijn oprichtingsdocumenten te uploaden. Als iemand bijvoorbeeld kinderen heeft, kunt u hem vragen zijn geboortedatum en burgerservicenummer te verstrekken, enz. Net alsof het in uw kantoor vanaf uw bureau gebeurt, maar dan allemaal geautomatiseerd. Klanten zijn dol op deze organizers omdat ze ze op hun telefoon kunnen invullen en ze zich nooit zorgen hoeven te maken over het opslaan van de gegevens. Alle antwoorden worden immers automatisch opgeslagen.

Bekijk onze webinar over hoe u uw klanten een geweldige gebruikerservaring kunt bieden met TaxDome-organizers.

Contract Verzonden

Contracten bepalen de wettelijke relatie tussen kantoor en klant en beschermen uw bedrijf als er eventueel sprake is van meningsverschillen. Het opstellen en verzenden van contracten voor elke service die u aanbiedt en elke klant waarmee u te maken heeft, kan echter tijdrovend zijn. 

TaxDome helpt u het hele proces te automatiseren – klanten krijgen automatische pushmeldingen van contracten die hun handtekening nodig hebben en als dat gebeurd is krijgt u er een melding van. In het geval een echtpaar iets moet ondertekenen — TaxDome stuurt vervolgens contracten naar hen beiden en geeft aan waar ze moeten ondertekenen.

TaxDome is volledig mobielvriendelijk en bevat intuïtieve mobiele apps voor iOS en Android waarmee u uw klanten de servicekwaliteit kunt bieden die ze in 2022 verwachten.

Klanten krijgen een pop-up met informatie over uw contract en ondertekenen deze meteen.

In voorbereiding

Inmiddels zijn alle antwoorden en documenten die klanten u hebben gestuurd al automatisch gesorteerd in hun klantprofielen en zijn de contracten ondertekend. TaxDome biedt een slimme inbox voor meldingen die een 360°-overzicht biedt van alle processen van uw bedrijf. 

U kunt ervoor kiezen om zelf een aangifte voor te bereiden of medewerkers deze taak toe te wijzen en hun voortgang te volgen. Als u automatisch verplaatsen gebruikt, kan dit allemaal automatisch gebeuren.

Factuur Verzonden

Met behulp van TaxDome-automatiseringen kunt u niet alleen automatisch facturen versturen, maar heeft u ook de mogelijkheid om facturen te specificeren.

En hier is het beste van allemaal: u kunt uw voorbereide aangifte aan de factuur vergrendelen, zodat klanten er geen toegang toe hebben totdat ze u hebben betaald. Geen problemen met achterstallige facturen meer – met TaxDome wordt u altijd betaald.

Elektronische Ondertekening

Zodra u hun aangifte hebt voorbereid, is het tijd om hun handtekening te krijgen. In TaxDome heeft u onbeperkte elektronische en digitale handtekeningen. Daarnaast is ook KBA beschikbaar. Bereid formulier eIDAS voor in uw belastingsoftware, druk het af naar TaxDome en vraag om ondertekening. U kunt niet alleen handtekeningen opvragen bij individuen en echtparen maar ook bij vele functionarissen van een bedrijf. Zodra uw klant tekent, is het tijd voor de elektronische aangifte! 

Elektronische Aangifte

In dit stadium is het tijd om de aangifte elektronisch in te dienen. We raden ook aan om geautomatiseerde e-mails te sturen om hen te informeren dat hun aangifte per e-mail wordt ingediend.

Stroomlijn de manier waarop u en uw team de onboarding van klanten beheren. TaxDome bespaart u tijd en verbetert uw algehele efficiëntie. Ga aan de slag met onze dagelijkse demo.