Como Automatizar o Embarque de Clientes com Taxdome?

Mesmo antes da pandemia, as empresas modernas que utilizam ferramentas digitais já tinham adotado o trabalho remoto como parte das suas operações. Porém a pandemia do COVID-19 mostrou-nos que a possibilidade de trabalhar remotamente é uma necessidade essencial para assegurar a sobrevivência do negócio. A necessidade de modernizar as operações está a crescer mais do que nunca. Uma solução eficiente é a adoção da automatização do fluxo de trabalho contabilístico de modo a melhorar o embarque e a aquisição de potenciais clientes.

Iremos analisar as melhores práticas de embarque de novos clientes utilizando TaxDome, um sistema de gestão de práticas multifuncional para profissionais fiscais, escriturários e empresas de contabilidade, de modo a racionalizar este processo.

Eis um simples embarque de um novo cliente com uma lista de verificação. 

Se desejar conhecer outras sugestões, não hesite em consultar outros modelos de embarque com listas de verificação para novos clientes e assistir ao nosso seminário online sobre como racionalizar o seu processo de declaração fiscal do IRS.

Racionalize a Aquisição de Potenciais Clientes

O primeiro passo no processo é quando um novo cliente deseja inscrever-se na sua empresa. Pode utilizar o formulário de inscrição de TaxDome para racionalizar a aquisição de potenciais clientes. O formulário de inscrição permite-lhe configurar perguntas personalizadas aos clientes para que saiba que serviços necessitam, armazenar informações de contacto e desencadear outras ações em função do seu feedback automático.

Por exemplo, se um novo cliente responder que está interessado numa declaração empresarial — pode automatizar o envio automático de um questionário fiscal empresarial assim que se inscrevem na sua empresa. No Canadá se estiverem interessados numa declaração T1, poderão receber o seu questionário e contrato Canadiano, se apenas desejarem obter informações sobre a sua empresa, poderá enviar emails automáticos informando-os dos vários serviços que oferece e as tabelas de preços. Poderá, em todos os cenários, retirar-se da etapa inicial de ‘informação’ e aproveitar a automatização de modo a ser o seu assistente infalível.

Exemplo de formulário de inscrição. Crie perguntas personalizadas para determinar as necessidades do seu cliente.

Em adição aos emails, contratos, questionários, etc. – poderá também utilizar esta etapa para automatizar as suas entradas de CRM. Poderá também aplicar etiquetas aos clientes automaticamente em função das suas respostas: por exemplo, ‘novo cliente’, ‘imposto comercial’, ‘IRS’, etc. As etiquetas são essenciais uma vez que o ajudam a auto-organizar os clientes de forma rápida no seu CRM, assim como localizar os clientes apropriados, segmentar o seu fluxo de trabalho e facilitar a comunicação específica através de ações automatizadas desencadeadas pelas respostas dos clientes.

 O acima referido pode ser utilizado como um link autónomo que fornece aos clientes ou como um link de “Inscrever-se” ou “Iniciar” no seu website. Caso não tenha um website, TaxDome possui um criador de websites (com alojamento) incluído no plano TaxDome – o alojamento do seu website com TaxDome não é obrigatório para a utilização de qualquer uma das ferramentas delineadas neste artigo.

Veja de que forma a Total Tax Services automatizou o seu novo processo de embarque de clientes.

Revisão de Documentos

Assumindo que o cliente optou por um serviço específico no qual está interessado, uma boa prática consiste em conhecerem-se melhor um ao outro. Enviar emails e mensagens de boas-vindas é uma das melhores práticas para definir expectativas e transmitir uma comunicação forte em nome da sua empresa. Pode agilizar o processo enviando emails de boas-vindas automaticamente assim que o novo cliente se inscreva.

Para além de fornecer ao cliente uma comunicação sobre a sua empresa também necessita de obter informações dos mesmos. Com TaxDome, poderá fazê-lo num formato de fácil utilização e compatível com dispositivos móveis — enviando questionários automaticamente. Os questionários são personalizáveis e poderão ser específicos ou gerais, conforme as suas necessidades.

Ao utilizar condições, os questionários poderão substituir entrevistas presenciais ou telefónicas assim como fazer perguntas de seguimento com base nas respostas dos clientes. Caso alguém mencione que tem um negócio, pode pedir-lhes que enviem os seus documentos de incorporação, se alguém tiver filhos, pode pedir-lhes que forneçam as suas datas de nascimento e os seus números de segurança social, etc. Tal como acontece no escritório, porém está tudo automatizado. Os clientes adoram receber estes questionários pois podem preenchê-los nos seus telemóveis sem terem de se preocupar em guardar as respostas porque serão automaticamente guardadas.

Assista ao nosso seminário online sobre como proporcionar aos seus clientes uma excelente experiência de utilização com os questionários de TaxDome.

Contrato Enviado

Os contratos definem a relação jurídica empresa-cliente e protegem a sua empresa em caso de desacordo. No entanto, preparar e enviar contratos para cada serviço que oferece e para cada cliente com quem lida pode consumir imenso tempo.  

TaxDome ajuda a automatizar todo o processo – os clientes recebem notificações push automáticos dos contratos que necessitam da sua assinatura, após a sua conclusão, será notificado. Caso necessite da assinatura de um casal casado – TaxDome enviará contratos a ambos e destaca onde necessitam de assinar.

TaxDome é integralmente compatível com dispositivos móveis e inclui aplicações móveis intuitivas para iOS & Android que lhe permitem fornecer aos seus clientes um serviço de alta qualidade que esperam receber em 2022.

Os clientes receberão um popup informando-os acerca do seu contrato e assiná-lo-ão de imediato.

Em Preparação

Por esta altura, já recebeu todas as respostas e documentos enviados pelos clientes, classificados automaticamente nos respetivos perfis de clientes e os contratos assinados, TaxDome oferece-lhe uma caixa de notificações inteligente que proporciona uma visão de 360° de todos os processos da sua empresa.

Pode optar por preparar pessoalmente uma declaração ou atribuir a tarefa a um dos funcionários e acompanhar o seu progresso. Se utilizar o mover automaticamente – tal pode ocorrer automaticamente.

Fatura Enviada

Usando as automatizações TaxDome, pode enviar faturas de forma automática, incluindo a capacidade de detalhar as faturas.

E eis o melhor: poderá trancar a sua declaração preparada à fatura de modo a que os clientes não consigam aceder à mesma até efetuarem o seu pagamento. Acabaram-se os problemas de Contas a Receber – será sempre pago com TaxDome.

Assinatura Eletrónica

Após ter preparado as declarações, tem de obter a assinatura dos mesmos. Em TaxDome tem assinaturas eletrónicas ilimitadas e KBA *apenas para clientes e empresas dos E.U.A. Prepare o formulário de IRS no seu software fiscal, imprima-o para TaxDome, e solicite assinatura. Pode solicitar assinaturas a indivíduos, casais ou a vários funcionários de uma empresa. Uma vez que o seu cliente assine, deverá arquivar o formulário eletronicamente! 

Arquivo Eletrónico

Nesta etapa, convém arquivar a declaração por via eletrónica. Também recomendamos o envio de emails automáticos informando-os de que a respetiva declaração está a ser arquivada eletronicamente.

Racionalize a forma como você e a sua equipa gerem o embarque de clientes. TaxDome irá economizar tempo e melhorar a sua eficiência global. Inicie com a nossa demonstração diária.